Funksioni kryesor i kontrollit në menaxhim

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Çdo udhëheqës kryen funksionet bazë të menaxhimit: planifikimin, organizimin, motivimin, kontrollin. Katër elementët e funksionit të kontrollit: përcaktimi i treguesve dhe metodave për matjen e rezultateve, matja e rezultateve, përcaktimi nëse rezultatet janë në rrugën e duhur dhe veprimet korrigjuese.

Të gjitha funksionet e menaxhimit: planifikimi, organizimi, motivimi, kontrolli janë të ndërlidhura ngushtë. Ato janë po aq të rëndësishme për menaxhimin efektiv. Ato nuk mund të ndahen në të mëdha dhe të vogla. Në të njëjtën kohë, funksionet e menaxhimit: organizimi, motivimi dhe kontrolli bazohen në një planifikim të menduar dhe efektiv.

• Planifikimi është funksioni parësor, themelor. Në bazë të qëllimeve strategjike, ndërtohet një plan për arritjen e tyre, duke parashikuar ndarjen e burimeve të caktuara dhe duke e lidhur këtë shpërndarje në kohë. Planifikimi dokumenton shpërndarjen e burimeve dhe bashkon përpjekjet e departamenteve dhe punonjësve individualë për të arritur një qëllim të përbashkët. Për këtë kryhetzbërthimi i qëllimeve të përbashkëta në ato personale. Është e domosdoshme të sigurohet planifikimi dhe kontrolli i organizatës. Funksionet e menaxhimit, përveç përcaktimit të qëllimeve, parashikojnë edhe përpilimin e një liste pune që duhet të kryhen në një sekuencë të caktuar për të arritur qëllimin. Në të njëjtën kohë, çdo punë është e lidhur me kohën e fillimit dhe përfundimit të saj, burimet që i janë caktuar dhe punët e mëvonshme (ose të mëparshme) në kohë.
• Organizata, si funksion i menaxhimit, është të krijojë një strukturë që lejon elementët individualë të sistemit të punojnë së bashku sipas rregullave të dhëna dhe të shpenzojnë në mënyrë racionale burimet e alokuara për të arritur qëllimet. Struktura organizative përshkruhet nga një numër rregullash të formalizuara - rregullore, rregullore, udhëzime.
• Motivimi, si funksion i menaxhmentit, është të inkurajojë punonjësit në të gjitha nivelet që të punojnë në mënyrë efektive së bashku për të arritur qëllimet e tyre. Ky është funksioni më humanist dhe më pak i formalizuar i qeverisjes.
• Kontrolli, si funksion, procesi i menaxhimit konsiston në llogaritjen sasiore dhe cilësore të rezultateve të punës, ky është një proces që siguron që organizata të arrijë qëllimet e saj

Caktimi i kontrollit

Kontrolli është funksioni kryesor i menaxhimit. Është për:

• Reduktimi i pasigurisë së procesit të prodhimit dhe procesit të menaxhimit.
• Parashikimi dhe parandalimi i dështimit.
• Mbështeto veprimin e suksesshëm.

Kontrolli është i paimagjinueshëm pa matje. Për të kuptuar se çfarëpuna po ecën sipas planit, është e nevojshme të krahasohen treguesit sasiorë të arritur në momentin e kontrollit me disa të planifikuar më parë.

Kontrolli i procesit është një sistem që ju lejon të planifikoni, matni, identifikoni devijimet dhe korrigjoni çdo aktivitet biznesi, si prodhimi, paketimi, dorëzimi te konsumatori dhe më shumë.

Funksioni i kontrollit në menaxhim është një pjesë thelbësore e procesit të menaxhimit.

Në mungesë të një funksioni kontrolli, çdo kontroll humbet kuptimin e tij. Ju nuk do ta dini nëse ajo që ishte planifikuar është bërë, dhe në përgjithësi, nëse diçka po bëhet.

Pa funksionin e kontrollit, është gjithashtu e pamundur të menaxhosh personelin.

Procesi i menaxhimit është një proces funksional për kontrollin organizativ, ai duhet të rritet jashtë qëllimeve dhe planeve strategjike të organizatës

Katër elementë të funksionit të kontrollit

Ka katër hapa kryesorë në funksionin e kontrollit të menaxhimit:

1. Përcaktoni treguesit dhe mënyrën e matjes së rezultateve.
2. Mas rezultatet.
3. Përcaktoni nëse rezultatet janë siç janë planifikuar.
4. Zbato veprime korrigjuese.

