Shembull rregullimi i ndërveprimit ndërmjet departamenteve, shembuj

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Çdo ndërmarrje ka dokumente lokale që rregullojnë aktivitetet e saj. Një nga më të rëndësishmet është rregullimi i ndërveprimit ndërmjet departamenteve (një dokument shembull do të përshkruhet më poshtë). Për drejtuesin e organizatës, është një mjet efektiv menaxhimi. Le të shqyrtojmë në detaje një rregullore mostër të ndërveprimit ndërmjet departamenteve.

Kërkesat

Cila duhet të jetë rregullorja? Ndërveprimi ndërmjet departamenteve të kontabilitetit dhe shërbimit ekonomik, oficerëve të personelit dhe njësisë së shlyerjes dhe planifikimit, njësive të tjera strukturore të ndërmarrjes është i pashmangshëm në procesin e veprimtarisë. Në të njëjtën kohë, kontakti i punonjësve duhet të sigurojë zbatimin e detyrave të vendosura në kohën më të shkurtër të mundshme. Një mostër e rregullores së ndërveprimit midis departamenteve, para së gjithash, duhet të jetë në dispozicion të interpretuesve. Nëse personi përgjegjës për zhvillimin e tij shkruan të gjitha dispozitat, por vartësit nuk mund të kuptojnë asgjë, nuk do të ketë asnjë kuptim në dokument. Në këtë drejtim, duke formuar një rregullore mostërndërveprimet ndërmjet departamenteve, duhet të merren parasysh tre parime kryesore:

1. Dokumenti është përpiluar në bazë të modelit të procesit të biznesit. Cilësia e rregulloreve do të varet drejtpërdrejt nga tërësia e skemës.
2. Struktura e dokumentit përcaktohet nga modeli i procesit. Të gjitha pikat e skemës duhet të jenë të pranishme në rregullore.
3. Prezantimi i informacionit kryhet në një gjuhë zyrtare dhe të thatë. Rekomandohet përdorimi i fjalive të shkurtra të thjeshta në tekstin e dokumentit. Dispozitat duhet të formulohen në mënyrë të qartë. Të gjitha shkurtesat dhe termat duhet të shprehen.

Gola

Rregullorja shembull i ndërveprimit ndërmjet departamenteve ofron:

1. Vendosja dhe ruajtja e rendit në përgatitjen e dokumentacionit, kontakti efektiv ndërmjet njësive strukturore.
2. Parandalimi i situatave të konfliktit në ekip. Nëse skemat e ndërveprimit për punën përcaktohen paraprakisht, pjesa e pjesëmarrjes së një ose një punonjësi tjetër në procese, mosmarrëveshjet nuk do të lindin.
3. Hyrje e shpejtë në ekipin e të ardhurve. Rregullorja ndihmon për të kuptuar strukturën e ndërveprimeve, tregon se cilat dokumente do të përdoren nga punonjësi, cilat shërbime do të kontaktojë.
4. Kontroll disiplinor.
5. Transferim më i shpejtë i rasteve te një punonjës tjetër (kur largohet ose shkon me pushime).
6. Parandalimi i humbjes së burimeve financiare, njerëzore dhe kohore.

Struktura

Cili është rregullimi i ndërveprimit ndërmjetdepartamentet mund të konsiderohen të hartuara saktë? Në mënyrë tipike, një dokument përfshin seksionet e mëposhtme:

1. Dispozitat e përgjithshme.
2. Përkufizime, terma dhe shkurtesa.
3. Përshkrimet e proceseve.
4. Përgjegjësi.
5. Kontroll.

Aktet legjislative, GOST dhe dokumente të tjera mund të shërbejnë si burime përkufizimesh. Këto të fundit, në veçanti, përfshijnë Urdhrat e ministrive, departamenteve, dekretet e qeverisë. Në të njëjtën kohë, referencat për dokumentet rregullatore, dispozitat e të cilave janë përdorur, duhet të përfshihen në rregulloret për ndërveprimin midis departamenteve. Mostra për objektet shëndetësore, në veçanti, përmban indikacione të Urdhrave të Ministrisë së Shëndetësisë dhe Zhvillimit Social, Ministrisë së Shëndetësisë të rajonit.

