Inventari në një institucion buxhetor: rregullat dhe fazat e zbatimit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Çdo aktivitet biznesi në një ndërmarrje presupozon praninë e kursimeve specifike në zotërimet e saj. Këtu përfshihen aktivet e prekshme dhe jo-materiale, aktivet fikse, produktet e gatshme ose mallrat për shitje, aktivet monetare dhe prona të tjera. Cilado qoftë kompania - e madhe apo e vogël, industriale apo tregtare, shtetërore apo private - ajo duhet domosdoshmërisht të rillogarisë listën e pronave të pranishme në të përmes një inventarizimi. Në institucionet buxhetore kjo procedurë kryhet me kujdes të veçantë.

Koncepti i inventarit

Inventari, sipas përkufizimit të tij parësor, nënkupton rillogaritjen e pozicioneve në para të regjistruara në llogarinë e pasurisë së ndërmarrjes, me një krahasim specifik.rezultatet e marra me kontrollin e mëparshëm. Kjo fjalë fillimisht sugjeron një term të njohur të quajtur "inventar". Por vlen të theksohet se procesi i kryerjes së një inventarizimi në një institucion buxhetor përfshin një matje sasiore jo vetëm të pasurisë ekonomike apo objekteve të inventarit që u janë caktuar personave përgjegjës financiarë, por edhe listën e fondeve të ruajtura në llogari bankare dhe në para. (në dorë), shlyerjet me debitorët dhe kreditorët, si dhe detyrimet financiare. Qëllimi kryesor i kësaj ngjarjeje është identifikimi i tepricave ose mungesave që mund të lindin në rrjedhën e veprimtarisë ekonomike, si dhe kërkimi i gabimeve të mundshme që janë bërë nga punonjës të fushave të ndryshme të funksionimit ekonomik të ndërmarrjes në tërësi. Bazuar në rezultatet e inventarizimit në një institucion buxhetor, përgjegjësit për mungesat i nënshtrohen dënimit disiplinor në formën e qortimit ose zbritjes së bonusit, si dhe kompensimit për dëmet.

Vlera për ndërmarrjen

Kryerja e kontrolleve të rregullta në ndërmarrjet e mbajtura në kurriz të fondeve shtetërore është një proces integral i aktivitetit të tyre ekonomik. Rëndësia e inventarit në institucionet buxhetore është për shkak të listës së situatave të mundshme që i nënshtrohen kontrollit të detyrueshëm nga menaxhmenti, përkatësisht:

• kushtet për transferimin e pasurisë së një ndërmarrje buxhetore me qira;
• kushtet për shitjen ose shlyerjen e pasurisë buxhetore;
• monitorimi i gjendjes së aktivit dhedetyrimet e një institucioni publik;
• ndryshimi i personit përgjegjës dhe transferimi i rasteve;
• prania e fakteve të vjedhjes, shpërdorimit të detyrës dhe dëmtimit të sendeve me vlerë;
• situtat e zjarreve, fatkeqësive natyrore dhe emergjencave të tjera.

Përbërësit më të rëndësishëm dhe me peshë të pasurisë së një institucioni buxhetor janë të inventarizuar domosdoshmërisht, lista e të cilave përfshin:

• arkë e ndërmarrjes;
• droga;
• aktive fikse;
• inventari;
• fondi i bibliotekës;
• lista e metaleve dhe gurëve të çmuar.

Rregullat

Rregullat për kryerjen e inventarizimit në një institucion buxhetor rregullohen me legjislacionin aktual. Një nga kërkesat kryesore për kryerjen korrekte të inspektimit të pasurisë shtetërore është formimi i detyrueshëm i përbërjes së komisionit. Një urdhër inventarizimi në një institucion buxhetor përcakton persona të caktuar që do të jenë anëtarë të këtij komisioni. Rrethi i personave të paraqitur për verifikim përfshin vetëm punonjës të stafit të kësaj ndërmarrjeje, por jo të tretë në formën e ekspertëve vlerësues, punonjës të inspektimeve shtetërore etj. Përfaqësuesit e detyrueshëm të komisionit janë shefi dhe llogaritari i zakonshëm dhe drejtohen nga kreu dhe zëvendësi i tij. Është e rëndësishme të theksohet se personat përgjegjës materialisht nuk mund të jenë pjesë e inspektorëve. Përveç anëtarëve të grupit shqyrtues, miratohet edhe drejtori i institucioniturdhëroni data specifike për inspektimin. Në përfundim të inventarizimit të pasurisë në një institucion buxhetor, bëhet një analizë e mungesave dhe tepricave, identifikohen fajtorët, bëhet një dënim administrativ nga personat fajtorë nëse ka.

