Kushtet dhe periudha e ruajtjes së dokumenteve parësore në kontabilitet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Siç tregon praktika, pothuajse në çdo ndërmarrje moderne vendase, sasia më e madhe e dokumentacionit gjenerohet nga kontabiliteti. Sigurisht, kjo është e kuptueshme: është në këtë departament që ata punojnë me para, dhe çdo operacion i tillë duhet të fiksohet zyrtarisht në letër. Për më tepër, termi për ruajtjen e dokumenteve parësore në një organizatë është përcaktuar ligjërisht, që do të thotë se nuk do të funksionojë ashtu si të heqësh qafe "copa letre", do të duhet t'i ruash ato për të paktën disa vjet dhe vetëm atëherë shkatërrojnë ato. Nga rruga, procesi i heqjes së letrës së mbeturinave nuk është gjithashtu i lehtë, ai ka një numër karakteristikash specifike. Rreth gjithë kësaj - më tej.

Dokumente, dokumente…

Nëse jepni statistika për sasinë e dokumentacionit të prodhuar, rezulton se pothuajse në të gjitha ndërmarrjet moderne vendase, kontabiliteti është burimi i 80-90% të dokumenteve në letër. Ata nuk duhet vetëm të mbahen. Kufizimet përcaktojnë jo vetëm se cila është periudha minimale e saktë e ruajtjes për dokumentet e kontabilitetit parësor (zakonisht ndryshon ngapesë vjet deri në një dekadë), por edhe kushtet në të cilat duhet të jenë këto objekte. Në të njëjtën kohë, duhet mbajtur mend se ekziston një ndarje në dokumentacion për ruajtje të përkohshme dhe të përhershme.

Megjithatë, siç tregon praktika, jo menaxherët e çdo kompanie janë të interesuar të kuptojnë ndërlikimet e kushteve të ruajtjes së dokumenteve parësore. Për të shpëtuar veten nga një dhimbje koke, mund të përdorni shërbimet e kompanive të specializuara arkivore. Në një kompani të tillë, ata e dinë saktësisht se çfarë lloj dokumentesh për sa kohë duhet të ruhen, në çfarë kushtesh, në çfarë rregullash. Për më tepër, një organizatë e tillë ka kapacitetin teknik për të shkatërruar dokumentet që i janë besuar ruajtjes kur skadojnë afatet. Është me të vërtetë i përshtatshëm, por kushton para. Nëse dëshironi të kurseni para, atëherë do t'ju duhet të ndani një dhomë të veçantë për arkivin dhe të kuptoni se cila është periudha ligjore për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit parësor në një organizatë.

Dua - nuk dua

Problemi, meqë ra fjala, nuk lind nga e para. Ligjet aktuale përcaktojnë kushtet e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor, dhe brenda çdo ndërmarrje ato duhet të respektohen. Nga legjislacioni rezulton se çdo subjekti juridik operativ i është besuar detyrimi për ruajtjen e dokumentacionit. Kjo do të thotë që forma e aktivitetit nuk ka rëndësi - nëse është një sipërmarrës privat që bën biznes i vetëm, apo një shqetësim i madh, ju duhet të kujdeseni ende për ruajtjen e pasqyrave financiare dhe dokumentacioneve të tjera. Është e rëndësishme të studiohet ligji përafate të përcaktuara për ruajtjen e dokumenteve primare elektronike, letre, në mënyrë që në rast konflikti me kontraktorin ose gjatë verifikimit nga autoriteti kontrollues, të mos jeni në një pozicion të pakëndshëm. Gjithashtu, mosrespektimi i intervaleve kohore ligjore mund të provokojë një gjobë të konsiderueshme gjatë inspektimit. Legjislacioni aktual përmban rregullore që rregullojnë periudhën minimale të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor. Është e rëndësishme që biznesi të jetë i sigurt dhe të bërit biznes në vendin tonë dallohet nga ligjshmëria dhe respektimi i rregullave të vendosura.

