Lista e dokumenteve kryesore të kontabilitetit dhe rregullat për ekzekutimin e tyre

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Shumë operacione kryhen çdo ditë në ndërmarrje. Kontabilistët u lëshojnë fatura palëve dhe u dërgojnë para, llogaritin pagat, gjobat, llogarisin amortizimin, përgatisin raporte etj. Çdo ditë lëshohen dhjetëra dokumente të llojeve të ndryshme: administrative, ekzekutive, parësore. Grupi i fundit ka rëndësi të madhe për aktivitetet e ndërmarrjes.

Çfarë janë "dokumentet kryesore"?

Çdo ngjarje e jetës ekonomike të organizatës duhet të konfirmohet me letër. Formohet në momentin e operacionit ose menjëherë pas përfundimit të tij. Hartimi i postimeve, raportimi kryhet në bazë të informacionit të specifikuar në dokumentet kryesore të kontabilitetit të kontabilitetit. Lista e tyre është e madhe. Në artikull do të shqyrtojmë ato kryesore, më të përdoruratdokumente.

Pse na duhet një fillore?

Dokumentacioni parësor është një element integral i kontabilitetit. Siç u përmend më lart, ai formohet në momentin e transaksionit ose menjëherë pas përfundimit të transaksionit dhe është dëshmi e realitetit të një ose një tjetër fakti të jetës ekonomike të ndërmarrjes.

Lista e dokumenteve kryesore të kontabilitetit për një transaksion mund të përfshijë:

1. Contract.
2. Llogaria.
3. Faturë cash ose dokument tjetër pagese.
4. notë dërgesë.
5. Akti i përfundimit.

Detajet e kërkuara

Aktualisht, ekzistojnë forma të unifikuara të dokumenteve të kontabilitetit parësor. Ato përdoren për të pasqyruar informacione rreth operacioneve të ndryshme, përkatësisht, lista e kolonave në to është e ndryshme. Ndërkohë, të gjitha dokumentet parësore përmbajnë detaje uniforme të detyrueshme. Midis tyre:

1. Emri i kompanisë.
2. Emri i dokumentit (për shembull, "kuponi me para").
3. Data e formimit.
4. Përmbajtja e operacionit mbi të cilin është hartuar dokumenti. Për shembull, kur plotësoni një faturë, kolona përkatëse mund të tregojë "Transferimi i materialeve për përpunim".
5. Paraja dhe treguesit natyrorë. Të parat përdoren për të pasqyruar koston, e dyta - sasitë, peshat, etj.
6. Pozicionet e punonjësve përgjegjës ("kryekontabilisti", "magazinieri", etj.).
7. Nënshkrimet e personave të përfshirë në transaksion.

Moment i rëndësishëm

Dokumenti kryesor që përmban të gjitha detajet e kërkuara ka fuqi ligjore.

Ju lutemi, vini re se dokumentet e ekzekutuara siç duhet mund të përdoren në procedurat ligjore si dëshmi e vlefshmërisë (ose pavlefshmërisë) të pretendimeve. Shumë dokumente hartohen nga kontraktorët. Është e nevojshme të kontrollohet me kujdes korrektësia e regjistrimit dhe në asnjë rast të mos vihet nënshkrimi për furnitorët (kontraktorët, etj.) nëse nuk e kanë bërë këtë.

Dokumentacioni parësor duhet të ruhet me kujdes.

A kam nevojë për një vulë kryesore?

Në praktikë, shumë palë pretendojnë mungesën e tij në formularin TTN dhe disa dokumente të tjera. Kujtojmë se që nga viti 2015, shumica e organizatave janë përjashtuar nga detyrimi për të pasur një vulë. Ndërmarrje të tilla mund ta përdorin atë sipas gjykimit të tyre. Nëse është, atëherë informacioni për praninë e tij duhet të shkruhet në politikën e kontabilitetit.

Në rast se pala tjetër insiston të përdorë vulën gjatë regjistrimit të parësore dhe kompania ka të drejtë të mos e vendosë atë në baza ligjore, palës tjetër duhet t'i dërgohet një njoftim me shkrim me lidhje me rregulloret që rregullojnë këtë çështje.

Marrëveshje

Nëse pala tjetër është një partner afatgjatë, atëherë është mjaft e mundur të lidhni një marrëveshje për disa transaksione. Në këtë rast, është e rëndësishme të përcaktohen qartë afatet për përmbushjen e detyrimeve, sekuenca dhe procedura e llogaritjes dhe nuanca të tjera. Kontrata mund të lidhet për shitjen e mallrave, ofrimin e shërbimeveose punë prodhuese. Vlen të thuhet se ligji civil lejon edhe lidhjen gojore të një marrëveshjeje. Megjithatë, në aktivitetet e biznesit, si rregull, përdoren forma të shkruara të kontratave.

