Menaxhimi elektronik i dokumenteve: avantazhet dhe disavantazhet, thelbi i sistemit, mënyrat e zbatimit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Gjithnjë e më shumë kompani po kalojnë në menaxhimin elektronik të dokumenteve, që përfshin përdorimin e programeve të ndryshme për krijimin dhe ruajtjen e dokumenteve. Në të njëjtën kohë, organizata nuk ka një arkiv që përmban kopje letre të dokumenteve. Ka shumë përparësi të menaxhimit të dokumenteve elektronike, për shkak të të cilave sipërmarrësit janë të lumtur të refuzojnë përdorimin e dokumenteve në letër. Por për të kaluar në të, duhet të instaloni softuer të specializuar në kompjuterët që punojnë, si dhe të caktoni një punonjës përgjegjës që do të merret me këtë rrjedhë pune.

Koncepti i menaxhimit elektronik të dokumenteve

Përfaqësohet nga një metodë moderne e punës me dokumentacione të ndryshme. Gjatë veprimtarisë së çdo organizate lindin shumë letra të ndryshme, të cilat duhet të shtypen vazhdimisht dhe të ruhen në një dhomë të veçantë për një periudhë të gjatë kohore.

Nëse një sipërmarrës ose kompani ka ekzekutuar siç duhetnënshkrimi elektronik, të cilat dokumente janë të vërtetuara në formë elektronike, atëherë nuk kërkohet printimi i këtij dokumentacioni në letër.

Përparësitë e menaxhimit elektronik të dokumenteve

Ka shumë përparësi të kalimit në dokumentacion elektronik të certifikuar nga EDS. Për shkak të pranisë së parametrave të shumtë pozitivë që gjithnjë e më shumë sipërmarrës po kalojnë në këtë metodë dokumentimi. Por së pari duhet të vlerësoni avantazhet dhe disavantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike. Përfitimet kryesore përfshijnë:

• kërkon menjëherë për dokumentacionin e nevojshëm për shkak të strukturimit kompetent dhe besueshmërisë së ruajtjes;
• struktura e rrjedhës së punës është e centralizuar;
• të gjitha dokumentet mund të ruhen në mënyrë elektronike në media të ndryshme dhe madje edhe në serverë të largët, kështu që edhe nëse shpërthen zjarr në zyrë, nuk duhet të shqetësoheni se çdo dokumentacion i rëndësishëm do të shkatërrohet;
• të gjitha dokumentet regjistrohen dhe miratohen lehtësisht;
• të gjitha letrat nënshkruhen në bazë të dërgimit të tyre nëpërmjet kanaleve të komunikimit elektronik, gjë që kursen një sasi të konsiderueshme kohe dhe përpjekje për punonjësit e çdo ndërmarrje;
• nëse është e nevojshme, mund të bëni një kopje të dokumentit të dëshiruar në pak sekonda;
• auditi është shumë i thjeshtuar, pasi kryhet në formë elektronike dhe për këto qëllime mund të ftoni edhe specialistë të punësuar që marrin dokumentacionin nëpërmjet kanaleve elektronike.

PërfitimetSistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve janë të rëndësishme dhe të pamohueshme, por përpara se të kaloni në to, duhet të vlerësoni aspektet negative të secilit sistem.

Difektet e sistemit

Përfitimet e zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve janë të pamohueshme, por ky proces ka disa disavantazhe. Këto përfshijnë:

• kërkohet domosdoshmërisht për të regjistruar një nënshkrim elektronik dixhital, për krijimin e të cilit paguhet një sasi e madhe fondesh;
• nuk ka mundësi për të përdorur dokumente elektronike nëse partnerët nuk kanë kaluar në menaxhimin elektronik të dokumenteve;
• shpenzohen shumë para dhe kohë për instalimin e softuerit shtesë dhe punësimin e një punonjësi të besueshëm që mban të gjitha të dhënat elektronike;
• asnjë format rreptësisht i unifikuar i këtij fluksi pune nuk është rregulluar ende;
• shumë kontraktorë dhe blerës janë të dyshimtë për përdorimin e dokumenteve elektronike të nënshkruara me EDS.

