Veprimi korrigjues është Përkufizimi, veçoritë dhe parimet

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Mos nxitoni të mbyllni faqen kur shihni "veprimet korrigjuese" të mërzitshme të shoqëruara me shkronjat shumë trishtuese "QMS". Po, ne jemi dakord, për sa i përket shkallës së lodhjes në sytë e punonjësve të kompanive me një sistem të menaxhimit të cilësisë, vetëm mbrojtja e punës mund të argumentojë. Ndërkohë, SMC është sistemi më efektiv dhe më i testuar në kohë, me një histori të ndritur dhe mjete të zgjuara zbatimi. Një nga mjetet kryesore të sistemit është veprimi korrigjues.

Përkufizime dhe sqarime

Veprimi korrigjues është veprimi i ndërmarrë për të eliminuar shkaqet e një moskonformiteti. Në këtë rast, fjala kyçe është "arsye". Me fjalë të tjera, gjithçka duhet korrigjuar në mënyrë që mospërputhje të tilla të mos ndodhin më në të ardhmen.

Moskonformiteti është një shmangie nga kërkesat e vendosura. Vini re se në QMS nuk ka vend për fjalë të tilla si "gabim", dhe kjo është shumënë thelb. Shprehja "gabim" nënkupton praninë e fajtorit dhe, për rrjedhojë, dënimin e duhur.

Nuk ka asgjë të tillë në QMS dhe nuk do të jetë kurrë. Kuptimi dhe pranimi është gjysma e suksesit në zbatimin e QMS.

Së pari, le ta vendosim çdo gjë në vendin e vet.

Treshe procedurale

Veprimi korrigjues në SMC është një nga gjashtë procedurat e detyrueshme të përshkruara në standardin legjendar ISO 9000. Kjo procedurë është e lidhur ngushtë me dy të tjerat, ja si duket "trojka" së bashku:

1. Procedura jokonformuese e menaxhimit të produktit.
2. Procedura e veprimit korrigjues.
3. Procedura e Veprimit Parandalues.

Për ta thënë thjesht, fillimisht përcaktohen çdo mospërputhje dhe më pas planifikohen dhe zbatohen masa për eliminimin e shkaqeve të tyre.

Problemi kryesor: ku të kërkojmë "diçka"?

Për të korrigjuar diçka, së pari duhet të gjeni dhe rregulloni këtë "diçka". Defektet në produktet e prodhuara, shkeljet e disiplinës, vrazhdësia në komunikimin me një klient kryesor, shtrembërimi i pasqyrave financiare, një rritje e numrit të lëndimeve në punë - ka shumë shembuj të mospërputhjes, ato mund të jenë shumë të ndryshme në aspektin të shkallës së dëmit të shoqërisë dhe sipas subjektit. Por gjithçka duket mirë në letër. Në fakt, është shumë e vështirë të mblidhen fakte objektive të prodhimit të natyrës negative. Zakonisht kjo bëhet nga një përfaqësues i menaxhimit të cilësisë i cili nuk ka asnjë ide për nuancat e prodhimit dhe sekretet e tjera të brendshme.

Koleksionfaktet reale për planifikimin dhe zbatimin e veprimeve korrigjuese duhet të kryhen vazhdimisht dhe në disa burime: në auditimin e brendshëm, raportet nga punonjësit, ankesat e konsumatorëve.

Ne nuk do të trokasim mbi veten dhe djemtë

Këtu është, pengesa kryesore për zbatimin e një sistemi të cilësisë së mirë, duke përfshirë menaxhimin efektiv të veprimeve korrigjuese. Ju mund të zhvilloni seminare dhe t'u shkruani letra motivuese punonjësve për rëndësinë e plotësimit në kohë të formularit të raportit të mospërputhjes, në mënyrë që kompania të nxitojë menjëherë të planifikojë dhe të ndërmarrë veprime korrigjuese për ta eliminuar atë. Ata do të dëgjojnë me interes, do të tundin kokën dhe madje do t'ju falënderojnë për kontributin tuaj në kauzën e përbashkët.

Por atëherë ju rrezikoni të merrni, në rastin më të mirë, një raport të një mospërputhjeje klasike nga masat e gjera të punëtorëve: gjithçka ka të bëjë me pagat e ulëta, kjo është mospërputhja kryesore. Ngrini atë dhe gjithçka do të bëhet menjëherë mirë. Gjëja më interesante është se shumica e njerëzve e shkruajnë një raport të tillë nga zemra me një besim të sinqertë në sukses.

Çfarë të bëni dhe si të jetoni? Mësoni, shpjegoni, ndihmoni në plotësimin e formularit, negocioni me menaxherin e parë në mënyrë që ai të shkruajë raportin i pari. Jo duke u larë, por duke rrotulluar: duhet të mendoni dhe të vazhdoni t'i përmbaheni linjës suaj. Jini sa më të qartë dhe transparent që të jetë e mundur.