"Kontroll" do të thotë një listë e mbajtur në dy kopje (frëngjisht contrôle, nga contrerôle -, nga latinishtja contra - kundër dhe rotulus - rrotull).

Vendosja e objektivave dhe metodave për matjen e rezultateve

Është e nevojshme të formohet një grup treguesish që janë të rëndësishëm për procesin e kontrolluar dhe të përcaktohen vlerat e planifikuara për secilin në momente të caktuara kohore. Kur në këtë kohë aktualeSi rezultat, menaxherët marrin sinjale se si po shkojnë gjërat dhe kështu ata nuk kanë nevojë të kontrollojnë çdo hap të zbatimit të planeve.

Treguesit duhet të jenë të artikuluar qartë, të matshëm dhe material për t'u monitoruar. Në një fabrikë prodhimi, metrikat mund të përfshijnë shitjet dhe prodhimin, efikasitetin e punës, performancën e sigurisë dhe më shumë.

Në ofrimin e shërbimit, nga ana tjetër, matjet duhet të përfshijnë, për shembull, numrin e klientëve që duhet të presin në radhë në bankë ose numrin e klientëve të rinj të sjellë si rezultat i një fushate reklamimi të përditësuar.

Pikat e matjes në afatin kohor gjithashtu nuk duhet të zgjidhen rastësisht, por duhet të shoqërohen me periudha kohore ose fillimi/mbarimi të fazave të rëndësishme të procesit, nga pikëpamja e një procesi të kontrolluar, me rëndësi kritike. Mund të jetë

• Fillimi ose fundi i periudhës së planifikimit - ndërrim, ditë, javë ose muaj.
• Fillimi ose fundi i një faze të rëndësishme: përfundimi i paraprodhimit, fillimi i montimit përfundimtar të produktit, dërgimi i produktit te klienti.
• Një lëshim i ri produkti ose arritje e vëllimeve të planifikuara të shërbimit.

Funksionet e planifikimit dhe kontrollit në menaxhim janë shumë të ndërlidhura dhe nuk kanë kuptim njëra pa tjetrën. Asnjë plan i kontrolluar nuk kthehet në një copë letre boshe. Funksionet e menaxhimit të motivimit dhe kontrollit janë gjithashtu të lidhura.

Rezultatet e matjes

Matja e rezultateve në pikat e kontrollit dhe krahasimi i tyre me ato të planifikuaratreguesit duhet të kryhen në një mënyrë proaktive në mënyrë që devijimet të mund të zbulohen sa më shpejt që të jetë e mundur apo edhe të parashikohen përpara se të ndodhin, duke shmangur ose minimizuar veprimet korrigjuese.

Nëse pikat e kontrollit janë planifikuar siç duhet dhe janë të disponueshme mjete për të përcaktuar saktësisht se çfarë po bëjnë vartësit, vlerësimi i performancës aktuale dhe të pritshme do të jetë i saktë dhe i lehtë.

Megjithatë, ka shumë aktivitete në të cilat është e vështirë të përcaktohen pikat e sakta të kontrollit, ka edhe shumë aktivitete që janë të vështira për t'u matur.

Është mjaft e thjeshtë, për shembull, të vendosësh një kohë standarde për prodhimin e produkteve në masë dhe është po aq e lehtë të maten vlerat aktuale për këta tregues

Situata është më e ndërlikuar me llojet e punës larg teknologjisë. Për shembull, nuk është e lehtë të monitorosh punën e një menaxheri të marrëdhënieve industriale, sepse nuk është e lehtë të zhvillosh një tabelë të qartë rezultatesh.

Kryetari i këtij lloji të menaxherit shpesh mbështetet në tregues të tillë të paqartë si marrëdhëniet e sindikatës, entuziazmi dhe besnikëria e vartësve, qarkullimi i punonjësve dhe/ose mosmarrëveshjet e punës. Në raste të tilla, rezultatet e matjes së vartësit nga menaxheri janë gjithashtu të paqarta.