Ligji federal i 125-të, i miratuar në tetor 2004, tregon për periudhën e ruajtjes së dokumenteve parësore elektronike, dokumenteve në letër. Në bazë të emrit, i dedikohet arkivave dhe sjelljes korrekte të biznesit. Është në këtë dokument zyrtar që merren parasysh tiparet e ruajtjes së letrave zyrtare të prodhuara nga departamenti i kontabilitetit. Këtu mund të gjeni të dy veçoritë që ju lejojnë të dalloni midis dokumentacionit të ruajtjes së përkohshme dhe të përhershme, si dhe termat specifike për një lloj letre të veçantë.

Vlen për kë?

Detyrimet për të respektuar periudhat minimale të ruajtjes për dokumentet parësore janë caktuar për:

• qeveria lokale;
• agjencitë qeveritare;
• sipërmarrësit;
• ndërmarrje;
• persona që bëjnë biznes.

Ligji do të duhet të respektohet në lidhje me dokumentacionin arkivor, përfshirë ato që kanë të bëjnë me personelin. I tërëperiudha kohore e përcaktuar në shkresat e ligjit duhet të jetë në një vend të sigurt. Përveç ligjeve federale, specifikat e kushteve të ruajtjes së dokumenteve parësore dhe regjistrave të kontabilitetit preken në një numër dokumentesh rregullatore që janë në fuqi si në territorin e vendit në tërësi, ashtu edhe në secilin rajon individual. Megjithatë, dokumenti më i rëndësishëm është ligji i 125-të i përmendur më sipër, i cili ofron një listë të plotë të dokumentacionit që rregullon kohëzgjatjen e ruajtjes së letrave kontabël.

Ligji numër 129

Në vitin 1996, u nxor një ligj federal mbi veçoritë e kontabilitetit. Ai thotë se kontabiliteti mund të gjenerojë dokumentacionin e tij në letër, si dhe duke përdorur mjete të ndryshme makinerish. Në të njëjtën kohë, kompania duhet të bëjë vetë kopje të dokumentacionit në letër, në mënyrë që të gjithë pjesëmarrësit në operacione të kenë akses në të dhënat rreth tyre. Nëse autoriteti rregullator kërkon akses në dokumentacion, përfaqësuesit e kompanisë duhet ta ofrojnë atë. Si prokurorët ashtu edhe përfaqësuesit e gjykatës kanë të drejtë ta bëjnë këtë.

Krijimi, ruajtja në përputhje me periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor, sigurimi sipas kërkesës duhet të jetë në përputhje me format e përcaktuara në aktet rregullatore. Dokumentet duhet t'i dërgohen personit kërkues në formë letre. Nëse kjo lejohet nga aftësitë e makinerive të përdorura në punë, nëse të gjithë pjesëmarrësit bien dakord, raportimi mund të dërgohet në formë elektronike. Gjithashtu lejohet nga ligjet tona në fuqivendet.

Mbaj rregullat

Ligji federal 129 përmban një përmendje të detyrimit për të respektuar kushtet e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor. Në veçanti, neni 17 përmend se çdo person juridik duhet ta mbajë këtë dokumentacion pa dështuar, duke përfshirë regjistrat dhe raportet. Kohëzgjatja e intervalit kohor përcaktohet nga rregullat që rregullojnë arkivimin në nivel shtetëror. Kohëzgjatja e kësaj periudhe nuk mund të jetë më pak se 5 vjet.

Për dokumentacionin që rregullon politikën e kontabilitetit dhe disa kategori të tjera (programet e përdorura në makineritë që përpunojnë informacionin, plani kontabël i punës) vendoset një periudhë e veçantë e ruajtjes së dokumenteve parësore. Sigurisht, kohëzgjatja këtu është gjithashtu pesë vjet (në disa raste kjo periudhë mund të vendoset më e gjatë), por periudha fillon të llogaritet nga momenti kur ky dokument është përdorur për herë të fundit në ndërmarrje. Drejtuesi i personit juridik është personi i cili, sipas ligjit, është përgjegjës për ruajtjen e të gjithë dokumentacionit të kërkuar në përputhje me intervalet kohore. Kjo do të thotë se çdo shef i arsimuar dhe i përgjegjshëm duhet të dijë periudhën e ruajtjes së dokumenteve parësore në departamentin e kontabilitetit nëse dëshiron të mbajë situatën në kompani nën kontrollin e tij.