Prandaj, çdo sipërmarrës duhet së pari të studiojë avantazhet dhe disavantazhet e menaxhimit elektronik të dokumenteve në mënyrë që të marrë vendimin e duhur dhe përkatës.

Arsyeja e zhvillimit

Përfitimet e menaxhimit elektronik të dokumenteve janë të shumta dhe domethënëse. Kjo çon në faktin se ajo vazhdimisht po zhvillohet dhe po futet në punën e ndërmarrjeve të ndryshme, të cilat jo vetëmkomerciale, por edhe publike. Parakushtet kryesore për zhvillimin efektiv dhe të vazhdueshëm të tij përfshijnë:

• Parashikohet mundësia e zbatimit të tij në legjislacionin tatimor. Disa lloje të deklaratave tatimore mund të dorëzohen vetëm në mënyrë elektronike. Kjo vlen për raportet mbi primet e sigurimit të listuara në PF për punonjësit, si dhe për deklaratën 3-NDFL të dorëzuar në Shërbimin Federal të Taksave për secilin punonjës të ndërmarrjes. Edhe raporti SZV-M për të gjithë punonjësit e kompanisë dorëzohet në mënyrë elektronike nëse organizata ka të punësuar më shumë se 25 persona. Prandaj, disa kompani thjesht detyrohen të kalojnë në dokumentacionin elektronik, pasi gjithsesi duhet të lëshojnë një EDS.
• Përparësitë kryesore të menaxhimit të dokumenteve elektronike përfshijnë mundësinë e rregullimit të tij në kontabilitet. Bazuar në Ligjin Federal Nr. 402, dokumentacioni parësor i kontabilitetit mund të gjenerohet jo vetëm në formë letre, por edhe në formë elektronike, nëse është e mundur të miratohet me një nënshkrim elektronik.
• Që nga viti 2017, ka filluar zhvillimi efektiv i këtij fluksi dokumentesh në proceset gjyqësore. Tani çdo vendim gjykate duhet të publikohet në burime të hapura. Përveç kësaj, të gjitha firmat dhe individët kanë mundësinë të paraqesin një kërkesë ose ankesë në mënyrë elektronike, e cila kërkon një EDS. Prandaj, një nënshkrim elektronik lëshohet jo vetëm nga kompanitë e mëdha, por edhe nga individë.
• Zhvillimi i teknologjive elektronike po ndodh me shpejtësi, kështu që tani pothuajse të gjithë kanë akses në internet, gjë që thjeshton shumë procesin e komunikimit me të tjerëtnjerëzit dhe zyrtarët e qeverisë.

Prandaj, mund të argumentohet se përdorimi i një fluksi të tillë pune po bëhet gjithnjë e më i kërkuar.

Një tjetër përfitim i rëndësishëm

Për më tepër, shumë kompani bashkëpunojnë me ndërmarrje të vendosura në rajone ose vende të tjera, kështu që është shumë më e lehtë të shkëmbesh dokumente të ndryshme kur kryen menaxhimin e dokumenteve elektronike. Kjo ju lejon të rritni ndjeshëm tregjet e shitjeve dhe të krijoni kontakte me prodhuesit e drejtpërdrejtë.

Ky është një avantazh tjetër domethënës i menaxhimit elektronik të dokumenteve. Përmirësimi i cilësisë së menaxhimit është vërejtur që në ditën e parë të prezantimit të një sistemi të përshtatshëm.

Si të hyni?