Dallimi midis korrigjimit dhe parandalimit

Edhe konsulentët e QMS ndonjëherë kanë vështirësi të diskutojnë veprimet korrigjuese dhe parandaluese dhe të shpjegojnë ndryshimin midis tyre. Ndërkohë, është fare e thjeshtë, dallimi është i qartë dhe mjaft i prekshëm. Gjykojeni vetë:

• Një rregullim i thjeshtë është të korrigjoni mospërputhjen në vend. Shembull: një tub i plasur që duhet të mbyllet menjëherë. Ky do të jetë rregullimi.
• Veprimi korrigjues është eliminimi i shkaqeve të moskonformitetit. Pse shpërtheu tubi dhe çfarë duhet bërë për të parandaluar që kjo të ndodhë.
• Veprimi parandalues është një veprim për të parandaluar moskonformitetin ose zhvillimin kur prezantohet një shërbim ose produkt i ri. Një shembull i mirë dhe shumë i zakonshëm është marrja e masave parandaluese në të gjitha degët e kompanisë nëse konstatohet një mospërputhje në njërën prej tyre.

Gjithçka filloi me bomba britanike që nuk shpërthyen

Ka shumë shembuj të veprimeve korrigjuese, duke përfshirë ato historike. Fillimi ishte historia britanike e bombave të Luftës së Dytë Botërore që filloi qasjen e procesit dhe të gjitha standardet ISO në prodhim.

Bombat filluan të shpërthejnë shpesh në disa fabrika ushtarake britanike përpara se të dërgoheshin (mospërputhje). Dhe në fabrika të tjera, përkundrazi, bombat nuk shpërthyen - një mospërputhje tjetër. Zgjidhjen (veprim korrigjues) e gjeti Departamenti i Mbrojtjes. Ajo dërgoi inspektorët e saj në çdo fabrikë. Tani çdo prodhues ishte i detyruar të përshkruante sekuencën e të gjitha operacioneve dhe kontrolluesi kontrollonte nëse punëtorët i ndiqnin ato. Bombat tani shpërthyen në vendin e duhur në kohën e duhur. Vetëm? Po. Dhe e shkëlqyer.

Toyota dhe kontrolli i cilësisë totale japoneze

QMS në Toyotaka qenë prej kohësh standardi i modelit japonez të cilësisë dhe objekt i studimit dhe diskutimit të përgjithshëm. Toyota është "baza" kryesore e Edwards Deming, autorit të mrekullisë ekonomike japoneze me parimet e tij të famshme të funksionimit të përdorura në fabrikat e Toyota në mbarë botën.

Veprimet korrigjuese nuk përqendrohen në personalitetin e punonjësit, por në sjelljen e tij. Jo masat disiplinore, por zhvillimi njerëzor dhe zgjidhja e problemeve janë vlerat kryesore të Toyota-s në këtë bllok pyetjesh. Sistemi japonez i punësimit gjatë gjithë jetës merr shkallën më të lartë të përgjegjësisë së punëtorëve. Dhe për këtë, njerëzit duhet të punojnë me durim dhe kujdes.

Merrni, për shembull, vonesën e punonjësve, e cila është e papranueshme në një mjedis korporativ japonez. Por nëse mendoni se një papranueshmëri e tillë është një cilësi e lindur e njerëzve në Toyota, atëherë gaboheni. Për shkelësit e disiplinës së punës, nënshkruhet një plan i qartë veprimi korrigjues me pesë hapa. Heqja dorë është hapi i pestë i fundit dhe ai që pothuajse nuk arrin kurrë.

Receta e Toyota: pesë hapa për shkelësit e disiplinës së korporatës

1. Hapi i parë është një kujtesë e thjeshtë nga udhëheqësi, mundësisht në formën e një shakaje ose këshille për të blerë një orë alarmi. Ky veprim nuk është një veprim korrigjues.
2. Nëse vonesa vazhdon katër ose më shumë herë në vit, veprimi i parë korrigjues merret në formën e një kujtese me shkrim. Punonjësi duhet të shkruajë se çfarë do të bëjë për të korrigjuar situatën.
3. Nëse i njëjti punonjës vonohet të paktën dy herë gjatë vitit të ardhshëm, do të mbahet një mbledhje disiplinore me pjesëmarrjen e autoriteteve të larta. Qëllimi i një veprimi të tillë korrigjues është të ndihmojë punonjësin të gjejë një zgjidhje sa më shumë që të jetë e mundur dhe, vëmendje, të sigurohet që personi fatkeq ishte i vetëdijshëm për atë që kompania priste prej tij. Është kryer analiza e veprimeve korrigjuese të fazës së mëparshme. Në këtë takim është gjithmonë i pranishëm një përfaqësues i departamentit të personelit, i cili vepron si avokat për shkelësin.
4. Nëse ka dy vonesa gjatë vitit të ardhshëm, punonjësit i jepet … pushim për të marrë një vendim përfundimtar dhe për t'i shkruar një letër komisionit. Nëse komisioni vendos të mbajë një punonjës në Toyota, ata e paguajnë atë këtë ditë pushimi.
5. Punonjësi tani ka katër vjet "provë". Nëse gjatë këtyre viteve ndodh qoftë edhe një vonesë, komisioni rekomandon që punëtori të pushohet nga puna.

