Inventari - çfarë është? Qëllimet, metodat dhe llojet e inventarit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Inventari është një procedurë e veçantë, qëllimi kryesor i së cilës është evidentimi i shkeljeve të caktuara në kompani të ndryshme. Nëpërmjet këtij procesi, është e mundur të përcaktohet se sa të vërteta dhe të sakta janë të dhënat në lidhje me artikujt në magazinë. Zbulohen gabime në punën e specialistëve të ndryshëm të ndërmarrjes. Përveç kësaj, ajo vepron si një metodë e caktuar e monitorimit të punës së punonjësve.

Koncepti i procesit

Inventari është një metodë e caktuar e kontabilitetit në një ndërmarrje që ka funksione kontrolli. Ai është krijuar për të përcaktuar nëse sasia aktuale e mallrave të caktuara në kompani korrespondon me informacionin që përmban dokumentacioni i organizatës.

Nëse zbulohen gabime ose mungesa të ndryshme gjatë procesit të inventarit, kjo bëhet baza për një hetim të brendshëm në lidhje me punonjësit financiarisht përgjegjës të kompanisë.

Problemet lindin jo vetëm kur ka mungesë, por edhe kur ka tejkalim vlerash, pasi kjo sjell vështirësi në mbledhjen e të arkëtueshmeve.shlyerjet e borxhit ose kredisë. Rezultatet e inventarit janë të rëndësishme për inspektoratin tatimor, pasi mospërputhjet serioze mund të jenë rezultat i veprimeve të paligjshme nga ana e drejtuesve ose punonjësve të kompanisë.

Çfarë funksionesh kryhen?

Inventari është një proces kompleks, gjatë zbatimit të të cilit mund të kryhen funksione të ndryshme:

• kontroll;
• llogari;
• zbulimi i krimeve.

Ka disa lloje të kësaj procedure, të cilat zgjidhen në varësi të qëllimit të sjelljes dhe rrethanave.

Veçoritë e procedurës

Menaxhmenti i çdo kompanie është i interesuar të kryejë një inventar. Kjo për faktin se rezultatet e tij mund të zbulojnë mospërputhjet më të vogla midis pronës aktuale dhe të dhënave të përfshira në të dhënat e kompanisë.

Specialistët që nuk janë të interesuar për rezultatet e tij janë të angazhuar në verifikim, prandaj, ekspertë të pavarur shpesh punësohen për këtë nga menaxhmenti i ndërmarrjes.

Qëllimi kryesor i ngjarjes

Qëllimi kryesor i inventarit është të përcaktojë korrektësinë e kontabilitetit, për të cilin treguesit realë krahasohen me të dhënat e përfshira në dokumente të shumta të kompanisë. Prandaj, rezultate të ndryshme arrihen duke kontrolluar:

• të gjithë artikujt e përfshirë në procesin e inventarit rillogariten, maten ose peshohen;
• Numri total i rezultatevekrahasohet metë dhënat që disponohen në dokumentacionin e kontabilitetit;
• monitorimi i zbatimit të rregullave të vendosura në kompani dhe të dizajnuara për të ruajtur integritetin e vlerave të ndryshme;
• identifikohen mallra ose materiale që së shpejti do të dëmtohen;
• u zbulua prona e dëmtuar;
• identifikohen të gjitha sendet me vlerë që nuk përdoren në ndërmarrje, të cilat shpesh shiten thjesht pas inventarit;
• mospërputhjet gjenden në dokumente të ndryshme;
• kontrollimi i kushteve në të cilat mallrat dhe artikujt ruhen;
• kontrollon shfaqjen e saktë të transaksioneve të shumta të biznesit në kontabilitet.

Nëse vërtet ka gabime serioze në kontabilitet, atëherë kjo mund të shkaktojë pasoja negative për kompaninë, të përfaqësuara nga humbje materiale. Prandaj, inventarizimi i arkës duhet të kryhet rregullisht.

Nëse inspektorët tatimorë, si rezultat i kontrollit të një kompanie, zbulojnë se organizata nuk kryen rregullisht një inventar, atëherë kjo barazohet me mungesën e kontabilitetit në ndërmarrje, prandaj, sanksione të rëndësishme administrative mund të zbatohen për firmave të tilla. Shpesh, rezultatet e kontrollit përpilohen gabimisht nga një kontabilist ose person tjetër përgjegjës, gjë që konsiderohet kundërvajtje administrative për të cilën shqiptohet dënim nga inspektorati tatimor.

