Organizimi i një sistemi të kontrollit të brendshëm në një organizatë: krijimi, qëllimi, kërkesat dhe analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Pronari i çdo objekti ekonomik kujdeset gjithmonë për cilësinë e organizimit të veprimtarisë së tij ekonomike. Çdo ndërmarrje fitimprurëse mbart një fitim të mundshëm për pronarin e saj. Cili sipërmarrës kompetent nuk do të interesohej për kushtet e funksionimit të pasardhësve të tij, duke i sjellë atij të ardhura kaq serioze? Ndoshta, duhet të jesh budalla për të lënë gjithçka të marrë rrjedhën e vet dhe të supozosh se do të jetë gjithmonë kështu, që puna në organizatë do të vazhdojë siç është planifikuar dhe do të sjellë të njëjtat rezultate pozitive financiare përgjithmonë, pa u thelluar dhe pa u ndërhyrë. procesin e punës së vartësve tuaj. Pikërisht sepse çdo biznesmen në mendjen e tij të shëndoshë dhe me një qëndrim objektiv ndaj drejtimit të kompanisë së tij ka frikë të humbasë fitimet e tij dhe një ditë të bëheti falimentuar, ai prezanton një sistem të kontrollit të brendshëm të organizatës. Cfare eshte? Çfarë jep ky sistem? Si organizohet? Dhe cilat janë qëllimet? Gjërat e para së pari.

Cili është sistemi i kontrollit të brendshëm në një organizatë

Një mostër e çdo subjekti biznesi shembullor është një ndërmarrje që ushtron pandërprerë veprimtarinë e saj ekonomike dhe përmbush kushtin kryesor për ekzistencën e saj - fiton, duke e rritur rregullisht atë. Pronari i kompanisë i drejton gjithmonë të gjitha përpjekjet dhe investimet vetëm për atë që e bën organizatën e tij edhe më të fortë dhe më të fuqishme, duke zgjeruar burimet e kthimit në formën e të ardhurave. Sigurisht, çdo pronar dëshiron që kompania e tij të funksionojë pa probleme. Dhe ai e kupton që për këtë ju duhet të ndërmerrni veprimet e duhura. Këtu lind nevoja globale për organizimin e sistemit të kontrollit të brendshëm të organizatës. Këtu shihet qartë nevoja për të formuar brenda ndërmarrjes një aparat të tillë për monitorimin dhe identifikimin e mangësive në procesin e menaxhimit, i cili do t'i sinjalizojë pronarit për çdo shkelje dhe mospërputhje. Çfarë duhet të jetë një pajisje e tillë?

Sistemi i kontrollit të brendshëm në menaxhimin e një organizate është një grup metodash për gjurmimin, monitorimin, kontrollin, vlerësimin dhe analizimin e të gjitha procedurave dhe proceseve të biznesit që ndodhin në ndërmarrje, të cilat lidhen drejtpërdrejt me rezultatet e veprimtarinë ekonomike të shoqërisë në tërësi. Me fjalë të tjera, këta janë punonjës të veçantë, metoda specifikekërkimi, një listë e pajisjeve analitike dhe teknologjive të lidhura, të cilat së bashku japin efektin kontrollues që një pronar biznesi dëshiron të pajiset. Ai ka nevojë për një kontroll të tillë për të mbrojtur veten nga vartësit e pandershëm ose kryerja me cilësi të dobët të detyrave të tyre, gjë që në fund mund të ndikojë në rezultatin financiar të ndërmarrjes në tërësi. Por si organizohet ky proces?

Organizimi i një sistemi të kontrollit të brendshëm në një kompani është formimi i një terreni kaq të favorshëm për funksionimin e autoriteteve rregullatore në lidhje me aksesin e tyre në pajisjet teknike dhe të gjithë informacionin e nevojshëm të një subjekti biznesi që mund të sigurojë -Kontroll i cilësisë në monitorimin e punës së punëtorëve dhe detyrave të tyre të drejtpërdrejta në përputhje me përshkrimet e tyre të punës. E thënë thjesht, krijimi i një aparati kontrolli në një ndërmarrje përfshin kryerjen nga auditorët specialistë të kontrolleve në të gjitha fushat funksionale të kompanisë.

