Optimizimi i numrit të punonjësve: llojet, qëllimet, aktivitetet, procedurat

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Punonjësit në çdo kompani duhet të kenë aftësitë dhe aftësitë e duhura për të kryer punën. Në mënyrë që veprimtaria e të gjithë ndërmarrjes të jetë efikase dhe fitimprurëse, menaxhmenti duhet të kujdeset për optimizimin e numrit të personelit. Kompania duhet të punësojë një numër të tillë qytetarësh, i cili është i nevojshëm për funksionimin optimal të ndërmarrjes. Prandaj, nuk është e pazakontë, pas analizave të kujdesshme, të zbulohet nevoja e largimit nga puna, reduktimit, transferimit apo punësimit të punonjësve. Optimizimi mund të kryhet nga menaxhimi i drejtpërdrejtë i kompanisë ose përfaqësues të organizatave të palëve të treta të specializuara në këtë ngjarje.

Koncepti i optimizimit

Optimizimi i numrit të personelit në ndërmarrje është procesi i përcaktimit të numrit të punonjësve të nevojshëm për funksionimin efikas dhe optimal të kompanisë. Në kushte të tilla mund të pritet që me kosto minimale për shpërblimin e punëtorëve do të ketëpër të siguruar punën e shkëlqyer të kompanisë.

Optimizimi i strukturës dhe numrit të stafit ju lejon të përcaktoni raportin më të mirë të kostove të punës me efikasitetin e specialistëve. Menaxhmenti i kompanive të ndryshme mund të përdorë metoda të ndryshme për të zbatuar këtë proces, por rezultati është zakonisht një ndryshim në numrin e punonjësve në firmë. Lejohet të lihet i pandryshuar numri i specialistëve të punësuar, por në të njëjtën kohë bëhen edhe transferime ndërmjet njësive të ndryshme strukturore.

Veçoritë e procesit

Çdo punëdhënës duhet të jetë i vetëdijshëm për disa nga nuancat që e bëjnë të suksesshëm optimizimin e numrit të punonjësve:

• më shpesh, pas përfundimit të këtij procesi, kërkohet të bëhen disa ndryshime në stafin e kompanisë;
• shpesh menaxhmenti duhet të ndryshojë tërësisht aspektet kryesore të funksionimit të ndërmarrjes;
• në kompanitë e mëdha, optimizimi kryhet nga punonjës të drejtpërdrejtë të kompanisë me edukimin dhe njohuritë e nevojshme;
• kompanitë e vogla kontraktojnë procedurën.

Është nëpërmjet këtij procesi që firmat mund të përcaktojnë se sa punëtorë kërkohen që kompania të gjenerojë fitime të larta me kosto minimale të punës.

Cilat synime po arrihen?

Qëllimet e optimizimit të numrit të punonjësve janë si më poshtë:

• duke ulur kostot e punës për pronarin e biznesitspecialistë të punësuar;
• përmirësimi i aftësive të punonjësve, pasi ata kryejnë vetëm detyra që përputhen me aftësitë, arsimin dhe kualifikimet e tyre;
• duke hequr qafe punonjësit që nuk sjellin asnjë përfitim për kompaninë, dhe pothuajse në çdo ndërmarrje ka punonjës të tillë joefikas që nuk duan të përmirësojnë performancën e tyre dhe nuk janë të interesuar për zhvillimin e ndërmarrjes;
• përmirësimi i strukturës organizative të kompanisë, e cila siguron lehtësinë e menaxhimit të të gjithë punonjësve të kompanisë.

Ndërsa një proces i organizuar mirë mund të arrijë vërtet shumë qëllime domethënëse, është e rëndësishme t'i besoni procedurën vetëm profesionistëve me përvojë.

Pasojat e optimizimit analfabet

Nëse optimizimi i numrit të punonjësve nuk kryhet si duhet, kjo mund të çojë në pasoja negative për ndërmarrjen. Menaxhmenti nuk do të jetë në gjendje të shohë asnjë përfitim të procesit dhe kjo mund të çojë gjithashtu në një ulje të fitimit nga aktiviteti.

Nëse punonjësit që janë realisht të rëndësishëm dhe të nevojshëm për funksionimin e ndërmarrjes pushohen nga puna ose zvogëlohen, kjo do të shkaktojë humbje, përkeqësim të imazhit të kompanisë ose shkarkimin e punonjësve të tjerë të kompanisë. Prandaj, procedura duhet të kryhet vetëm nga specialistë me përvojë, të cilët fillimisht do të analizojnë me kujdes të gjithë punonjësit e kompanisë.

Kur kërkohet procedura?