Fillimisht, drejtuesi i ndërmarrjes vlerëson avantazhet dhe disavantazhet e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Nëse merret një vendim për ta futur atë në kompani, atëherë për këtë zbatohen hapat e mëposhtëm:

• Mbahet mbledhja e aksionerëve, ku votohet për zbatimin e këtij sistemi.
• Nëse vendimi është pozitiv, atëherë urdhri përkatës lëshohet nga drejtori i shoqërisë.
• Këshillohet të hartohet një rregullore e brendshme që rregullon rregullat për përdorimin e dokumentacionit elektronik.
• Zgjidhni nënshkrimin që do të përdoret në procesin e nënshkrimit të dokumenteve të ndryshme.
• Nëse zgjidhet një nënshkrim i thjeshtë, atëherë ai vendoset në bazë të kodeve dhe fjalëkalimeve, si dhe mjeteve të tjera dhe aksesit në tëështë i kufizuar, prandaj caktohet një person specifik që do të merret me miratimin e dokumentacionit elektronik.
• Është zgjedhur autoriteti certifikues. Ai përfaqësohet nga një organizatë e specializuar që merret me menaxhimin e dokumenteve elektronike. Është e rëndësishme të zgjidhni një kompani me të cilën do të jetë fitimprurëse dhe komode për të bashkëpunuar. Ju duhet të vlerësoni paraprakisht koston e shërbimeve të ofruara, si dhe funksionet e ndryshme që mund të përdoren gjatë bashkëpunimit. Përcaktohet se çfarë përgjegjësie mban qendra e përzgjedhur për gabime të ndryshme që mund të lindin në procesin e mbajtjes së menaxhimit elektronik të dokumenteve.
• Po përgatiten dokumente mbi bazën e të cilave lidhet një marrëveshje me qendrën e përzgjedhur.
• Kontrata me organizatën e përzgjedhur po shpjegohet. Pas kësaj, qendra krijon dhe lëshon një certifikatë çelësi EDS për klientin e saj.
• Ka një prezantim të drejtpërdrejtë të menaxhimit të dokumenteve elektronike në punën e organizatës. Për ta bërë këtë, të gjitha dokumentet në letër shndërrohen në formë elektronike dhe po krijohet një procedurë për shkëmbimin e dokumentacionit elektronik.

Faturat mund të hartohen në mënyrë elektronike, por fillimisht duhet të siguroheni që përdorimi i një dokumentacioni të tillë do të jetë i përshtatshëm për palën tjetër. Kjo për faktin se kompania duhet të ketë mjete teknike për të përpunuar këto dokumente.

Zgjedhja e EDS

Përfshirë edhe në përfitimet e menaxhimit elektronik të dokumenteve është ulja e kostove të përgatitjesdokumente të shumta letre. Por në çdo rast, do t'ju duhet të bëni kosto të caktuara. Ato kanë të bëjnë me ekzekutimin e një nënshkrimi elektronik të përdorur në procesin e miratimit të dokumentacionit elektronik.

ETS mund të paraqitet në formë të pakualifikuar ose të kualifikuar.

I pakualifikuar

Lëshohet duke përdorur transformimin e të dhënave kriptografike, për të cilin përdoret një çelës i veçantë, i cili është në dispozicion të pronarit të EDS. Është e rëndësishme të vendosni paraprakisht se kush saktësisht në kompani do të nënshkruajë letrat elektronike.

Me ndihmën e një nënshkrimi të tillë, ju mund të zbuloni ndryshime të ndryshme të bëra në dokumentacion pas nënshkrimit të tij.

Të kualifikuar

Për ta bërë këtë, kompania merr një certifikatë të veçantë që përmban çelësin e verifikimit EDS. Për të krijuar një nënshkrim të tillë, merren parasysh kërkesat e renditura në Ligjin Federal nr. 63.

Zakonisht një EDS e tillë përdoret në kompani të mëdha që kërkojnë të mbajnë një sekret tregtar, prandaj, për shkak të EDS të kualifikuar të përmirësuar, sigurohet siguria e dokumenteve elektronike.

Pas zgjedhjes së një lloji specifik të nënshkrimit elektronik, lidhet një marrëveshje me qendrën e përzgjedhur të certifikimit.

