Analiza e situatës: opsionet, veçoritë, fazat dhe rezultatet e analizës

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Udhëheqësit shpesh detyrohen të marrin vendime jo në përputhje me planin ekzistues, por bazuar në situatën aktuale. Kjo ndodh për arsye të ndryshme. Detyra kryesore e menaxherit është të analizojë situatën, të zhvillojë dhe të adoptojë rrugën më optimale të veprimit në zgjidhjen e problemeve që kanë lindur.

Ç'është kjo

Analiza e situatës është një mënyrë e përpunimit të informacionit që së pari e ndan atë në pjesë dhe më pas shqyrton me kujdes çdo element individualisht për të gjetur një problem dhe për ta zgjidhur atë. Për shembull, fitimi i një ndërmarrjeje mund të ulet për shkak të rritjes së kostove ose për shkak të uljes së të ardhurave, rritjes së llogarive të arkëtueshme dhe faktorëve të tjerë. Për të përcaktuar se cili faktor ka ndikuar në ndryshimin e fitimit, është e nevojshme të studiohen këta faktorë.

Vetëm pasi të identifikohet shkaku, vendimmarrësi (DM) do të jetë në gjendje të zhvillojë një plan veprimi dhe të zgjidhë problemin. Për të analizuar situatën, personi i autorizuar mbledh një ekip specialistësh që mbledhin të dhënat dhe kryejnë analiza analitike.procedurat, secila në fushën e vet të ekspertizës dhe aftësive.

Kush e bën analizën

Analiza e situatave specifike nuk kryhet nga një person, por nga disa grupe. Ata udhëhiqen nga një menaxher ose një vendimmarrës (DM). Ekipi përbëhet nga:

• Ekspertë të nivelit të parë. Ata mbledhin dhe përpunojnë informacionin parësor.
• Ekspertë të nivelit të dytë. Shqyrtoni raportet dhe zhvilloni ide për zgjidhjen e problemit.
• Grup analitik. Shqyrton idetë që kanë zhvilluar ekspertët e nivelit të dytë dhe zgjedh opsionet më realiste, nga këndvështrimi i tyre, për zhvillimin e ngjarjeve. Analistët zhvillojnë strategji biznesi dhe strategji për zgjidhjen e problemeve.
• Vendimmarrësi zgjedh nga opsionet e propozuara të strategjisë së zhvillimit atë që, sipas tij, është më i përshtatshëm për zgjidhjen e problemeve në situatën aktuale. Ai mban përgjegjësi të plotë për këtë.

Vetëm një kompani e madhe mund të përballojë të kryejë punë në shkallë të gjerë duke përdorur disa grupe specialistësh. Në shumicën e rasteve, kreu i kompanisë kryen një analizë të situatës me përfshirjen e një grupi - specialistë nga departamentet. Puna e grupit të dytë dhe analistëve kryhet nga njerëz që janë anëtarë të menaxhmentit të kompanisë, kontabilistë, tregtarë dhe inxhinierë. Ata mblidhen për një takim pune, diskutojnë situatën dhe kërkojnë zgjidhje për problemet.

Proceedings

Analiza fillon me identifikimin e devijimit të performancës së kompanisë nga ato të planifikuara. Për shembull, në tremujorin e raportimit, u zbulua një rënie e të ardhurave me 30%, dhe menaxheri nuk mund të shpjegojë arsyetkëtë nivel rënieje. Në këtë rast, ai duhet të mbledhë një grup ekspertësh dhe të studiojë situatën. Procesi përbëhet nga fazat e mëposhtme të analizës së situatës:

1. Identifikimi i devijimit të treguesve - identifikimi i problemit.
2. Organizimi i një grupi ekspertësh nga drejtuesi.
3. Detyrë për çdo ekspert të një faqeje për punë.
4. Mbledhja e informacionit sipas departamentit.
5. Ekspertët përpunojnë informacionin e marrë duke përdorur njohuritë dhe aftësitë e tyre të specializuara.
6. Përgatitja e raporteve të progresit nga specialistë.
7. Studimi i këtyre raporteve nga kreu, diskutimi në mbledhjen e përgjithshme për përmbajtjen e raporteve.
8. Zhvillimi i zgjidhjeve për një problem dhe vënia në praktikë e një ose më shumë.