Aplikacion

Ai zakonisht përmban një model grafik të procesit të biznesit. Ai përshkruhet si një diagram i përbërë nga disa blloqe. Imazhi grafik mund të krijohet duke përdorur produkte softuerësh për PC. Skemat pasqyrojnë një procedurë specifike për zbatimin e detyrave të caktuara. Vizualizimi është më i përshtatshëm se teksti. Diagrami tregon qartë fillimin e procesit dhe çdo fazë, marrëdhëniet midis tyre dhe rezultatin përfundimtar. Ky model përdoret shpesh nga zhvilluesit e rregulloreve për ndërveprimin midis departamenteve të kompanisë sipas 223-FZ. Skema thekson parametra të tillë kyç si outputet dhe inputet, pjesëmarrësit dhe klientët. Nëse një fillestar njihet me një model të tillë, ai do të kuptojë menjëherë specifikat e procesit dhe do të jetë gati të zbatojë një detyrë specifike.

Udhëzime

Në fazën e parë, duhet të përcaktoni subjektin e dokumentit dhe personat përgjegjës, d.m.th.harton dhe çfarë rregulloreje. Ndërveprimi ndërmjet departamenteve të kontabilitetit, në veçanti, kryhet sipas një skeme të qartë, të parashikuar në legjislacion. Në këtë njësi strukturore, është gjithmonë personi më i rëndësishëm përgjegjës për respektimin e kërkesave të raportimit. Ai mund të bëhet personi përgjegjës për hartimin e rregulloreve për ndërveprimin ndërmjet departamenteve. Një dokument shembull duhet të diskutohet nga të gjithë punonjësit. Për këtë organizohet një mbledhje e përgjithshme. Nëse dokumenti rregullon një proces në të cilin përplasen interesat e më shumë se dy departamenteve, atëherë është e rëndësishme të përfshihen punonjësit kryesorë në diskutim. Personi përgjegjës për zhvillimin duhet t'u shpjegojë kolegëve rëndësinë e zbatimit të rregullave.

Përshkrimi i proceseve

Vëllimi i tij do të varet nga kompleksiteti i ndërveprimit. Nëse procesi është i thjeshtë, dhe punonjësi përgjegjës për të i kupton mirë të gjitha fazat e zbatimit, atëherë ai vetë mund të hartojë një skemë pune me njësitë e tjera strukturore. Pas kësaj, ai duhet të diskutojë dokumentin me pjesën tjetër të pjesëmarrësve. Nëse procesi i biznesit është kompleks, atëherë çdo punonjës zhvillon pjesën e tij të modelit. Pas kësaj, të gjitha projektet përpilohen dhe diskutohen. Gjatë njohjes me dokumentin bazë, të gjithë punonjësit e interesuar mund të propozojnë korrigjime dhe shtesa të caktuara. Pas kësaj, rregullat e ndërveprimit midis departamenteve të kompanisë transferohen te drejtuesi.

Deklaratë

Mund të bëhet drejtpërdrejt. Në këtë rast, vetë kreu nënshkruan rregullat e ndërveprimit midisdepartamentet e kompanisë. Një dokument shembull mund të miratohet edhe në mënyrë indirekte. Në këtë rast, drejtuesi lëshon një urdhër. Të dhënat e regjistrimit të aktit administrativ futen në vulën e miratimit.

Specifikat e punës së personit përgjegjës

Në disa organizata, pozicioni i një menaxheri të cilësisë ofrohet në shtet. Në praktikë, janë zhvilluar disa faza të përgatitjes së dokumentit. Ato duhet të respektohen nga menaxheri i cili harton rregullat e ndërveprimit ndërmjet departamenteve. Shembull i hapave bazë:

1. Përcaktoni proceset.
2. Ndërtimi i një grafiku.
3. Përshkrim i detajuar.
4. Teksti kompozues.

Specialisti përgjegjës studion orarin e punonjësve në departamente të ndryshme. Kjo është e nevojshme për të përpiluar një përshkrim të situatave standarde të përfshira në rregulloret për ndërveprimin ndërmjet departamenteve. Shembull: "Pompa e benzinës inspektohet duke përdorur mjete teknike si… Një raport gjenerohet pas përfundimit të inspektimit."