Faturë

Në këtë dokument, furnizuesi tregon shumën që do t'i transferohet palës tjetër për mallra, shërbime ose punë. Kur kryeni një pagesë, si parazgjedhje, supozohet se subjekti pajtohet me transaksionin.

Fatura duhet të jetë e pranishme:

1. Emri i dokumentit.
2. Emri i shërbimeve (mallrave, punëve) për të cilat është bërë pagesa.
3. Kosto.
4. Shuma totale.
5. Detajet për pagesën.

Aktualisht, e gjithë lista e dokumenteve të kontabilitetit gjendet në programin 1C, kështu që ato përpunohen automatikisht.

Ju lutemi, vini re se fatura ka pak vlerë për autoritetet rregullatore. Në të, shitësi fikson çmimin e caktuar. Nga pozicioni i një llogaritari, një faturë është dokumenti kryesor më i rëndësishëm mbi bazën e të cilit formohen regjistrimet kontabël.

Fatura vepron si një lloj faturë. Ky dokument përmban një rresht të veçantë për përcaktimin e shumave të TVSH-së.

Dokumentacioni i pagesës

Faktin e pagesës mund ta konfirmoni me një faturë në para ose dokument tjetër të ngjashëm. Pagesa konfirmon faktin e pagesës për furnizimin e produkteve, shërbimeve, punës. Lloji specifik i dokumentit zgjidhet në varësi të metodëspagesa: para në dorë ose transfertë bankare.

Një nga dokumentet më të njohura të shlyerjes është një urdhërpagesë. Është një urdhër nga mbajtësi i llogarisë që banka të transferojë fonde në llogarinë e specifikuar. Dokumenti mund të përdoret kur paguani për shërbime, mallra, për pagesën e paradhënies, shlyerjen e një kredie etj.

Në rast të zbritjeve në buxhet, plotësohet fusha 22 "Kodi". Në urdhërpagesën, kjo kolonë tregon UIN (identifikues unik). Falë tij, autoriteti fiskal njeh paguesin.

Fusha "Kodi" në urdhërpagesë mund të plotësohet në mënyra të ndryshme. Kjo varet nga mënyra se si subjekti e përmbush saktësisht detyrimin e tij ndaj buxhetit: vullnetarisht ose me kërkesë të autoritetit rregullator.

notë dërgesë

Formulari TTN hartohet nga dërguesi. Fatura e ngarkesës është baza për transferimin e mallrave te marrësi. Dokumenti përpilohet në 4 kopje. Sipas TTN-së, shitësi merr parasysh shitjen dhe blerësi merr dorëzimin e mallrave.

Ju lutemi, vini re se TTN hartohet kur transportoni mallra nga forcat e vetë kompanisë. Nëse transporti kryhet nga një kompani e palës së tretë, lëshohet një formular 1-T.

Një tjetër pikë e rëndësishme: informacioni në TTN duhet të përputhet me informacionin në faturë.

Akti i punës së përfunduar

Ky dokument hartohet midis klientit dhe furnizuesit. Akti është një konfirmim i kryerjes së punës, ofrimit të shërbimeve me një kosto të dakorduar brenda kushteve të përcaktuara nga marrëveshja. E thënë thjesht, kjoraporti i kontraktorit te klienti.

Aktualisht, një formë e unifikuar e aktit nuk është miratuar. Kompania ka të drejtë të zhvillojë një formular më vete dhe ta rregullojë atë në politikën e kontabilitetit.

Detajet kryesore të aktit janë:

1. Numri dhe data e regjistrimit në regjistrat kontabël.
2. Data e përpilimit.
3. Detajet e kontratës në përputhje me të cilën është formuar akti.
4. Afati, vëllimi, kostoja e punës.
5. Detajet e llogarisë për t'u paguar.
6. Emri i klientit dhe kontraktorit.
7. Nënshkrimet e palëve në transaksion.

Akti hartohet gjithmonë në dy kopje.

Formulari M-15

Kjo shkurtim përdoret për t'iu referuar një faturë për emetimin e mallrave dalëse. Duhet theksuar se ky dokument nuk është i detyrueshëm, por përdoret shpesh nga ndërmarrjet.