Siç tregon praktika, shumë organizata kryejnë rregullisht një inventar të dokumentacionit zyrtar dhe rregulloret lokale vendosin persona përgjegjës për ruajtjen e dokumenteve, me të cilët autoritetet e inspektimit në fakt ndërveprojnë kur monitorojnë pajtueshmërinërregullat e arkivimit.

Krijimi dhe ruajtja: të gjitha sipas rregullave

Bazuar në legjislacionin aktual, kontabilistët mund të gjenerojnë si dokumentacion parësor ashtu edhe dokumentacion përmbledhës jo vetëm në letër, por edhe në formë elektronike; në të njëjtën kohë, detyrimet për krijimin e kopjeve në letër i ngarkohen personit juridik dhe me kërkesë të të interesuarit, organit inspektues, shoqëria është e detyruar të dërgojë dokumentet në letër në adresë sa më shpejt të jetë e mundur. Përpilimi dhe ruajtja duhet të kryhet në formën e përcaktuar nga aktet rregullatore aktuale.

Për periudhën e ruajtjes së dokumenteve parësore në departamentin e kontabilitetit, rendi i këtij procesi, tregon listën e dokumentacionit që merr parasysh letrat tipike të menaxhimit që formohen gjatë punës së çdo ndërmarrje. Ato u krijuan në vitin 2010 në një dokument të miratuar nga Ministria e Financave dhe Arkivi Federal. Përveç kësaj, është e nevojshme të merren parasysh kërkesat e Kodit Tatimor, i cili rregullon që çdo qytetar i vendit tonë është përgjegjës për mbajtjen e regjistrave kontabël për katër vjet. Kjo vlen për dokumentet që kanë të bëjnë me kontabilitetin për shpenzimet, të ardhurat dhe gjithashtu konfirmojnë pagesën e taksave.

Ji i zgjuar për gjërat

Organizimi korrekt i procesit në përputhje me kushtet e ruajtjes së dokumenteve parësore të kontabilitetit përfshin një qasje profesionale, përfshirjen e personelit përgjegjës për dokumentacionin kontabël, përpunimin e informacionit arkivor për organizimin e vetë procesit të punës. Aktualisht nuk ka pothuajse asnjë vendtrajnim i specializuar në arkivim, kështu që shpesh është e vështirë të gjesh një specialist me të vërtetë me cilësi të lartë. Nga ana tjetër, legjislacioni progresiv kërkon që të respektohen periudhat e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit parësor, përndryshe mund të përballeni me gjoba kategorikisht të pakëndshme. Opsioni më i mirë për një rrjedhë mjaftueshëm voluminoze të dokumenteve është krijimi i një departamenti përgjegjës për ruajtjen arkivore në stafin e kompanisë dhe sigurimi i trajnimit të rregullt të personelit përgjegjës për dokumentacionin me burime të brendshme. Kjo do të mbajë nën kontroll risitë e vendosura në ligj dhe do të jetë në përputhje me të gjitha kërkesat.

Një opsion alternativ që ju lejon gjithashtu të merrni parasysh periudhën e ruajtjes së dokumenteve parësore dhe ta respektoni atë në aktivitetet tuaja të punës është bashkëpunimi me një ndërmjetës që merr përsipër detyrimet për të ruajtur letrat e klientit. Sidoqoftë, zgjedhja e një firme arkivore për veten tuaj nuk është gjithashtu një detyrë e lehtë. Është e nevojshme të analizohen me kujdes të gjitha opsionet e disponueshme në mënyrë që t'i jepet përparësi një kompanie të besueshme dhe të mos shqetësoheni se ajo mund të mbyllet dhe ndërtesa të digjet.

Veçoritë e ruajtjes së disa llojeve të dokumentacionit

Siç del nga legjislacioni aktual, dokumentacioni parësor, si dhe regjistrat, raportimet dhe bilancet, duhet të transferohen në arkiv. Të gjitha këto kategori të dokumentacionit zyrtar deri sa të dërgohen në arkiv duhet të mbahen në ambientet e kontabilitetit, ndërsa personi juridikështë i detyruar të sigurojë të gjitha kushtet për sigurinë e letrave: dollapët duhet të mbyllen, zjarri dhe siguria të tjera duhet të respektohen. Brenda ndërmarrjes, me një dokument të posaçëm caktohet një person përgjegjës për sigurinë e dokumentacionit.