Fazat e zbatimit

E gjithë puna për kontrollimin e pozicioneve në para dhe pa para në pasurinë e një institucioni shtetëror ndahet në disa faza.

Faza e parë është përgatitja. Me fillimin e kontrollit, departamenti i kontabilitetit duhet të përfundojë punën me të gjitha dokumentet për marrjen dhe lëshimin e pasurive materiale, si dhe të bëjë regjistrimet e nevojshme në listën e regjistrave analitikë të kontabilitetit, duke përcaktuar paraprakisht bilancet në ditën e auditimi.

Faza e dytë është inventarizimi i drejtpërdrejtë në një institucion buxhetor. Përgatiten formularët përkatës për futjen e të dhënave për rezultatet e inspektimit, futen emrat e anëtarëve të komisionit, numërohen, peshohen, maten artikujt e veçantë që i nënshtrohen inventarit, pas së cilës ambientet që i nënshtrohen inspektimit vulosen për të parandaluar falsifikimin ose vjedhja pasuese e inventarit.

Faza e tretë është regjistrimi i të dhënave të inventarit. Formularët e përcaktuar posaçërisht nga legjislacioni aktual rregullojnë plotësimin e rezultateve të një kontrolli mbi aktivet fikse, aktivet jo-materiale, aktivet dhe stoqet e tjera jo-materiale, disponueshmërinë e fondeve dhe sendeve me vlerë, si dhe formularët e rreptë të raportimit, shlyerjet me debitorët dhe kreditorët. dhe asetet e prekshme në ruajtje.

Faza e katërt është verifikimi i inventarëve të përfunduar. Ai përmbledh rezultatet e inventarizimit të aktiveve fikse në një institucion buxhetor, detyrimeve, aktiveve dhe parave të gatshme. Në këtë fazë, zbulohen tepricat dhe mungesat e pasurisë së ndërmarrjes.

Inventari OS

Inventarizimi i mjeteve fikse në institucionet buxhetore është një nga fushat me prioritet dhe përgjegjësi më të lartë në punën e komisionit të auditimit. Në fund të fundit, këtu është e nevojshme të analizohet dhe llogaritet jo vetëm prania aktuale e aseteve në ndërmarrje, por edhe të përcaktohet gjendja fizike e secilit objekt që do të verifikohet. Kjo kërkon përvojën dhe aftësitë e caktuara të anëtarëve të komisionit të përzgjedhur nga kreu, pasi lista e aseteve fikse është shpesh shumë e madhe: ajo përfshin shumë artikuj nga pasuritë e paluajtshme deri tek stilolapsat dhe lapsat.

Procedura për kryerjen e një inventarizimi vjetor në një institucion buxhetor për mjetet fikse, si dhe për një inspektim privat të paplanifikuar, përfshin parime specifike për analizimin e objektit të vrojtimit. Qëllimi i një kontrolli të tillë është:

• rillogaritja dhe fiksimi i disponueshmërisë aktuale të aseteve fikse;
• krahasim i të dhënave të marra me informacionin e kontabilitetit të futur më parë në programin 1C;
• identifikimi i mospërputhjeve dhe identifikimi i mungesave dhe tepricave, nëse ka;
• kontrollimi i objekteve të papërdorshme;
• Identifikimi i aktiveve afatgjata materiale që nuk plotësojnë kriteret e njohjes.

Objektetparcelat e tokës me ndërtesat, strukturat, pasuritë e tyre të paluajtshme nuk i nënshtrohen verifikimit të detyrueshëm vjetor dhe një institucion buxhetor nuk është i detyruar të kryejë një inventar të fondeve të tilla çdo vit - mjafton t'i kontrolloni ato një herë në tre vjet.