Fatura për lëshimin e materialeve në anë lëshohet nëse është e nevojshme të transferohen sendet me vlerë nga zyra kryesore (qendrore) në divizione të largëta ose kompani të tjera (nëse ka një marrëveshje të veçantë).

Rregullat e formularit M-15

Në pjesën e parë të punimit është vendosur një numër, në përputhje me rrjedhën e dokumenteve të ndërmarrjes. Këtu duhet të tregoni edhe emrin e plotë të kompanisë dhe OKPO.

Tabela e parë pasqyron datën e dokumentit, kodin e transaksionit (nëse përdoret sistemi përkatës), emrin e njësisë strukturore, fushën e veprimtarisë së ndërmarrjes që lëshon faturën.

Në mënyrë të ngjashmetregohet informacioni për marrësin dhe personin përgjegjës për dorëzimin. Më poshtë është një lidhje me dokumentin në përputhje me të cilin është lëshuar fatura. Mund të jetë një kontratë, një urdhër, etj.

Në tabelën kryesore, kolonat 1 dhe 2 tregojnë nënllogarinë e kontabilitetit dhe kodin analitik të kontabilitetit për të gjitha materialet që do të fshihen.

Më pas, të dhënat e mëposhtme futen në kolonat 3-15:

• emri i materialeve me karakteristika individuale, markë, madhësi, klasë;
• numri i aksioneve (nëse nuk është aty, qeliza nuk plotësohet);
• kodi i njësisë;
• emri i njësisë matëse;
• sasia e mallrave të transferuara;
• informacion për objektet aktuale të lëshuara nga magazina (të plotësohet nga magazineri);
• kostoja totale e materialeve;
• çmim pa TVSH;
• shuma e ndarë e TVSH-së;
• kosto totale përfshirë TVSH;
• numri i inventarit të materialit;
• numri i pasaportës (nëse disponohet);
• numrin e regjistrimit sipas kartës së llogarisë.

Fatura nënshkruhet nga llogaritari, punonjësi përgjegjës për nxjerrjen e sendeve me vlerë nga magazina dhe marrësi.

Raporte paraprake në "1C"

Formimi i dokumenteve raportuese është një nga veprimet më të zakonshme të një llogaritari. Shumë shlyerje të kryera me para në dorë bëhen me dokumente paraprake. Këto përfshijnë shpenzimet e udhëtimit, blerjet shtëpiake, etj.

Shpesh punonjësit e ndërmarrjes marrin fonde nga arka për shpenzimet e shtëpisë. Pas marrjes së sendeve me vlerë të nevojshme (për shembull, artikuj shkrimi), punonjësit raportojnë dhe ofrojnë dokumente mbështetëse në departamentin e kontabilitetit.

Kontabilisti, nga ana tjetër, duhet të regjistrojë të gjitha shpenzimet në sistemin e kontabilitetit. Mund të hapni "Raportet paraprake" në "1C" në seksionin "Banka dhe arka", nënseksioni "Arkëtari". Prezantimi i një dokumenti të ri kryhet me butonin "Krijo".

Në krye të formularit tregohen:

1. Emri i kompanisë.
2. Depoja ku do të kreditohen gjërat me vlerë të sapomarra.
3. Raportimi i punonjësve për fondet e marra kundrejt raportit.

Dokumenti përmban 5 faqeshënues. Në seksionin "Avanset", zgjidhni dokumentin për të cilin janë lëshuar fondet:

1. Dokumenti i parave.
2. Urdhër me para në dorë.
3. Debit nga llogaria.

Nëse mallrat janë blerë me fondet e lëshuara, ato pasqyrohen në skedën me të njëjtin emër. Në seksionin "Kontainer", tregoni informacionin në lidhje me enën e kthyeshme (për shembull, shishet e ujit). Skeda "Pagesa" pasqyron informacionin në lidhje me paratë e gatshme të paguara furnitorëve për blerjen e një objekti ose të lëshuar kundrejt një dërgese të ardhshme.

Në seksionin "Të tjera", tregohen të dhënat për shpenzimet e udhëtimit: dieta, kostot e karburantit, biletat, etj.

Formulari "Universal"

Në listën e dokumenteve të kontabilitetit parësor ka një letër që mund të përdoret në një sërë situatash. Përdoret në formimin e kontabilitetit dheraportimi tatimor. Bëhet fjalë për kontabilitetin. Formulari kërkohet, nëse është e nevojshme, për të korrigjuar gabimin e bërë. Përveç kësaj, dokumenti kërkohet kur kryhen operacione që kërkojnë shpjegime, pasqyrim të llogaritjes, konfirmim të transaksioneve, nëse nuk ka dokumente të tjera.