Gola

Një biznesmen kompetent nuk bën kurrë asgjë pa qëllim, prandaj, ai mendon për çdo detaj të veprimit, inovacionit, urdhrit ose urdhërit të dhënë nëpërmjet drejtorit dhe e zbaton atë në aktivitetet e biznesit të ndërmarrjes së tij për të arritur një rezultat specifik. Prandaj, është e njëjta gjë me aparatin e kontrollit. Ekzistojnë katër objektiva kryesore të sistemit të kontrollit të brendshëm në organizatë, të cilat drejtojnë çdo pronar në mënyrë që të shmangetshfaqen probleme:

1. Kontrollimi i efektivitetit të aktivitetit ekonomik. Ai nënkupton nevojën për të monitoruar dhe monitoruar transaksionet ekonomike të kryera në ndërmarrje për të identifikuar devijimet e mundshme dhe për t'i shtypur ato.
2. Siguria e informacionit. Ai përfshin organizimin e funksionimit transparent të departamentit të kontabilitetit në ofrimin e raportimit të besueshëm, objektiv, të plotë dhe në kohë për menaxhmentin dhe autoritetet më të larta.
3. Shtypja e vjedhjeve dhe veprimeve të paligjshme të punonjësve. Kjo i referohet kontrollit më të fortë mbi incidentet e mundshme të pastrimit të parave dhe mashtrimeve nga punonjësit brenda ndërmarrjes.
4. Pajtueshmëria me rregulloret. Çdo njësi shtetërore në aparatin e personelit duhet të ndjekë rreptësisht orarin e brendshëm rregullator të punës.

Duke u përpjekur të mbrojë veten dhe frytet e funksionimit të kompanisë së tij në formën e të ardhurave, pronari i saj i vendos vetes qëllime specifike. Këto qëllime arrihen me sukses falë organizimit efektiv të sistemit të kontrollit të brendshëm në organizatë.

Struktura

Mekanizmi i kontrollit në çdo ndërmarrje kryhet nëpërmjet vartësisë hierarkike të organeve kontrolluese. Në çdo vend ka organe përgjegjëse për kryerjen e aktiviteteve të monitorimit dhe verifikimit. Si duket një shembull i një sistemi të kontrollit të brendshëm në një organizatë për sa i përket vartësisë strukturore dhe hierarkike?

SigurishtShumë varet nga forma e qeverisjes në ndërmarrje. Me një firmë të vogël dhe një staf prej tre-katër veta, gjithçka është e qartë, nuk ka asgjë të veçantë për të kontrolluar, këtë e bën mbikëqyrësi i menjëhershëm. Por në ndërmarrjet e mëdha, gjithçka është ndryshe: sa më e madhe të jetë kompania, aq më shumë masa relevante të kontrollit të brendshëm duhet të shpërndahen në departamentet e saj strukturore. Për shembull, organizimi i kontrollit të brendshëm në sistemet e korporatave kryhet në kontekstin e disa blloqeve strukturore:

• Blloku i parë është bordi i drejtorëve, aparati administrativ kryesor dhe i palëkundur, i cili menaxhohet dhe kontrollohet nga qendra.
• Blloku i dytë përfshin degëzimin e kontrollit nga bordi i drejtorëve në dy organe kryesore në formën e aparatit drejtues dhe komitetit të auditimit.
• Blloku i tretë - parashikon ndarjen e kontrollit nga aparati i menaxhimit tek drejtuesit e të gjitha departamenteve që ekzistojnë në kompani, të cilët, nga ana tjetër, kontrollojnë aktivitetet e drejtpërdrejta të vartësve të tyre në secilin departament.
• Blloku i katërt - përfshin shpërndarjen e përgjegjësive kontrolluese të komitetit të auditimit në njësinë e menaxhimit të rrezikut dhe njësinë e kontrollit të brendshëm.

Bazuar në strukturimin bllok të organeve të kontrollit në kompani, mund të konkludojmë se ekzistojnë dy drejtime në format e qeverisjes së korporatave: këto janë organe të veçanta strukturore brenda ndërmarrjes dhe drejtues të departamenteve që monitorojnë vartësit e tyre. Shpesh kështu organizohet sistemi i brendshëmkontrolli në ndërmarrje.