Rregullorja legjislative

Rregullat për kryerjen dhe kontabilizimin e inventarizimit mund të studiohen në dispozitat e Urdhrit të Ministrisë së Financave nr.49. Përveç kësaj, ekzistojnë udhëzime të veçanta që përmbajnë informacion mbi procedurën e kryerjes së një auditimi.

Çdo kompani mund të krijojë gjithashtu rregulloret e veta të brendshme, në bazë të të cilave fiksohen rregullat unike për zbatimin e këtij procesi. Disa firma preferojnë të bëjnë një inventar të pasurisë mujore ose tremujore. Është menaxhmenti i ndërmarrjes që e zgjidh në mënyrë të pavarur këtë çështje.

Është i detyrueshëm kontrolli i kryer përpara përgatitjes së menjëhershme të llogarive vjetore. Nëse nuk ka një inventar të tillë, atëherë kompania mund të mbajë përgjegjësi administrative, si dhe vendosen gjoba për zyrtarët e kompanisë.

Llojet kryesore të procesit

Ka disa klasifikime që karakterizojnë këtë kontroll. Ato ndryshojnë në shumë mënyra.

Zgjedhja e njërit ose një lloji tjetër varet nga qëllimi i inventarit.

Për verifikimin e detyrueshëm

Inventari mund të jetë i detyrueshëm ose iniciativ. Në rastin e parë kërkohet kryerja e tij në bazë të kërkesave ligjore, prandaj zakonisht në shoqëri lindin situata të paracaktuara me ligj. Punonjësit e Shërbimit Federal të Taksave ose agjencive të tjera qeveritare mund të këmbëngulin për një kontroll të tillë.

Verifikimi i iniciativës kryhet në bazë të miratimit të një vendimi të duhur nga drejtuesit e organizatës. Në këtë rast, nuk ka kufizime për arsyet për zhvillimin e procesit. Zakonisht nevoja për këtë procesndodh kur menaxhmenti ka dyshime për ndershmërinë e punonjësve.

Në vendin

Inventari është një procedurë për të kontrolluar nëse prona aktuale përputhet me të dhënat nga dokumentet, kështu që mund të kryhet nga kompani në vende të ndryshme.

Prandaj, procedura mund të zbatohet në arkën e një ndërmarrje ose në prodhim, në magazina ose në një dyqan.

Objekte për të kontrolluar

Objektet e inventarit mund të jenë vlera të ndryshme që i përkasin një kompanie të caktuar. Kjo përfshin asetet fikse të përfaqësuara nga ndërtesa, struktura ose pajisje, inventarë, para, produkte të gatshme apo edhe detyrime financiare të ndërmarrjes.

Një objekt specifik zgjidhet paraprakisht nga iniciatori i kontrollit, pas së cilës ky informacion i transferohet komisionit të përfshirë në procedurë.

Sipas metodës së zbatimit të procesit

Procedura mund të jetë e plotë ose e pjesshme. Çdo varietet ka karakteristikat e veta:

• Kontroll i plotë. Ajo kryhet përpara formimit të llogarive vjetore ose përpara një auditimi. Shpesh zbatohet gjatë rishikimit. Të gjitha vlerat materiale, paratë dhe detyrimet e disponueshme në ndërmarrje dhe të pasqyruara në kontabilitetin e shoqërisë janë objekt verifikimi. Edhe prona e marrë nga kompania në bazë të një qiraje është subjekt i inventarit.
• E pjesshme. Mund të kryhet në çdo kohë, gjë që kërkon vetëm vendimin e duhur të menaxhmentit të kompanisë. Për këtë, zakonishtmbulon pronën e grupuar sipas llojit, vendndodhjes ose parimeve të tjera. Për shembull, mund të inspektohet vetëm një depo ose sende me vlerë për të cilat është përgjegjës një punonjës.

Vetë kompanitë duhet të jenë të interesuara për inventarizimin e rregullt të pjesshëm të fondeve, pasi në këtë rast është e mundur të monitorohet korrektësia e punës së specialistëve të ndryshëm në kompani.

Sipas metodës

Sipas mënyrës së kryerjes së inventarit, ai mund të jetë selektiv ose i vazhdueshëm.

Inspektimi i rastësishëm kryhet në bazë të vendimit të menaxhmentit të ndërmarrjes. Sondazhi kryhet në lidhje me disa vlera të zgjedhura nga drejtori. Shpesh kjo metodë verifikimi përdoret në firmat e mëdha. Nëse rezultatet e një inventari të tillë zbulojnë edhe mospërputhje të vogla, atëherë me siguri do të caktohet një kontroll i plotë.