Rregullat për futjen e sistemit në punën e kompanisë

Përparësitë e menaxhimit të dokumenteve elektronike në krahasim me letrën konsiderohen të pamohueshme, por shpesh në procesin e zbatimit të tij në punën e një organizate, lindin disa vështirësi. Prandaj, rregullat e këtij procesi përfshijnë:

• fillimisht caktohet një specialist me urdhër të drejtuesit, i cili do të angazhohet në përkthimin e dokumenteve në letër në formë elektronike;
• Në çdo kompjuter që funksionon është instaluar softuer special, i cili ju lejon të nënshkruani dokumente me një EDS të lëshuar më parë;
• kur përpilohen, përpunohen dhe bien dakord për dokumentacione të ndryshme, merren parasysh rregullat bazë të punës në zyrë, të cilat vlejnë edhe për dokumentet në letër;
• dokumentet elektronike duhet të kenë të gjitha detajet e nevojshme, vulat dhe EDS;
• informacionet mund të futen në rregulloret e kompanisë në lidhje me metodat e konfirmimit të veprimeve me këto dokumente.

Procesi nuk konsiderohet shumë i vështirë nëse kuptohet mirë.

Rregullat e bashkëpunimit me kompanitë e tjera

Çdo kompani që zbaton një sistem të tillë në punën e saj dëshiron të përdorë dokumentacionin elektronik në bashkëpunim me palët e saj kryesore. Për ta bërë këtë, kur hartoni një marrëveshje me një kompani tjetër, duhet të përfshihet një klauzolë në tekstin e dokumentit që thotë se të gjitha letrat do të transmetohen përmes kanaleve të komunikimit elektronik. Pas kësaj, dokumentacioni i nevojshëm përpilohet dhe nënshkruhet nga një EDS e lëshuar më parë. Të gjitha mjetet EDS duhet të jenë të certifikuara, përndryshe nuk mund të përdoren gjatë funksionimit të kompanisë.

Është shumë më e lehtë të vendosësh një rrjedhë të tillë pune me agjenci të ndryshme qeveritare, për shembull, me Shërbimin Federal të Taksave ose Fondin e Pensionit. Kjo për faktin se organizata të tilla tashmë kanë softuerin e nevojshëm përpunoni me dokumentacion elektronik.

Si ruhen dokumentet?

Përparësia kryesore e menaxhimit të dokumenteve elektronike është se nuk kërkohet në organizatë që të ndajë një dhomë të veçantë për krijimin e një arkivi, pasi të gjitha letrat ruhen në kompjuterë, serverë ose media të ndryshme elektronike. Por megjithatë, çdo kompani duhet të paguajë ruajtjen e duhur të dokumentacionit në mënyrë që të mos aksesohet nga persona apo organizata të paautorizuara.

Gjatë ruajtjes së dokumenteve elektronike, merren parasysh rregullat e mëposhtme:

• përpilohet domosdoshmërisht një nomenklaturë e rasteve për të gjithë kompaninë, dhe pamja dhe përmbajtja e saj varen nga fusha e veprimtarisë në të cilën kompania operon;
• Po kryhet ekzaminimi i vlerës së dokumenteve;
• çdo dokumentacion shënohet me përdorimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve;
• të gjitha dokumentet duhet të arkivohen.

Kur merren parasysh këto rregulla, nuk do të jetë e vështirë të ruhet saktë dokumentacioni në formë elektronike.

Përfundim

Ka shumë përfitime të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Përmirësimi i cilësisë së punës së kompanisë është pasojë e zbatimit të saj. Për ta bërë këtë, është e rëndësishme të merrni një vendim të duhur për menaxhimin e ndërmarrjes, të zgjidhni një qendër certifikimi dhe të lëshoni një EDS. Në kompjuterë është instaluar softuer special dhe bëhen ndryshimet e nevojshme në aktet rregullatore lokale të kompanisë.

Me ndihmën e dokumentacionit elektronik, thjeshtohet shumëfunksionimin e kompanisë, si dhe lehtësinë e bashkëpunimit me firmat e tjera dhe organizatat qeveritare.