Pajtueshmëria e rezultateve me planin

Ky është një hap i thjeshtë por shumë i rëndësishëm në procesin e kontrollit. Ai përfshin krahasimin e rezultateve të matura me objektivat e paracaktuara. Në këtë fazë, një teknikë krahasimi e zhvilluar paraprakisht është jashtëzakonisht e rëndësishme. Në atëDokumenti duhet të përcaktojë qartë se çfarë matet në mënyrë specifike, në cilën pikë kohore dhe në çfarë kushtesh. Ndiqni rreptësisht këtë teknikë, përndryshe, rezultatet e matjes dhe krahasimit me planin nuk do të jenë të besueshme.

Nëse performanca është ashtu siç është planifikuar, menaxhmenti mund të besojë se gjithçka është nën kontroll. Në këtë rast, nuk ka nevojë të ndërhyhet në funksionimin e përditshëm të organizatës.

Veprim korrigjues

Kjo fazë bëhet më e rëndësishmja në rast se treguesit nuk arrijnë ata të planifikuar dhe analiza tregon nevojën për veprime korrigjuese. Veprime të tilla korrigjuese mund të përfshijnë ndryshime në një ose më shumë aspekte të funksionimit të përditshëm të organizatës.

Për shembull, një menaxher i degës së bankës duhet të vendosë që duhet të zënë më shumë arkëtarë në sallë për të përmbushur pritjen maksimale prej pesë minutash të vendosur më parë.

Ose menaxheri i dyqanit vendos t'i dërgojë operatorëve të makinerive jashtë orarit për të përmbushur afatet për dorëzimin e produkteve.

Monitorimi gjithashtu ndihmon në identifikimin e objektivave të vendosura gabimisht, në të cilin rast veprimi korrigjues do të jetë korrigjimi i objektivave dhe jo lufta për të ndryshuar vlerat aktuale të matura.

Përshtatshmëria e veprimit korrigjues

Duhet të zhvilloni gjithmonë një mënyrë konstruktive për t'i sjellë treguesit në vlerat e planifikuara, përndryshe do t'ju duhet të kuptoni me vonesë se dështimi tashmë ka ndodhur. Sa më herët të identifikohet një defekt ose dështim, aq më shumë ka gjasa që të rregullohet ose të arrihet. Dhe aq më pak kohë, burime materiale dhe punë do të shpenzohen për korrigjimin e tij.

Devijimet e zbuluara në një datë të mëvonshme mund të jenë krejtësisht të pamundura për t'u korrigjuar. Në këtë rast, organizata pëson humbje të konsiderueshme financiare dhe të reputacionit, deri në përfundimin e funksionimit të saj.

Lajmi i keq sot është më i mirë se i njëjti lajm nesër.

D. S. Chadwick

Marrëdhënia e funksioneve të kontrollit

Funksionet e menaxhimit: motivimi dhe kontrolli janë të lidhura ngushtë me njëri-tjetrin. Për të ndërtuar një sistem efektiv motivimi për një vartës, një menaxher ka nevojë për qasje në rezultatet e kontrollit të sakta dhe në kohë.

Kontrolli mund të kryhet për pajtueshmërinë:

• treguesit e planifikuar;
• standardet e cilësisë;
• politikat e korporatës;
• kërkesat për sigurinë dhe mbrojtjen e punës;
• kërkesat për kontrollin e organizatave shtetërore ose publike.

Kontrolli mund të jetë gjithashtu periodik dhe një herë, i planifikuar dhe emergjent, privat dhe si pjesë e një auditimi të përgjithshëm të organizatës.

Përfundim

Funksioni kryesor i kontrollit në menaxhim është të sigurojë zbatimin e planit dhe në këtë mënyrë të arrijë qëllimet e organizatës. Karakteristikat shtesë - mbështetje për organizimin dhe motivimin dhe ndërveprimin me ta. Funksioni i kontrollit në menaxhim është më i rëndësishmi. Pika e kontrollit nuk ështëme qëllim kapjen e njësisë ose punonjësve në mospërmbushje të planit dhe ndëshkimin e tyre. Çështja është të zbulohen devijimet nga plani në kohën e duhur. Pastaj ka një shans për të pasur kohë për të ndërmarrë veprime korrigjuese. Organizimi i menduar i proceseve të kontrollit është çelësi për ekzekutimin e saktë dhe në kohë të planeve dhe arritjen e qëllimeve.