Përgatitja për raportin dhe prezantimi i tij

Udhëheqësit janë gjithmonë të zënë me punë, kështu që nuk kanë kohë për të lexuar raporte të gjata të gjata. Kjo sugjeron që informacioni në raport duhet të prezantohet shkurt, konciz dhe mundësisht në një mënyrë vizuale dhe të përshtatshme. Është më mirë nëse, në vend të qindra faqeve të shkruara dhe kolonave të numrave, raporti të përmbajë grafikët, diagramet, rezultatet e llogaritjes dhe mendimin e një eksperti që ka kryer një analizë në një zonë të caktuar. Natyrisht, raporti duhet të tregojë burimet e informacionit dhe treguesit më të rëndësishëm që, sipas ekspertit, shkaktuan devijimin në punën e kompanisë. Prandaj, teknologjia e analizimit të situatave problematike duhet të përpunohet përpara se të krijohet një situatë e tillë. Kompania duhet të ketë kompjuterë me softuer të veçantë përzgjidhjen e problemeve të ngjashme.

Prezantimi i çdo raporti nuk duhet të zgjasë më shumë se 15 minuta në mënyrë që studimi dhe diskutimi i rezultateve të analizës së situatës të mos zvarritet për disa ditë. Raportet duhet të jenë faktike dhe informacioni duhet të jetë aktual në kohën e përgatitjes dhe prezantimit.

Çfarë bën udhëheqësi me informacionin e marrë

Marrja e rezultateve të analizës së situatës në formën e një raporti është vetëm gjysma e betejës. Më tej, ky informacion duhet të studiohet dhe analizohet nga drejtuesi i kompanisë. Dhe këtu shumë varet nga njohuritë dhe përvoja e tij. Në të njëjtën kohë, përvoja nënkupton jo vetëm përvojën e tij personale, por edhe sa mirë ai e di se si u zgjidhën situata të ngjashme në ndërmarrje të tjera. Menaxheri zakonisht takohet me menaxherë dhe ekspertë të tjerë, duke përfshirë ata që janë përfshirë në analizën dhe raportimin në terren, përpara se të marrë një vendim përfundimtar.

Çfarë lloj situatash ka

Situatat problematike janë standarde dhe jo standarde. Për të zgjidhur problemet standarde, menaxherët përdorin metoda të analizës së situatës me analogji. Domethënë, ata krahasojnë të dhënat që kanë për ndërmarrjet e tjera me ato që janë marrë si rezultat i studimit të kompanisë së tyre. Nëse situatat janë të ngjashme, atëherë ata përdorin të njëjtat metoda për të zgjidhur problemin.

Nëse situata është jo standarde, zbatoni metodat e analizës së situatave specifike. Për ta bërë këtë, programe të ndryshme kompjuterike përdoren për të modeluar opsionet e mundshme të zhvillimit, për të kryer llogaritjet, për të studiuar dinamikën, etj. Për ta bërë këtë, menaxheri mund të përdorë programe të veçanta simulimi kompjuterik bazuar në të dhënat e futura. Për shembull, Project Expert përdoret jo vetëm për të zhvilluar plane biznesi, por edhe për të parashikuar punën e ndërmarrjeve ekzistuese.

Problemi mund të zgjidhet pa ndihmën e programeve kompjuterike, por kjo do të komplikojë llogaritjet tashmë komplekse. Përveç kësaj, ekspertët do të duhet të vizatojnë grafikë dhe diagrame për të përgatitur një raport. Do të marrë shumë kohë. Menaxheri mund të mos përdorë softuer special, por vetëm në rastin kur modelimi në kompjuter është jopraktik. Për shembull, në rastin e forcës madhore, nëse duhet të veproni shpejt dhe zgjidhja nuk varet nga gjendja ose dinamika e kaluar. Në të njëjtën kohë, sasia dhe cilësia e informacionit hyrës nuk mjafton për të ndërtuar një model në një kompjuter.