Struktura e mbikëqyrjes së institucioneve financiare duket pak më ndryshe. Sistemi i kontrollit të brendshëm të një institucioni krediti parashikon gjashtë burime kryesore të shpërndarjes së masave përkatëse në nivele të caktuara të hierarkisë:

• organet drejtuese të një institucioni krediti;
• kreu dhe zëvendësit e tij;
• kryellogaritari dhe zëvendësi i tij;
• komisioni i rishikimit ose auditori u bashkua në një;
• njësi kontrolli speciale;
• ndarje të tjera strukturore të organeve të kontrollit të institucionit të kreditit.

Shikime

Klasifikimi i varieteteve të mbikëqyrjes së brendshme është mjaft i shumëanshëm për shkak të numrit të madh të karakteristikave të njësisë. Kështu, krijimi i sistemit të kontrollit të brendshëm të një organizate parashikon disa degë në fushat kryesore.

Sipas zbatimit:

• administrative;
• administrative;
• financiare;
• teknologjik;
• ligjore;
• kontabilitet.

Sipas formës së paraqitjes:

• aktual;
• kompjuter;
• dokumentar.

Përkohësisht:

• preliminare;
• aktuale;
• tjetër.

Sipas mbulimit:

• të plotë dhe të pjesshme;
• të ngurtë ose selektive;
• komplekse ose tematike.

Metodat

Përveç llojeve të renditura të mbikëqyrjes, procedurat e auditimit të kryera në ndërmarrje mund të manifestohen në zbatimin e qasjeve të ndryshme metodologjike të verifikimit. Prandaj, organizimi i një sistemi të kontrollit të brendshëm në një ndërmarrje përfshin përdorimin e një grupi prej tre fushash kryesore metodologjike.

Metodat e përgjithshme:

• Audit - përfshin kontrollin e kontabilitetit dhe raportimit financiar.
• Monitorimi - përfshin studimin e korrektësisë së procedurave të kryera në fusha specifike në departamente të veçanta të ndërmarrjes.
• Rishikim - kryhet nëpërmjet manipulimeve të verifikimit me dokumentacionin.
• Analizë - llogarit treguesit specifikë ekonomikë dhe i krahason me vlerat e normës.
• Çek tematik - kryhet në temën e diçkaje specifike, për shembull, kontrollimi i arkës dhe parave.
• Hetimi zyrtar - ndodh kur zbulohet një mospërputhje me rregulloret ose një shkelje e një personi materialisht përgjegjës.

Kontrollet dokumentare:

• Vlerësimi ligjor - i referohet drejtpërdrejt kompetencave të departamentit juridik në ndërmarrje me aktivitete verifikuese në lidhje me kontratat dhe dokumentacionin tjetër.
• Kontrolli logjik - kryhet për të kontrolluar përfitimin e operacioneve të vazhdueshme të biznesit, të pasqyruar në dokumentet përkatëse.
• Verifikimi aritmetik - manifestohet në një llogaritje të gabuar specifike dhe krahasim të treguesve në dokumente me ato realetë dhëna.
• Kontrolli kundër - përfshin ngritjen e parësisë për një periudhë të caktuar dhe analizën e saj: kjo përfshin faturat, faturat tatimore, rregullimet e faturave tatimore dhe më shumë.
• Verifikimi formal - siguron kontroll mbi disponueshmërinë e dokumenteve të detyrueshme mbi bazën e të cilave janë kryer disa operacione.
• Kontrolli krahasues - zbulon pasaktësitë dhe mospërputhjet në të dhënat dixhitale, përmbledhëse, ekuivalente.

Teknikat e kontrollit aktual:

• Inventari - parashikon verifikimin nga sistemi i kontrollit të brendshëm të kontabilitetit në organizimin e pranisë dhe rillogaritjes së pasurive të tilla si aktive fikse, aktive të prekshme dhe jo-materiale, para në dorë, financa jo-monetare në llogaritë bankare, etj.
• Ekspertiza - kryhet duke tërhequr një ekspert ose një specialist stafi në një çështje specifike të një fokusi të caktuar.
• Vëzhgimi vizual - përfshin monitorimin e punonjësit dhe aktivitetit të tij të punës nga jashtë. Për shembull, kjo është mënyra se si një kontabilist i lartë mund të vëzhgojë kryerjen e detyrave të tij nga një kontabilist i zakonshëm.
• Matje kontrolli - karakterizohet nga një vendim i papritur për të kontrolluar riprodhimin sasior ose cilësor të një operacioni të caktuar në ndërmarrje për ta krahasuar atë me normën.
• Analiza e informacionit të menaxhimit - paracakton studimin e urdhrave, urdhrave, dekreteve të natyrës së brendshme dhe verifikimin e rezultateve të zbatimit të tyre.