Masat për të optimizuar numrin e punonjësvemund të jenë të ndryshme. Ato zgjidhen në varësi të arsyes së procesit. Procesi kërkohet më shpesh në situatat e mëposhtme:

• kompania shpenzon shumë për të paguar një numër të madh punonjësish, por fitimi nga operacionet konsiderohet i ulët;
• bëhen rregullime të caktuara në kulturën korporative të ndërmarrjes dhe disa punonjës konservatorë nuk mund të ndryshojnë rregullat e punës së tyre, gjë që çon në uljen e efikasitetit të aktiviteteve të tyre dhe kjo bëhet arsyeja për duhet të kërkoni më shumë specialistë besnikë dhe të suksesshëm;
• Në procesin e prodhimit po futenteknologji ose pajisje të ndryshme me të cilat specialistët ekzistues nuk kanë punuar më parë, kështu që ekziston mundësia që ata thjesht të mos mund të përballen me detyra të reja;
• për shkak të fitimeve të ulëta, drejtuesit e kompanisë mund të vendosin të ndërpresin punën në çdo fushë veprimtarie, për rrjedhojë, nevoja për shërbimet e disa specialistëve pushon, gjë që çon në uljen e pozicioneve apo stafit.

Qëllimi kryesor i këtij procesi është ulja e kostos së pagave për punonjësit dhe rritja e fitimeve nga aktivitetet e ndërmarrjes. Por në procesin e optimizimit të numrit të personelit në ndërmarrje, është e nevojshme të merren parasysh arsyet e zbatimit të tij.

Përpunoni formularët

Ekzistojnë forma dhe lloje të ndryshme të optimizimit të numrit të punonjësve. Ato zgjidhen në varësi të arsyes së zbatimit të procesit dheveçoritë e ndryshimit të numrit të punonjësve. Janë zgjedhur format e mëposhtme të procedurës:

• ulja e sasisë së kostove të punës së punonjësve;
• kërko për punonjës të rinj me kualifikime të larta, përvojë dhe aftësi të tjera të nevojshme;
• zbatimi i aktiviteteve të ndryshme, qëllimi kryesor i të cilave është rritja e kualifikimeve të punonjësve ekzistues ose përdorimi i motivimit për të përmirësuar performancën.

Në varësi të formularit të disponueshëm, zgjidhen metodat më të mira.

Cilat metoda përdoren për të optimizuar numrin e punonjësve?

Për të kryer këtë proces, menaxhmenti i ndërmarrjes mund të përdorë metoda të ndryshme. Si rregull, ata përdorin metoda të tilla:

• shkarkimi i punonjësve (ulje e mundshme, si dhe largim nga puna me vullnetin e tyre të lirë ose në bazë të një marrëveshjeje të veçantë të palëve);
• heqje nga shoqëria e njësive individuale që nuk sjellin fitim;
• leasing punonjësish, kontraktimi i jashtëm ose punë e jashtme.

Zgjedhja e metodave për optimizimin e numrit të personelit varet nga arsyet për zbatimin e procesit, si dhe nga qëllimet që duhet të arrihen nga menaxhmenti i ndërmarrjes. Më pas, shqyrto çdo proces në më shumë detaje.

Çfarë ndërhyrjesh efektive përdoren?

Për të optimizuar numrin e personelit, po përdoren gjithnjë e më shumë metoda të ndryshme, të cilat janë shumë efektive dhe të reja për punëdhënësit. Këto përfshijnë:

• Outstaffing. Ai përfaqësohet nga një proces gjatë të cilit punonjësit largohen nga kompania. Ata mund të regjistrohen në një firmë tjetër, duke kryer të njëjtat detyra.
• Outsourcing. Ai nënkupton tërheqjen e procesit të drejtpërdrejtë të punës nga puna e kompanisë. Kjo çon në uljen e kostove të kompanisë, si dhe uljen e numrit të punonjësve.
• Qiraja e punonjësve. Ai supozon se kompania përdor shërbimet e një punonjësi që nuk është i regjistruar zyrtarisht. Specialistë të tillë ofrohen nga kompani të veçanta leasing në bazë të një marrëveshjeje specifike. Gjatë një periudhe të caktuar kohore, menaxhmenti i organizatës vlerëson aftësitë dhe aftësitë e një specialisti. Nëse bashkëpunimi është i suksesshëm, atëherë lidhet një kontratë pune me afat të pacaktuar.

Në Rusi, metodat e mësipërme të optimizimit të numrit të personelit në një organizatë përdoren mjaft rrallë, por ato përdoren në mënyrë efektive në vendet perëndimore, pasi ato ju lejojnë të arrini qëllimet tuaja me kosto dhe përpjekje minimale nga ana. të pronarëve të ndërmarrjes.