Stuhi mendimesh si metodë zgjidhje

Në situata të vështira, kur një menaxher ka nevojë për një zgjidhje të jashtëzakonshme për një problem kompleks, ai mund të përdorë këtë metodë për të analizuar një situatë specifike - të mbledhë të gjithë ekspertët, drejtuesit e departamenteve dhe të organizojë një "stuhi mendimesh". Thelbi i kësaj metode është që secili pjesëmarrës në takim të shprehë mendimin e tij për shkakun e mundshëm të problemit dhe mënyrën e zgjidhjes së tij. E drejta e shprehjes së mendimeve dhe ideve i jepet të gjithëve, ndërkohë që asnjë nga pjesëmarrësit nuk duhet, sipas rregullave, të jetë sarkastik për mendimin e tjetrit.

Është e natyrshme që diskutimi i problemit të bëhet brenda kuadrit të etikës së biznesit dheregjistrohu. Megjithatë, vendimi merret ende nga titullari ose personi i caktuar për këtë. Si rezultat i stuhisë së ideve, menaxheri do të marrë disa ide të vlefshme menjëherë. Një analizë e tillë ka avantazhe dhe disavantazhe. Pluset kryesore janë shpejtësia dhe një numër i madh opsionesh, minus është se një analizë e tillë e situatës nuk pasqyron gjithmonë gjendjen reale të punëve dhe shpesh vuan nga mungesa e objektivitetit.

Probleme të modelimit të ngjarjeve

Problemi kryesor i teknologjisë së analizës së rasteve është se ekspertët duhet të punojnë me sasi të mëdha informacioni, gjë që mund të shkaktojë gabime. Një problem në modelimin e zhvillimit të ngjarjeve paraqesin edhe sasi të mëdha të dhënash që duhen përpunuar në një kohë të shkurtër. Ose analiza do të zgjasë shumë më tepër dhe rezultati do të humbasë rëndësinë, ose për shkak të sasisë së kufizuar të informacionit, rezultatet e analizës do të merren me një shkallë të lartë shtrembërimi. Si rezultat, modeli mund të jetë në rastin më të mirë joefikas, në rastin më të keq - të çojë në falimentim.

Tre faktorë kryesorë ndikojnë në efektivitetin e analizës. Këto janë kualifikimet e ekspertit, sasia e informacionit që ai mund të përpunojë dhe koha në dispozicion për të analizuar situatën.

Analizë SWOT

SWOT-analiza është studimi dhe vlerësimi i pikave të forta dhe të dobëta të ndërmarrjes, si dhe mundësive të saj për zhvillim dhe kërcënimeve me të cilat ajo përballet ose mund të përballet. Më poshtë është një matricë për kryerjen e një analize SWOT.

Qeliza e sipërme majtas tregon pikat e forta dhe mundësitë që ka kompania dhe të cilat janë identifikuar gjatë monitorimit dhe në fazën e parë të analizës së situatës. Një shembull do të ishte një situatë ku u bë e ditur se një kompani ka një pozicion monopol në treg për prodhimin e produkteve të caktuara dhe për shkak të një teknologjie të caktuar që ka, mund ta prodhojë atë edhe më lirë. Analiza do të ndihmojë për të identifikuar se çfarë lloj produkti është përpara se konkurrentët të hyjnë në treg.

Qeliza lart djathtas tregon pikat e forta dhe kërcënimet. Për shembull, për disa nga produktet bazë të firmës nga të cilat ajo fiton më shumë, janë shfaqur disa firma konkurruese që prodhojnë produkte të ngjashme dhe i shesin më lirë.