Nuance

Vlen të thuhet se një ndërmarrje ka të drejtë të konfirmojë përfundimin e transaksioneve që nuk kërkojnë ekzekutimin e formularëve standarde (standarde, të unifikuara), jo me ndihmën e një certifikate, por përmes kontabilitetit parësor të zhvilluar në mënyrë të pavarur dokumentet. Lista e tyre, megjithatë, duhet të fiksohet në politikën financiare të kompanisë.

Rregullat për përpilimin e një certifikate

Një formular i vetëm i unifikuar nuk është miratuar për këtë dokument. Prandaj, specialistët mund ta përpilojnë atë në një formë falas ose të përdorin shabllone të zhvilluara në ndërmarrje. Ndër informacionet e detyrueshme që duhet të përmbajë certifikata, duhet theksuar:

1. Informacione rreth ndërmarrjes.
2. Data dhe arsyet e përpilimit.
3. Dokumentet primare të kontabilitetit dhe regjistrat kontabël, të cilëve u është bashkangjitur një certifikatë.
4. Nënshkrimi i punonjësit përgjegjës.

Mund të shkruani në një fletë të bardhë të rregullt A4 ose në letrën e kompanisë.

Kur përpiloni, duhet të jeni shumë të kujdesshëm që të mos bëni gabime. Sa më e detajuar të jetë referenca, aq më pak pyetje shtesë kanë inspektorët.

Dokumenti, natyrisht, duhet të përmbajë vetëm informacione të besueshme. Nëse, gjatëgabimet drejtshkrimore do të identifikohen, është më mirë të hartoni një certifikatë përsëri.

Veçoritë e ruajtjes

Gjithçka që lidhet me dokumentet e kontabilitetit parësor duhet të mbahet në ndërmarrje për të paktën 5 vjet. Llogaritja e kësaj periudhe fillon nga data e përfundimit të periudhës raportuese në të cilën janë lëshuar letrat.

Extra

Primar mund të lëshohet në formë letre ose elektronike. Kohët e fundit, gjithnjë e më shumë ndërmarrje preferojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve. Kjo është e kuptueshme: kërkon shumë më pak kohë për të përpunuar dhe dërguar letra.

Dokumentet elektronike duhet të certifikohen me një nënshkrim dixhital (të zgjeruar ose të rregullt - me marrëveshje ndërmjet palëve).

Përgjegjësi

Dokumentacioni parësor është elementi më i rëndësishëm i jetës së biznesit të një ndërmarrje. Në mungesë të saj, kompania do të përballet me sanksione serioze nga autoritetet rregullatore. Ndëshkimet do të vendosen edhe në rast të zbulimit të gabimeve në dokumentacionin parësor, informacione të pasakta.

Shkelja e rregulloreve dënohet jo vetëm nga Kodi Tatimor, por edhe nga Kodi i Kundërvajtjeve Administrative. Nëse ka arsye, edhe autorët mund të ndiqen penalisht.

Përfundim

Një shumëllojshmëri dokumentesh mund të përdoren në punën e një ndërmarrje. Në të njëjtën kohë, disa prej tyre mund të kenë një formë të unifikuar, dhe disa mund të zhvillohen në mënyrë të pavarur nga kompania. Megjithatë, pavarësisht nga kjo, të gjitha detajet e kërkuara duhet të jenë të pranishme në dokumente.

Disa biznese praktikojnë përdorimin e dokumenteve të kombinuara. të foluritbëhet fjalë për forma të unifikuara, të plotësuara në përputhje me specifikat e veprimtarisë së organizatës.

Është e rëndësishme të pasqyrohen llojet e përzgjedhura të dokumentacionit parësor në politikën kontabël të ndërmarrjes. Gjatë aktiviteteve të kompanisë, mund të lindë nevoja për dokumente të reja. Nëse ato janë zhvilluar nga ndërmarrja, atëherë ato duhet të përmenden në politikën e kontabilitetit.

Ju lutemi, vini re se pala tjetër mund të zhvillojë në mënyrë të pavarur forma të caktuara të letrave me vlerë. Është e nevojshme të tregohet në politikën financiare që kompania pranon dokumente të tilla nga palët.

Për të regjistruar shumë transaksione, organizatat nuk mund të përdorin forma të unifikuara të dokumentacionit parësor. Megjithatë, nëse flasim për transaksione cash, atëherë ato kryhen ekskluzivisht me urdhër të miratuar dhe dokumente të tjera pagese.