Inventari i mbarimit

Një pikë po aq e rëndësishme në punën e një ndërmarrje shtetërore është verifikimi i kasës dhe mjeteve të depozituara në të. Qëllimi i inventarit të arkës në një institucion buxhetor është të kontrollojë kontabilitetin aktual në vendin aktual të transaksioneve në para, si dhe të identifikojë korrespondencën e informacionit në dokumentet e parave të gatshme me paratë aktuale. Por në cilat raste është i detyrueshëm një çek në para? Kjo paraprihet nga situatat e mëposhtme:

• transferim i pronës shtetërore me qira ose në pronësi të blerësit;
• prag të llogarive vjetore;
• ndrysho MOL;
• zbulimi i shenjave të vjedhjes, vjedhjes, dëmtimit të pronës;
• forcë madhore;
• fatkeqësitë natyrore;
• aksidente;
• emergjenca;
• likuidim ose riorganizim i një ndërmarrje.

Përpara kontrollit, të gjitha proceset e lëvizjes në arkë ndalen, arkëtari i siguron komisionit një grup të të gjitha PKO-ve, arkës, deklaratave të parave të gatshme. Duke qenë një person përgjegjës financiarisht, ai gjithashtu konfirmon se ka dorëzuar të gjithë dokumentacionin e parave të gatshme në departamentin e kontabilitetit ose tek vetë anëtarët e komisionit, si dhe jep informacion se të gjitha fondet që kanë ardhur janë kredituar dhe ato që kanë mbetur janë kredituar. shlyhet. Pastaj vjen sjellja e drejtpërdrejtë everifikimi, i cili nënkupton rillogaritjen e detyrueshme të të gjitha kartëmonedhave të parave në arkë me emërtimin e tyre specifik, dhe shuma e zbuluar si rezultat i llogaritjes krahasohet me atë të treguar nga arkëtari në arkë dhe gjendjet në fund të periudhë. Nëse kompania ka kasa, kontrolli fillon me kontrollimin e çeqeve dhe shumave të futura në to me të dhënat në program. Ata nuk e anashkalojnë mungesën e një kufiri në arkë - shuma në bilanc nuk duhet të kalojë vlerën e saj kufitare. Duhet të theksohet gjithashtu se njollat, gabimet dhe fshirjet në dokumentet e parave të gatshme janë të papranueshme. Në përfundim të inventarit të parave të gatshme në dy kopje, komisioni harton një akt inventarizimi. Njëri prej tyre transferohet në departamentin e kontabilitetit, tjetri mbetet në MOT në personin e arkëtarit.

Inventari i detyrimeve

Inventari i detyrimeve në një institucion buxhetor synon krijimin e informacionit financiar të besueshëm për raportimin dhe kontabilitetin, në procesin e të cilit specialistët përcaktojnë praninë dhe gjendjen e borxheve të një ndërmarrje shtetërore. Cilat objekte kontrollohen nga inventari i detyrimeve? Këto përfshijnë:

• objektet e huave, huatë, huatë;
• tatime dhe tarifa specifike;
• artikuj të sigurimeve shoqërore;
• dorëzimi i mallrave;
• kryerja e punimeve dhe shërbimeve,
• niveli i pagave.

Gjatë auditimit, drejtori përcakton përbërjen e komisionit të auditimit. Ajo, nga ana tjetër, është e angazhuar në vlerësimin e legjitimitetitkryerja e kontabilitetit. Identifikohen detyrimet e prapambetura për pagesën në kohë të kredive dhe interesat e kredive, përcaktohet korrespondenca e shifrave në kontrata dhe pasqyra financiare. Inventari vlen edhe për raportimin tatimor - merren parasysh shumat që janë postuar në nënllogari dhe që duhet të korrespondojnë me informacionin e futur në deklaratë.

Në procesin e identifikimit të borxheve ndaj fondeve sociale, kontrollohen shumat e transferuara të parave dhe kërkohen borxhet. Jo më pak e kujdesshme është edhe qasja për marrjen në konsideratë të pagës së çdo punonjësi, duke marrë parasysh vëmendjen e veçantë që i kushtohet nënpagesave dhe mbipagesave të përcaktuara.

Ndër të tjera, ne monitorojmë dhe analizojmë marrëveshjet me blerësit, furnitorët, klientët, kontraktorët. Analizohen kushtet e pagesës së urdhërpagesave dhe kontrollohen raportet e paradhënies.