Përcaktimi i qëllimit përfundimtar

Personi përgjegjës për hartimin e rregulloreve duhet të ketë një ide për të gjitha proceset, të njohë detyrat e punonjësve, të ketë kualifikimet dhe nivelin e duhur të profesionalizmit. Qëllimi i dokumentit duhet të jetë i qartë për punonjësit. Në të kundërt, zbatimi i rregulloreve do të jetë një barrë shtesë për punonjësit.

Optimizimi dhe dizajni

Studimi gjithëpërfshirës i proceseve që ndodhin në ndërmarrje, ju lejon të identifikonipika të dobëta. Analiza e situatave, rezultateve, operacioneve bën të mundur optimizimin e aktiviteteve. Kjo, nga ana tjetër, na lejon të formojmë disa skenarë për zhvillim të mëtejshëm. Pra, ndërmarrja mund të lërë gjithçka ashtu siç është, të krijojë një model të ri pune ose të korrigjojë atë të vjetër.

Nuanca

Është e rëndësishme që çdo punonjës të kuptojë qartë se çfarë duhet të bëjë dhe se si rezultatet e arritura do të ndikojnë në fitimet e tij. Prandaj është e nevojshme të diskutohet rregullorja përpara miratimit të saj. Roli kryesor në përgatitjen e dokumentit i caktohet, natyrisht, drejtuesit të grupit të punës (projektit). Detyra e këtij specialisti është të ngrejë pyetje kritike. Ai duhet të jetë në gjendje të paraqesë një model të qartë procesi. Secili pjesëmarrës e sheh foton me sytë e tij. Duhet të ketë një mirëkuptim të përbashkët. Çdo pjesëmarrës duhet të shpjegojë përgjegjësinë në krijimin e rregulloreve. Në shumicën e rasteve, ekipet janë skeptike për zbatimin e një dokumenti të tillë. Në varësi të kompleksitetit të procesit, futja e rregulloreve zgjat 4-12 muaj.

Veçoritë e hyrjes

Për të futur një rregullore të re, duhet:

1. Njihni dokumentet e mëparshme si të pavlefshme.
2. Pranoni akte të reja vendore për të aktivizuar rregulloren.
3. Zhvilloni dokumentet e nevojshme për të zbatuar rregullat e miratuara.
4. Përmirëso ose zbato module të reja të bazave të informacionit të automatizuara.
5. Bëni formularët e dokumenteve të pa standardizuara.
6. Ndrysho ose plotëso personelinorari.
7. Gjeni kandidatë për pozicione të reja, emëroni ose transferoni punëtorë.
8. Mësojini interpretuesve rregullat e reja.
9. Bëj kontakt me punonjësit.
10. Kryer një zbatim provë të rregullores.
11. Korrigjo tekstin bazuar në rezultatet e ekzekutimit eksperimental.
12. Vendosni në veprim versionin përfundimtar të dokumentit.
13. Përcaktoni procedurat për kontrollin e cilësisë së rregullores.

Pasi përcaktohen masat për zbatimin e dokumentit, drejtuesi lëshon urdhër. Duhet theksuar se për shkak të kohëzgjatjes së ngjarjeve, data e miratimit dhe hyrjes direkte në fuqi të rregullores do të ndryshojë. Le të shqyrtojmë më tej gabimet kryesore që bëjnë punonjësit gjatë përpilimit të një dokumenti.

Mospërputhje me praktikën

Është e rëndësishme t'i besohet krijimi i rregulloreve një punonjësi që lidhet drejtpërdrejt me aktivitetet e punës në ndërmarrje. Supozoni se organizata është bërë shumë e madhe. Udhëheqja mund të përballojë fare mirë të formojë një shërbim të veçantë, detyrat e të cilit do të përfshijnë zgjidhjen e çështjeve të zhvillimit. Prandaj, departamenti do të vendosë detyrën për të përshkruar të gjitha proceset e ndërmarrjes. Por qëllimi i kësaj ngjarje është i parëndësishëm për ta. Nëse rregulloret bëhen nga njerëz që nuk janë të përfshirë në aktivitete reale, atëherë punonjësi që e menaxhon nuk do ta zbatojë skemën. Prandaj, dokumenti nuk ka kuptim të funksionojë.