Funksionet

Organizimi i një sistemi të brendshëm mbikëqyrës në një organizatë të çdo forme pronësie parashikon kryerjen e funksioneve specifike nga organet përkatëse. Në fund të fundit, çdo operacion kontrollues përfshin arritjen e një rezultati të caktuar. Rezultati global duhet të jetë funksionimi i pandërprerë i ndërmarrjes me të ardhura të rregullta dhe të qëndrueshme. Dhe duket e mundur të arrihet vetëm kur kryen një sërë funksionesh strategjike. Këtu janë disa prej tyre:

• Monitorimi i aktiviteteve të biznesit të kompanisë dhe mjedisit të saj të jashtëm - përfshin ndjekjen e tendencave të tregut, ndryshimet në nevojat e kërkesës, si dhe lehtësitë konkurruese dhe politikat e tyre.
• Zhvillimi i drejtimeve strategjike të aktiviteteve të kompanisë - parashikon arritjen e qëllimit kryesor të kompanisë nëpërmjet hapave taktikë në aktivitetet operative dhe ekonomike.
• Krijimi i një sistemi të vlerësimit dhe menaxhimit të rrezikut - autoritetet rregullatore të çdo ndërmarrje duhet të kenë një ide se cilët faktorë negativë e kërcënojnë atë brenda aktiviteteve të saj.
• Vlerësimi i projekteve të investimeve dhe investimeve kapitale - kontrolli i brendshëm duhet të kryejë punë për të vlerësuar produktivitetin, racionalitetin dhe përfitimin e projekteve të investuara prej tij.

Duke kaluar nga e përgjithshme në të veçantë, ne mund të veçojmë funksionet aktuale të sistemit të kontrollit të brendshëm të kontabilitetit në organizatë si të dhëna themelore informacioni për kryerjen e brendshme me cilësi të lartëinspektimet e fabrikës:

• studim i sistemeve aktuale të kontabilitetit;
• vlerësimi i produktivitetit dhe përfitimit të këtyre sistemeve;
• analiza financiare dhe kontrolli kontabël;
• monitorimi i metodave të kontrollit;
• përputhshmëri globale;
• përputhja me rregulloret e brendshme nga punonjësit;
• vlerësim i nivelit të besueshmërisë së të dhënave të informacionit të dhënë;
• këshillim në kontabilitet, taksa, çështje ligjore;
• pjesëmarrje në automatizimin e drejtpërdrejtë të kontabilitetit, menaxhimit dhe kontabilitetit tatimor;
• Kontrollimi i zbatimit të treguesve të planifikuar.

Hapat

Ashtu si çdo procedurë tjetër ekonomike ose procedurale, zbatimi i masave të kontrollit parashikon një sekuencë me faza të kryerjes së detyrave specifike. Këtu janë fazat kryesore në organizimin e sistemit të kontrollit të brendshëm që karakterizohet nga ky lloj procesioni:

1. Po fillon verifikimin. Çdo veprim kontrolli kryhet ose me urdhër të menaxhmentit të kompanisë, ose si një ngjarje e planifikuar. Kontrolli kryhet në bazë të urdhrit të drejtorit ose në planin e planifikuar të procedurave kontrolluese.
2. Kontrolli i planifikimit. Çdo inspektimi paraprihet nga identifikimi i disa mospërputhjeve në funksionalitetin e ndërmarrjes ose dëshira e drejtuesve për të vlerësuar gjendjen e punëve brenda stafit dhe punën që ata kryejnë. Prandaj, përpara procedurave të kontrollit të drejtpërdrejtëpo kryhet një studim i planifikuar i zonës që do të kontrollohet dhe zhvillimi i drejtimeve taktike në riprodhimin e ngjarjeve të ardhshme.
3. Verifikimi i drejtpërdrejtë. Në një vend të caktuar për një periudhë të caktuar kohore, merren për shqyrtim dokumente të caktuara dhe analizohen transaksionet e biznesit në lidhje me proceset e lidhura me aktivitetin ekonomik në ndërmarrje.
4. Përgatitja e rezultateve të testit. Bazuar në rezultatet e të gjitha operacioneve të verifikimit, rezultatet e kontrollit i nënshtrohen dokumentacionit të detyrueshëm për t'i dhënë treguesit përfundimtarë drejtuesve të kompanisë.
5. Kryerja e punës përkatëse pas studimit të rezultateve të inspektimit. Gjatë kryerjes së operacioneve të kontrollit, zbulohen shkelje të kryera nga persona përgjegjës materialisht, zbulohen devijime nga normat, vërehen raste të qëndrimit neglizhues të disa punonjësve ndaj punës, duke sjellë, në një farë kuptimi, dëmtim të ekonomisë së ndërmarrjes. në tërësi. Prandaj, precedentë të tillë situativë japin një reagim nga aparati drejtues në formën e qortimit, heqjes së shpërblimeve ose shkarkimit të vartësve të pakujdesshëm. Përveç kësaj, është e detyrueshme të analizohen të dhënat e marra dhe të nxirren përfundime në lidhje me modernizimin e mundshëm të procesit të punës që kërkohet në këtë fazë, me qëllim rritjen e efikasitetit të kompanisë në tërësi.

Analizë

Analiza e sistemit të kontrollit të brendshëm në organizatë nuk ka rëndësi të vogël në ruajtjen e cilësisë dhe korrektësisë së auditimit të brendshëm nëndërmarrje. Pse është kaq i rëndësishëm në sistemin modern të biznesit? Sepse analiza dhe vlerësimi i sistemit të kontrollit të brendshëm të organizatës është shtysë për zhvillimin e rekomandimeve për përmirësimin e tij dhe modernizimin e procesit të biznesit në tërësi. Jo vetëm që verifikimi i operacioneve procedurale të aktiviteteve ekonomike të një sipërmarrjeje është i rëndësishëm në vetvete, por niveli i efektivitetit të zbatimit të tij mund të ndikojë në prosperitetin dhe funksionimin fitimprurës të kompanisë si të tillë.

Analiza e sistemit të kontrollit të brendshëm financiar të organizatës kryhet nga organet përkatëse të vartësisë së centralizuar të kompanisë në fushat e mëposhtme:

• analiza e proceseve kontrolluese si objekt i kërkimit analitik;
• anketë e potencialit të kualifikimit dhe profesionalizmit të punonjësve që kryejnë aktivitete kontrolli;
• konsiderimi i cilësisë së organizimit të punës së planifikuar të kryer nga auditorët në formën e përgatitjes për vetë procesin e auditimit;
• kontrollimi i planit të veprimit strategjik të përshkruar gjatë auditimit të brendshëm në nivel ndërmarrje;
• studim i disponueshmërisë së planeve për inspektime për të ardhmen, si dhe një analizë e rëndësisë së tyre dhe thellësisë së çështjeve të shqyrtuara nga aparati mbikëqyrës.

Vlerësimi

Koncepti i analizës është i lidhur pazgjidhshmërisht me konceptin e vlerësimit. Në një kuptim të gjerë, ky term përfshin vendosjen e vlerës absolute ose relative të objektit, subjektit, fenomenit të hetuar. Në aspektin ekonomikvlerësimi nëntekst i sistemit të kontrollit të brendshëm të organizatës nënkupton një krahasim me normën e kryer nga auditorët gjatë auditimit të veprimeve, si dhe shqyrtimin e cilësisë së masave të përpiluara prej tyre, që synojnë identifikimin e mospërputhjeve, pasaktësive, gabimeve. në rrjedhën e veprimtarive të biznesit. E thënë thjesht, ky është një test i cilësisë së punës së vetë inspektorëve.