Nëse kompania përdor formularë të rreptë raportimi, me ligj këto dokumente duhet të mbahen në një kasafortë ose një dollap të veçantë, një dhomë që është e mbyllur dhe garanton sigurinë e dokumentacionit. Dokumentacioni parësor i periudhës aktuale kohore, i përpunuar manualisht, duhet të mblidhet në mënyrë kronologjike në regjistra, të cilët më pas dërgohen në arkiv për ruajtje të përhershme.

Çfarë tjetër duhet të keni kujdes?

Kur ruani deklaratat bankare, urdhrat e parave të gatshme dhe raportet paraprake, i gjithë dokumentacioni duhet të mbahet në mënyrë kronologjike dhe të lidhur për ruajtje sistematike të përbashkët. Disa kategori të veçanta dokumentesh (raportet e turneve, urdhrat e punës) mund të ruhen pa lidhje, por të depozitohen në dosje në mënyrë që asgjë të mos humbasë ose të përdoret për qëllime të pandershme.

Siguria e dokumentacionit, si dhe dërgimi i tij në kohë në arkiv, është kryesisht përgjegjësi e llogaritarit kryesor, megjithëse, nëse është e nevojshme, rregulloret lokale mund të përmbajnë delegim të autoritetit te një person tjetër. Lëshimi i dokumentacionit parësor, raportimit, bilanceve është i mundur vetëm në disa raste nëse ka një urdhër zyrtar nga llogaritari kryesor. Në përgjithësi, divizionet strukturore nuk kanë akses në dokumentet e kontabilitetit. Sekuestrimi i dokumentacionit është i mundurvetëm nëse ka një kërkesë të specializuar nga agjencitë hetimore, gjykata ose autoritete të tjera që kanë kompetencat e duhura sipas ligjit. Në këtë rast, është e nevojshme të sigurohet një vendim zyrtar i hartuar në përputhje me ligjin. Kur tërhiqeni, është e nevojshme të hartoni një protokoll, një nga kopjet e të cilit i transferohet përfaqësuesit të organizatës kundër nënshkrimit.

Periudha e ruajtjes për dokumentet parësore tregohet në tabelën më poshtë.

Veçoritë e rrjedhës së punës

Termi "rrjedhje e dokumenteve" zbatohet për një sërë faktorësh që lidhen me lëvizjen e dokumentacionit që nga momenti i krijimit të letrës deri në transferimin e tij në biznesin arkivor. Zhvillimi i një orari është përgjegjësi e llogaritarit kryesor, megjithëse në disa ndërmarrje ai i delegohet një specialisti të menaxhimit të dokumenteve. Sidoqoftë, siç tregon praktika, më e sakta është përfshirja e një orari të tillë në politikën e kontabilitetit të organizatës, i cili më pas miratohet me një urdhër të lëshuar posaçërisht të nënshkruar nga zyrtari kryesor i kompanisë.

Me ndihmën e orarit, mund të harmonizoni proceset organizative dhe të thjeshtoni detyrën e planifikimit në ndërmarrje. Orari i rrjedhës së punës për dokumentacionin parësor është një listë e interpretuesve, intervalet kohore brenda të cilave letrat duhet të dërgohen në departamentin e kontabilitetit dhe afati kohor për të cilin kontabilistët i përpunojnë ato. Sigurohuni që të përshkruani periudhat e raportimit, duke përfshirë bilancet. Shpesh, politika kontabël përmban rregullimin e periudhave të ruajtjes së dokumenteve parësore, dhe këtë periudhë osebarazohet me atë të përcaktuar me ligj, ose vendoset më lart nëse kërkohet nga specifikat e veprimtarisë së shoqërisë. Me paraqitjen e raportimit për vitin, dokumentacioni përgatitet në mënyrën e përcaktuar dhe transferohet në ruajtje arkivore. Në të njëjtën kohë, merret parasysh se në të ardhmen mund të jetë e nevojshme të nxirren të dhëna të dobishme nga vëllimi i transferuar për ruajtje. Për këtë, është zakon që rastet të ndahen në dosje, ndërsa grupimi shpjegohet nga përmbajtja. Sigurohuni që t'i caktoni një titull përkatës çdo dosjeje.