Mungesa e fleksibilitetit

Shumë persona përgjegjës përpiqen për maksimumindetaj. Kjo situatë është shkaktuar nga mosnjohja e dallimeve ndërmjet përgatitjes së rregulloreve dhe përshkrimit të proceseve reale të prodhimit. Nëse detyra është automatizimi i operacioneve, detajimi i tyre synon të ndihmojë punonjësit. Nevoja për rregullore lind kur shumë njerëz janë të përfshirë në prodhim. Veprimet e tyre shpesh dyfishohen, por secili person interpreton këtë apo atë operacion në mënyrën e vet. Rregullorja synon zgjidhjen e mosmarrëveshjeve. Duhet të kihet parasysh se punonjësit e organizatës duhet të kenë një liri të caktuar veprimi, duke i lejuar ata të marrin një ose një vendim tjetër në varësi të situatës. Për shembull, një klienti mund t'i përgjigjet menjëherë dhe jo pas njëfarë kohe.

Vëllimi i madh dhe kompleksiteti i tekstit

Rregulloret e përbëra nga 5-7 faqe konsiderohen optimale. Në të njëjtën kohë, përmbajtja e tij duhet të jetë e gjerë, por e shkurtër. Nuk rekomandohet përdorimi i fjalive komplekse, shumëpjesëshe. Teksti duhet të jetë i kuptueshëm. Përveç kësaj, duhet t'i kushtoni vëmendje kushteve. Ju nuk duhet të zëvendësoni konceptet me sinonime, përdorni shkurtesa pa dekodim.

Ndërveprimi midis sigurisë së informacionit dhe departamenteve të IT

Aktualisht në shumë ndërmarrje kontaktet e këtyre shërbimeve janë shumë të vështira. Vështirësitë shoqërohen me konflikte të brendshme të departamenteve të IT dhe sigurisë së informacionit. Ekzistojnë disa opsione për të siguruar bashkëpunimin efektiv të tyre. E para dhe më e thjeshta është prania e punonjësve (një ose më shumë) të cilët janë të specializuar në sigurinë e informacionit brenda shërbimit të teknologjisë së informacionit. Rregullat e ndërveprimit ndërmjet departamenteve të IT dheIB në këtë rast pasqyron qasjet tipike të bashkëpunimit. Organizimi i punës kryhet në bazë të stereotipit mbizotërues se siguria e informacionit është pjesë e ofrimit të teknologjisë së informacionit. Nëse nuk ka konflikte midis këtyre shërbimeve në ndërmarrje, atëherë menaxheri mund të mendojë për rregullimin e shërbimit të sigurisë së informacionit si një strukturë të veçantë të departamentit të IT. Prandaj, do të jetë e nevojshme të ndahen më shumë burime, duke përfshirë ato financiare, për të siguruar aktivitete të tilla.

Mostra tipike

Dispozitat e Përgjithshme specifikojnë:

1. Qëllimi i dokumentit. Si rregull, ekziston një shprehje e tillë: "Kjo rregullore përcakton procedurën …".
2. Qëllimi. Rregullorja mund të zbatohet për punëtorët ose objektet.
3. Dokumentet rregullatore në përputhje me të cilat është zhvilluar akti.
4. Rregullat për miratimin, rregullimin, anulimin e rregulloreve.

Në seksionin "Termat, shkurtesat, përkufizimet" jepen konceptet e përdorura në dokument. Të gjitha shkurtesat duhet të shprehen. Termat duhet të jepen sipas rendit alfabetik. Çdo koncept tregohet në një linjë të re në njësi. h. Përkufizimi i termit jepet pa fjalën “kjo”, me vizë. Në seksionin "Përshkrimi i procesit", jepet një përshkrim hap pas hapi. Këshillohet që të futen nënparagrafë. Secila prej tyre do të korrespondojë me një fazë specifike. I njëjti seksion tregon punonjësit e përfshirë në kryerjen e operacioneve të caktuara. Përshkruhen jo vetëm veprimet, por edhe rezultati i tyre.

Përgjegjësia dhe kontrolli

Rregulloret duhet të përmbajnë një tregues të mundësisë së aplikimit të sanksioneve ndaj personave që nuk respektojnë dispozitat. Përgjegjësia lejohet sipas ligjit. Mund të jetë penal, administrativ ose disiplinor. Është e detyrueshme të tregohet emri i plotë dhe pozicioni i punonjësit që monitoron zbatimin e rregulloreve.