Kombinimi i dy koncepteve të ndërlidhura - vlerësimi dhe analiza - paracakton nevojën për aktivitete shtesë pas auditimit. Në fund të fundit, bazuar në rezultatet e analizës së sistemit të kontrollit të brendshëm të kontabilitetit në organizatë, nevoja për të shtrënguar, për shembull, rregulloret e punës në lidhje me ekzekutimin dhe ruajtjen e rrjedhës së dokumenteve, ose vendimet merren në mënyrë më të plotë dhe më të shpeshtë. inventarët e aseteve fikse të ndërmarrjes, pasi në këtë pjesë të kontabilitetit shpesh ka mospërputhje me pikët e mëparshme, etj. Dhe kjo vlen jo vetëm në mënyrë specifike për departamentin e kontabilitetit të ndërmarrjes. Kjo do të thotë, me fjalë të tjera, vlerësimi i rezultateve të marra gjatë auditimit bën të mundur gjykimin e nevojës për të përmirësuar sistemin e kontrollit të brendshëm të organizatës ose, anasjelltas, për të nxjerrë përfundime në lidhje me funksionimin cilësor të saj në këtë fazë të veçantë. Duke vlerësuar treguesit përfundimtarë të fituar gjatë auditimit, mund të vlerësohet edhe puna e vetë organeve rregullatore, bazuar në thellësinë dhe përmbajtjen e raportit të tyre në përfundim të aktiviteteve të kontrollit.

Kërkesat

Me gjithë këtë, nuk duhet harruar se sistemi i kontrollit të brendshëm që përdoret nga organizataduhet të jetë në përputhje me standardet dhe rregulloret e vendosura. Për më tepër, kjo përputhshmëri duhet të kryhet si në nivel ndërmarrjeje ashtu edhe në aspektin e pajtueshmërisë me legjislacionin aktual. Shërbimi Federal i Taksave parashikon që të gjitha organizatat ekzistuese si subjekte biznesi të ndjekin urdhrin e datës 16 qershor 2017 "Për miratimin e kërkesave për organizimin e një sistemi të kontrollit të brendshëm". Ja cilat janë këto kërkesa:

• Krijimi i një aparati të tillë kontrollues në kompani, i cili do të sigurojë zhvillimin e rregullt dhe efikas të aktiviteteve të biznesit, arritjen e rezultateve pozitive financiare, sigurinë e aseteve dhe pronës së ndërmarrjes.
• Formimi i një mjedisi të përshtatur për kontroll me cilësi të lartë brenda kompanisë.
• Zhvillimi i një sistemi të menaxhimit të rrezikut.
• Aftësia për të kontrolluar faktet ekzistuese të evazionit fiskal, tarifat, primet e sigurimit.
• Zbulimi i informacionit të nevojshëm për rreziqet e mundshme dhe ofrimi i tij tek menaxhmenti në formën e duhur.
• Zbatimi i procedurave të kontrollit që synojnë minimizimin dhe reduktimin e rreziqeve.

Bazuar në kërkesat për organizimin e sistemit të kontrollit të brendshëm, mund të nxjerrim përfundime për një pjesë serioze të rëndësisë që i kushtohet veçanërisht rreziqeve - kërcënimeve të mundshme ekzistuese që janë një element integral i frikës së mundshme të sipërmarrësve.

Rreziqet

Modeli i kontrollit të brendshëm i bazuar në rrezik është një model që ju lejon të analizoni kërcënimetndërmarrjet për shkak të nevojës për të marrë informacion të besueshëm për aktivet dhe detyrimet e një subjekti të caktuar ekonomik. Orientimi i rrezikut në organizimin e sistemit të kontrollit të brendshëm nënkupton qëllimin e menaxhmentit të kompanisë për të marrë një shkallë të arsyeshme besimi se kompania do t'i arrijë qëllimet e saj në mënyrën më efektive. Dhe në këtë drejtim, qëllimi kryesor i kontrollit është të sigurojë identifikimin dhe analizën në kohë të rreziqeve të besueshmërisë së pasqyrave financiare, pajtueshmërinë e punonjësve me rregulloret dhe normat për rregullimin e procesit të punës së punës të parashikuar nga politika e kontabilitetit të ndërmarrjes, si dhe zbatimi i planeve financiare dhe ekonomike, shfrytëzimi efikas i burimeve, vërtetësia e informacionit financiar dhe menaxherial. Prandaj, mburoja kryesore për një subjekt biznesi në luftën kundër kërcënimeve dhe rreziqeve që e pengojnë atë të funksionojë në kushte normale është një kontroll i ndërtuar mirë dhe i organizuar siç duhet.