Politika e shkurtimit

Një menaxher që planifikon të optimizojë duhet të studiojë rekomandime të caktuara të specialistëve, për të cilat ai zgjedh literaturën e duhur profesionale. Optimizimi i numrit të personelit është pothuajse gjithmonë i lidhur me nevojën për të zvogëluar numrin e punonjësve në kompani. Kjo mund të jetë për shkak të një ndryshimi në drejtim, futjes së pajisjeve të reja ose faktorëve të tjerë.

Për të reduktuar sasinëpunëtorët mund të përdoren në mënyra të ndryshme:

• shkarkimi i qytetarëve duke hartuar një marrëveshje paqeje, përmes së cilës punonjësit mund të presin të marrin kompensim të mirë;
• nëse kërkohet ndërprerja e bashkëpunimit me punonjësit që nuk përballen me detyrat e tyre kryesore, prandaj veprimet e tyre çojnë në rezultate të dobëta në funksionimin e kompanisë, atëherë kryhet certifikimi, kështu që nëse rezulton nga si rezultat i këtij procesi që qytetari realisht nuk ka aftësitë dhe njohuritë e nevojshme, atëherë ai shkarkohet për shkak të mospërputhjes me pozicionin e tij;
• reduktim personeli apo pozicioni, por procedura duhet të kryhet në bazë të kërkesave të ligjit, ndaj të gjithë punonjësit me të cilët do të ndërpriten kontratat njoftohen për procesin e planifikuar dy muaj përpara dhe disa persona. gjithashtu kanë një të drejtë preferenciale për të qëndruar me firmën;
• shkarkimi i punonjësve që shkelin rregullisht disiplinën e punës, pasi në kushte të tilla nuk sjellin asnjë fitim për kompaninë, prandaj mund të pushohen nga puna si pjesë e masave disiplinore.

Është nevoja për të ndërprerë bashkëpunimin me specialistët e punësuar duke optimizuar përqindjen e numrit të punonjësve që çon në faktin se punonjësit kanë një qëndrim negativ ndaj këtij procesi.

Arsyet për të pasur punonjës të panevojshëm në një kompani

Optimizimi i numrit të stafit shoqërohet pothuajse gjithmonë me nevojën për të përfunduar marrëveshjet e punësme punonjës të ndryshëm. Ata mund të mos jenë në lartësinë e detyrës ose mund të mos jenë në gjendje të punojnë në një fushë tjetër aktiviteti. Identifikimi i specialistëve të tillë është mjaft i thjeshtë, por është e rëndësishme të dini se nga vijnë saktësisht ata në kompani. Arsyet e shfaqjes së punëtorëve shtesë që nuk sjellin asnjë fitim për kompaninë përfshijnë:

• nëse kompania përditëson pajisjet dhe teknologjitë, atëherë shumë punonjës thjesht nuk mund t'i përballojnë këto artikuj dhe zakonisht ky problem shfaqet te njerëzit pas 45 vjetësh;
• kompania përdor përshkrime pune të shkruara keq dhe të konceptuara keq, kështu që shumë punonjës nuk e kuptojnë se çfarë veprimesh përfshihen në detyrat e tyre;
• e gjithë zyra nuk është e ndarë në asnjë zonë dhe departament, kështu që të gjithë punonjësit janë në një dhomë të madhe, duke kryer funksione të ndryshme;
• drejtuesi i kompanisë është i sapoardhur në biznes, prandaj gjatë hapjes së ndërmarrjes ai nuk ka formuar një strukturë organizative kompetente;
• nuk ka planifikim të personelit në kompani, kështu që punonjësit punësohen në mënyrë spontane, dhe kjo zakonisht i referohet ndërmarrjeve ku njerëzit ftojnë të afërmit ose miqtë e tyre për të punuar;
• kompania nuk ka një ndarje të qartë të pushteteve midis të gjithë punonjësve të kompanisë;
• në çdo degë, shefi mund të kryejë në mënyrë të pavarur shërbime funksionale, gjë që shpesh çon në organizimin e punës analfabete të punonjësve;
• hartohet një kontratë standarde pune me punëtorët që duhet të kryejnë punë të përkohshme;
• inkompania merr pajisje të reja që kanë nevojë për punonjës të rinj dhe specialistët e kaluar mbeten si asistentë, megjithëse në fakt nuk sjellin ndonjë përfitim për kompaninë.