Qeliza e poshtme majtas liston disavantazhet dhe mundësitë e ndërmarrjes. Për shembull, pavarësisht kostos së lartë, produkti i prodhuar nga kompania është në kërkesë.

Qeliza e poshtme djathtas tregon dobësitë dhe kërcënimet. E para mund të jetë kostoja e lartë e produkteve ose cilësia e tyre e ulët, dhe si kërcënim - veprimet e konkurrentëve ose aftësia paguese e konsumatorëve. Si duket një analizë SWOT mund të shihet në tabelën e mësipërme.

Përparësia e analizës SWOT kur analizon dhe vlerëson situatën është se bën të mundur vlerësimin jo vetëm të faktorëve të brendshëm, por edhe të jashtëm, të cilët mund të jenë edhe më të rëndësishëm se ata të brendshëm.

Analizë e faktorëve

Analiza e faktorëve është një metodë e analizës së situatës që përfshin bërjen e llogaritjeve bazuar nëtë dhëna për punën e ndërmarrjes dhe ndërtimin e një modeli multifaktorial të gjendjes aktuale dhe zhvillimit të mëtejshëm të ndërmarrjes. Në mënyrë tipike, kjo metodë përdoret për të vlerësuar gjendjen financiare të kompanisë. Llogariten tregues të tillë si likuiditeti, rentabiliteti, fuqia financiare dhe probabiliteti i falimentimit.

Analiza e rastit

Kjo është një metodë analize kur, pas leximit të raporteve për gjendjen aktuale të ndërmarrjes, pjesëmarrësit e takimit ndahen në grupe dhe shpërndahen për një diskutim në grup të informacionit të marrë. Pas kësaj, ata takohen përsëri dhe secili grup sjell idetë e tij për publikun për diskutim.

Madhësia mesatare e grupit është tre deri në shtatë persona. Ata mund t'i shprehin idetë e tyre si në mbledhjen e përgjithshme ashtu edhe drejtpërdrejt te personi që duhet të marrë vendimin. Një analizë rasti përfshin një përshkrim të problemit, krahasimin e tij me raste të ngjashme dhe një zgjidhje. Kjo do të thotë, grupet duhet të tregojnë se si e shohin situatën, si u duket atyre dhe çfarë hapash duhet të ndërmerren për të zgjidhur problemin.

Vlerësimi i rezultateve të fituara

Pas kryerjes së aktiviteteve të zhvilluara si rezultat i analizës së situatës, bëhet i nevojshëm vlerësimi i këtyre rezultateve, pra ri-analiza. Vetëm në këtë rast nuk kontrollohet gjendja e ndërmarrjes, por efekti pasi zgjidhjet janë zbatuar në praktikë. Për ta bërë këtë, përdorni metodën e krahasimit të asaj që ishte para dhe pas ndryshimeve.

Roli i analizës në punën e kompanisë

Pa analizë të rregullt të situatës fizikezhvillimi normal i ndërmarrjes është i pamundur. Menaxheri duhet të jetë gjithmonë i vetëdijshëm për atë që po ndodh dhe të jetë në gjendje të përcaktojë jo vetëm gjendjen e kompanisë, por edhe cilat janë perspektivat për zhvillimin e saj. Ndihmon jo vetëm për të zbuluar se cilat janë mangësitë në punën e ndërmarrjes, por edhe për të identifikuar kërcënimet dhe mundësitë e jashtme për të rritur konkurrencën dhe zhvillimin e saj. Megjithatë, kjo duhet të bëhet shpejt dhe me kosto minimale. Analiza e shpejtë bën të mundur ruajtjen e stabilitetit financiar të kompanisë, identifikimin e mangësive ekzistuese në punë dhe gjetjen e rezervave për eliminimin e tyre. Në të ardhmen, menaxheri do të jetë në gjendje të përdorë përfitimet që i japin përvojën dhe njohuritë e fituara si rezultat i punës.