Rillogaritja vjetore e pronës

Përfaqësuesit e Byrosë së Inventarit Teknik ftohen ndonjëherë të bëjnë një rillogaritje vjetore të pasurisë së një ndërmarrje shtetërore. Institucioni buxhetor kryen një auditim vjetor të detyrueshëm që nga 1 tetori i çdo viti (fillimi i tremujorit të katërt të periudhës raportuese). Përveç opsioneve të mësipërme për rillogaritjen, inventari vjetor parashikon verifikimin e përbërësve të mëposhtëm të pasurisë ekonomike të një ndërmarrje shtetërore:

• tokë, pasuri të paluajtshme (çdo tre vjet);
• inventarët, aktivet biologjike, të arkëtueshmet e përmendura tashmë, të pagueshmet, të ardhurat dhe shpenzimet e shtyra, të tjeradetyrimet (çdo vit);
• asete fikse, pajisje, inventarë (në vit);
• investim, para, punë në vazhdim (vjetore);
• objektet bujqësore (në vit);
• bletari, fidanishte (çdo vit).

Gjatë inventarizimit vjetor komisioni kryen këto punë:

• brifing për inspektorët;
• organizimi i vetë inventarit;
• kontrolli i inspektimit;
• përcaktimi i saktë i dallimeve të kontrollit;
• kontrolloni përsëri në rast të një gabimi në llogaritjen paraprake të pasurisë;
• identifikimi i shkaqeve të ndryshimit;
• raportimi i informacionit te menaxhmenti duke plotësuar një listë të inventarit.

mungesë e inventarit

Mungesa e identifikuar gjatë inventarizimit të një institucioni buxhetor është objekt analize. Në vetvete, përkufizimi i mungesës është një mungesë e zërave të inventarit të identifikuar gjatë auditimit dhe rillogaritjes së tyre të drejtpërdrejtë. Nëse mungesa është llogaritur brenda normave të humbjes natyrore, nuk zbatohen gjoba ndaj personit përgjegjës material. Në këtë rast, shuma e mungesës ose e inventarit të dëmtuar debitohet nga llogaria kontabël me një kosto specifike, e cila përfshin çmimin e kontratës dhe pjesën e kostove të transportit të shpenzuara për këto inventar. Nëse mungesa tejkalon shkallën e humbjes natyrore, atëherë personi fajtor identifikohet dhe prej tij mblidhet një gjobë në shumën e shumës së marrë gjatëkontrollet e mungesës.

Teprica e inventarit

Identifikuar gjatë inventarizimit në një institucion buxhetor, suficiti i nënshtrohet kapitalizimit. Shumat e tepërta të marra si rezultat i auditimit të aktiveve fikse, inventarëve, mjeteve monetare dhe aktiveve të tjera futen në bilanc. Ky operacion kryhet duke pranuar tepricën për kontabilitet me vlerën aktuale të tregut (nëse nuk po flasim për para, ato vijnë në emërtimin në të cilin janë të tepërta dhe të dhënat për to regjistrohen në aktin e inventarit të parave të gatshme). Kontabilistët fillestarë të papërvojë ose studentët që nuk i kanë përfunduar studimet, të cilët erdhën për të punuar në një organizatë buxhetore dhe filluan të punojnë në një inventar, gabimisht besojnë se tepricat nuk janë mungesa, se nuk ka asgjë të tmerrshme në to. Por nuk është. Sidomos kur bëhet fjalë për arkat.

Në rast se sipërmarrjes zbret një inspektim i papritur i paplanifikuar me përfaqësues të inspektoratit shtetëror, teprica që ata gjetën në arkë, qoftë edhe në shumën e një qindarke fatkeqe, gjobitet mbi ndërmarrjen. Ndalohet rreptësisht mbajtja e fondeve tuaja ose këmbimi i padorëzuar në arkë. Niveli i arkës në arkë duhet të përputhet qartë me shifrat e shënuara në dokumentacionin përkatës të arkës. Nëse po flasim, për shembull, për aktivet fikse, atëherë ato bien në bilancin e ndërmarrjes, por drejtuesit të institucionit do t'i bëhen ende pyetje përkatëse.personat përgjegjës financiarë, të cilët nuk e kanë vendosur asetin fiks të tepërt në regjistrat e kompanisë në kohën e duhur.