Veçoritë e ruajtjes së kasës

I gjithë dokumentacioni i krijuar gjatë aktiviteteve të ndërmarrjes, siç u përmend më lart, ndahet në ato të destinuara për ruajtje të përkohshme dhe të përhershme. Gjatë transferimit të letrave në arkiv, është e nevojshme të dorëzoni secilën nga këto kategori veç e veç, pa përzier letrat zyrtare në të njëjtat dosje. Në këtë rast, kopjet duhet të mbahen veçmas nga origjinalet. Gjithashtu, në dosje të veçanta, do të duhet të renditni dokumentacionin që tregon raportimin, planet për vitin dhe për tremujorët, për muaj. Një skedar duhet të përmbajë një pjesë të dokumentacionit.

Për të grupuar një rast, mund të përdorni dokumente të krijuara në një periudhë (tremujor, vit, muaj). Përjashtim bëjnë të ashtuquajturat kategori kalimtare - për shembull, dosjet personale, mbyllja e të cilave nuk është në kohë që të përkojë me vitin kalendarik. Nëse skedari përmban dokumentacion të krijuar gjatë disa muajve, është e nevojshme të ndahet çdo muaj nga të tjerët me një fletë të posaçme, duke fiksuar mbi të cilën periudhë dokumenton blloku pas tij. Në këtë rast, lejohet të grupohen deri në 250 fletë në një rast. Trashësia e dosjes mund të jetë 4 cm ose më pak.

Çfarë tjetër duhet të keni kujdes?

Siç shihet nga rregullat e arkivimit, nëse dokumentacioni ka shtojca, ato (pavarësisht se kur janë përpiluar saktësisht) duhet t'i bashkëngjiten dokumentacionit që shoqërojnë. Në përgjithësi, sekuenca për arkivin e dokumentacionit të kontabilitetit është shumë e rëndësishme, prandaj duhet respektuar rreptësisht. Si rregull, në fillim postohen deklaratat, pastaj shënimet shpjeguese, pas së cilës bilanci, i plotësuar nga dokumentet e bashkangjitura.

Kur organizoni ruajtjen e llogarive personale të punonjësve të kompanisë, është e nevojshme të ndani një rast të veçantë për këtë, në të cilin dokumentacioni është paraqitur sipas vitit me kronologji strikte. Korrespondenca vjetore formohet në dosje që tregojnë vitin kalendarik dhe gjithashtu sistemohet në përputhje me datat. Çdo kërkesë duhet të pasohet nga një përgjigje.

Disa veçori

Periudhat e ruajtjes të përcaktuara në Kodin Tatimor mund të ndryshojnë nga ato të përcaktuara në ligjet që rregullojnë aktivitetet e kontabilitetit. Kur vëzhgoni një mospërputhje të tillë, rekomandohet, para së gjithash, të vëzhgoni një periudhë më të gjatë kohore - kjo do të lejojë, nëse është e nevojshme, t'i referoheni dokumentacionit, ta përdorni atë, edhe nëse, sipas një prej rregullave aktuale, afati tashmë ka skaduar. Përveç kësaj, inspektorët nuk do të kenë asgjë për t'u ankuar. Është gjithashtu e nevojshme të mbani mend një listë të veçantë të botuar në vitin 2000 që tregon kohëzgjatjen e ruajtjesdisa grupe të veçanta dokumentacioni. Kjo listë përditësohet dhe plotësohet rregullisht, kështu që llogaritari kryesor i ndërmarrjes dhe departamenti përgjegjës për menaxhimin e dokumenteve duhet të ndjekin informacionin e përditësuar.

Nëse kushtet e ruajtjes janë shkelur, përgjegjësia për këtë i takon drejtuesit të kompanisë, pavarësisht se çështja e sigurisë është kryesisht përgjegjësi e llogaritarit kryesor. Nëse shkelet urdhri, kohëzgjatja e ruajtjes, kompania gjobitet. Për një zyrtar, dënimi zakonisht varion nga dy deri në tre mijë rubla. Por nëse dokumentacioni parësor nuk mbahet fare, ata mund të dënohen me gjobë prej pesë mijë rubla ose më shumë.