Për të mos u përballur me nevojën për të pushuar nga puna në të ardhmen, sipërmarrësit duhet të kenë një qasje të përgjegjshme ndaj përzgjedhjes së punonjësve. Për punë sezonale ose një herë, është e dëshirueshme të hartohen kontrata me afat të caktuar.

Si identifikohen punonjësit shtesë?

Para optimizimit të numrit të punonjësve, është e nevojshme të përcaktohen arsyet për zbatimin e tij, si dhe të zgjidhni metodat dhe format më të mira. Në mënyrë tipike, procedura kërkohet kur identifikohen një numër i madh punonjësish që nuk sjellin asnjë përfitim për kompaninë. Ju mund t'i përcaktoni ato në mënyrat e mëposhtme:

• po kryhet një auditim i personelit për të përcaktuar strukturën e punonjësve sipas pozicionit, moshës dhe kritereve të tjera;
• krahason normën e rritjes së kostove të punës me normën e rritjes së fitimit nga aktivitetet e kompanisë;
• vlerëso numrin e punonjësve në firmat konkurruese.

Para se të pushoni nga puna ose të pushoni punëtorët, duhet të vlerësoni nëse ky proces do të sjellë një rezultat pozitiv për funksionimin e ndërmarrjes.

Si kryhet procesi?

Nëse drejtuesi i ndërmarrjes e kupton nevojën për optimizimin e punonjësve, atëherë ai mund ta kryejë procesin vetë ose t'u drejtohet profesionistëve. Nëse zgjidhet qasja klasike për këtë ngjarje, atëherë kryhen metodat e mëposhtme:

• drejtori i kompanisë përcakton drejtimet premtuese për zhvillimin e kompanisë, si dhe qëllimet që duhet të arrihen gjatë një periudhe të caktuar kohore;
• Përzgjidhen format dhe metodat e optimizimit në të ardhmen;
• po zbatohet procedura e përzgjedhur, për të cilën mund të punësohen specialistë të rinj, si dhe mund të shkarkohen ose reduktohen punonjësit aktualë;
• po rishikohen të gjitha proceset e zbatuara në kompani, pasi shkak i humbjeve mund të jenë jo vetëm punonjësit që nuk kanë nivelin e kërkuar të kualifikimit, por edhe nuanca të tjera të veprimtarisë së kompanisë;
• hartimi i një tabele të re të personelit;
• prezantohen përshkrime të reja pune ose dokumente të tjera, mbi bazën e të cilave punojnë specialistët.

Nëse një kompani përdor pushimet nga puna për të reduktuar numrin e punonjësve, atëherë punëdhënësi duhet të përgatitet për humbje të konsiderueshme financiare, pasi është e nevojshme t'u paguajë pagesat e largimit për punonjësit e pushuar nga puna.

Shpesh, edhe institucionet buxhetore marrin një urdhër për të optimizuar numrin e stafit. Kjo është zakonisht për shkak të efikasitetit të ulët të një organizate të tillë.

Rekomandime për punëdhënësit

Nëse drejtuesi i ndërmarrjes vendos të përdorë optimizimin, atëherë këshillohet të merrni parasysh këshillat e mëposhtme:

• është e nevojshme të gjendet një qasje individuale për shkarkimin e secilit punonjës;
• punëdhënësi duhet të përgatitet për pakënaqësinë e punonjësve;
• është e dëshirueshme të përdoren stimuj të ndryshëm që u mundësojnë qytetarëve të lënë duhanin vetë ose duke përpiluarmarrëveshja e palëve;
• nëse është e nevojshme, përdoret punësimi me kohë të pjesshme;
• nëse një punonjës ka përvojë të mirë, por nuk i përballon mirë detyrat e reja, atëherë këshillohet që ta dërgoni në trajnime të avancuara dhe të mos e detyroni menjëherë të largohet.

Nëse, si pjesë e optimizimit, punonjësit pushohen nga puna në mënyrë të paligjshme, ata mund të shkojnë në gjykatë për t'u rikthyer në detyrë dhe për të marrë dëme morale nga drejtori.

Përfundim

Ristrukturimi dhe optimizimi i numrit të personelit në një ndërmarrje janë procese komplekse që mund të zbatohen në forma dhe lloje të ndryshme. Qëllimi i tyre kryesor është të minimizojnë kostot e punës për punonjësit. Ato mund të konsistojnë në punësimin ose shkarkimin e punëtorëve të ndryshëm.

Procedura mund të kryhet nga punonjësit e kompanisë ose nga specialistë të palëve të treta. Nëse planifikohet të largohen specialistë, atëherë është e rëndësishme që ky proces të kryhet duke marrë parasysh kërkesat e ligjit në mënyrë që një vendim i tillë i punëdhënësit të mos kundërshtohet.