Një inventar i plotë mund të kryhet në çdo kohë pasi të merret vendimi nga menaxhmenti i kompanisë. Gjatë këtij procesi i nënshtrohet vlerësimit e gjithë pasuria e shoqërisë, si dhe sendet e ndryshme me vlerë të vendosura në divizione apo degë.

Papritur

Inventari mund të jetë:

• e planifikuar, duke marrë parasysh orarin e hartuar në fillim të vitit nga menaxhmenti i ndërmarrjes, dhe kushtet e zbatimit të tij shpallen shtesë paraprakisht;
• të paplanifikuar, zbatuar në rast të disa rrethanave të paparashikuara, për shembull, zëvendësohet një person përgjegjës ose ndodh një emergjencë në ndërmarrjesituatë;
• përsëritur, emëruar me kusht që rezultatet e kontrollit të fundit të konsiderohen të pabesueshme ose të dyshimta, prandaj kërkohet të konfirmohen disa fakte;
• kontroll, i kryer pas përfundimit të një inventarizimi të plotë, për të cilin vlerësohen të gjitha veprimet e komisionit dhe verifikohet saktësia e procedurës.

Të gjitha llojet e inventarit të mësipërm mund të kryhen në bazë të vendimit të menaxhmentit të kompanisë.

Koncepti i verifikimit teknik

Inventari teknik përfaqësohet nga një inventar i pronës që përcakton të gjitha karakteristikat dhe vlerën kadastrale të saj. Zakonisht kryhet në lidhje me prona të ndryshme.

Procedura që duhet ndjekur përpara llogarive vjetore. Në bazë të aktit të hartuar mund të kuptohet se sa ka ndryshuar çmimi kadastral i objektit.

Kur kërkohet inventari?

Ky kontroll kërkohet absolutisht në këto situata:

• pronë që blihet, shitet ose jepet me qira;
• para llogarive vjetore;
• personi përgjegjës i zëvendësuar;
• zbulohet vjedhja ose dëmtimi i pronës;
• pas një fatkeqësie natyrore ose emergjencash të tjera;
• kur mbyllni ose riorganizoni një kompani.

Inventari mund të kryhet edhe në situata të tjera të parashikuara me ligj.

Procedura e verifikimit

Rendi i inventarit konsiderohet i thjeshtë, për të cilinkryhen veprimet vijuese:

• Një urdhër i duhur lëshohet nga menaxhmenti i kompanisë;
• po formohet një komision inventarizimi;
• caktimi i afateve për procesin;
• dokumentet transferohen nga punonjës financiarisht përgjegjës;
• Kryhet inventari i drejtpërdrejtë, që përfshin peshimin, numërimin, matjen dhe kryerjen e veprimeve të tjera të ngjashme;
• rezultatet e marra pas zbatimit të inventarit krahasohen me të dhënat e disponueshme në regjistrat e kompanisë;
• mospërputhjet janë identifikuar;
• përcaktimi i shkaqeve të problemeve;
• rezultatet janë duke u përpunuar.

Në përfundim të kontrollit, formohet një akt inventarizimi. Ai përmban të gjitha faktet e zbuluara si rezultat i inventarit. Bazuar në këtë dokument, mund të kuptoni se sa efektiv ishte inventari. Një shembull i këtij dokumenti gjendet më poshtë.

Akti duhet të përmbajë informacione të ndryshme. Ai përfshin informacionin:

• data e inspektimit;
• liston të gjithë personat që janë anëtarë të komisionit të inventarit;
• jepen objektet në studim;
• përshkruan të gjitha metodat e përdorura për të marrë informacion;
• rezultatet e përshtatjes;
• shenjat e të gjithë pjesëmarrësve vendosen në fund.

Akti konsiderohet dokumentacion i rëndësishëm në çdo kompani. Mund t'i nënshtrohet verifikimit nga punonjësit e Shërbimit Federal të Taksave, prandaj duhet të ruhet në ndërmarrje për të paktën pesëvjet. Nëse ka dyshime për saktësinë e informacionit që përmban ky dokument, atëherë drejtuesi i kompanisë mund të caktojë një riverifikim.

Përfundim

Inventari konsiderohet një proces i rëndësishëm, mbi bazën e të cilit të dhënat aktuale rakordohen me informacionin që regjistrohet në regjistrat e kompanisë. Mund të paraqitet në forma të shumta.

Ka situata kur një auditim duhet të kryhet pa dështuar bazuar në kërkesat e autoriteteve shtetërore. Procesi kryhet vetëm nga një komision inventarizimi i krijuar posaçërisht, i cili përfshin vetëm profesionistë dhe shpesh këtu ftohen edhe ekspertë të jashtëm që nuk janë të interesuar për rezultatet e inventarit.