Duhet të theksohet se pushime të tilla në Toyota janë jashtëzakonisht të rralla. Zakonisht, gjithçka zgjidhet në fazat e mëparshme të veprimeve korrigjuese.

Mund të qëlloni. Vetëm ki kujdes

Parimet e "Toyota" mund të zbatohen edhe këtu. Nëse mendoni për këtë, atëherë analiza e mospërputhjeve dhe kërkimi për veprime korrigjuese kompetente janë afërsisht e njëjta skemë për gjetjen e shkaqeve.

Mospërputhja mund të ndodhë për faktin se nuk ka asnjë dokument rregullator dhe punonjësit thjesht nuk dinë të kryejnë veprime. Veprimi korrigjues është krijimi i një udhëzimi osememorandum për urdhrin e operacionit.

Një arsye tjetër për mospërputhje mund të jetë mungesa e trajnimit ose udhëzimeve të punës. Ka rregulla dhe procedura, por askush nuk i vuri në vëmendje punonjësit.

Dhe tani opsioni i tretë: ekziston një procedurë, dhe trajnimi u krye dhe u kujtua edhe një herë. Po, por punonjësi është neglizhent dhe nuk dëshiron të punojë. Këtu ai duhet të shkarkohet, ky do të jetë një veprim i ashpër korrigjues. Nuk është më e nevojshme të provohet se ky vendim i përshtatet SMC-së dhe parimeve të Toyota-s. Dhe për të mos përsëritur gabimet gjatë zgjedhjes dhe punësimit të një punonjësi të ri për një pozicion vakant, përshkrimi i kërkesave për një vend të lirë pune në departamentin e rekrutimit duhet të shkruhet duke marrë parasysh rastin me pushimin nga puna.

Sistemi "diamanti" i Nizhny Novgorod: zero defekte

Në fillim, shkalla e defektit ishte 65.9%. Një shembull i famshëm i zbatimit të suksesshëm rus të parimeve të QMS. "Diamante" është emri i një sistemi unik autorizimi që u shpik dhe u zbatua në fabrikën e vogël "Instrum-Rand" në qytetin e Pavlovo në rajonin e Nizhny Novgorod.

Uzina prodhon mjete pneumatike që blihen në Evropë dhe SHBA pa verifikim paraprak. Instrument-Rand është e vetmja kompani ruse që ka kaluar një auditim inxhinierik nga Mercedes-Benz. Natyrisht, ekipi shkoi gjatë dhe vështirë në këtë nivel.

Që në fillim ishte e qartë se çdo defekt mund të trajtohet vetëm nëse ka informacion të sinqertë dhe gjithëpërfshirës se si ndodhi. Vetëm në këtë rast ishte e mundur të identifikoheshin me saktësi mospërputhjet dhe veprimet korrigjuese për të eliminuar shkakun e defektit. Me fjalë të tjera, nevojiteshin rrëfime të sinqerta nga punëtorët, të cilët nuk nxitonin për ta bërë këtë. Frika për të humbur një bonus ose për t'u ndëshkuar ishte e vazhdueshme dhe e përhapur.

Në atë kohë u shpik dhe u zbatua një sistem me "diamante" që ishin … pjesë me defekt. Dhënia e informacionit për martesën ishte një zhvillim pozitiv, askush nuk u ndëshkua për këtë. Përkundrazi, çdo mospërputhje u diskutua në ekip për të gjetur së bashku veprimet korrigjuese më optimale dhe korrekte. Për “diamantet” ata vendosën tavolina të veçanta, si në një muze. Kështu ndryshoi psikologjia e punëtorëve të Nizhny Novgorod dhe Tool-Rand filloi të ngrihej në majat e menaxhimit të cilësisë totale.

Përfundim

Durimi, liria nga stereotipet, njohja e mirë e historisë së standardeve dhe aftësitë e shkëlqyera komunikuese janë një grup cilësish mjaft të arritshme për realizimin e planeve më ambicioze për të ecur përpara kompaninë.

Ka shumë modele të reja menaxhimi në literaturën e biznesit dhe Web: disa me emra ekzotikë, disa me qasje në dukje të pazakonta. Vetëm shumica e tyre ngjajnë me mbështjellës të rinj karamele me mbushje klasike.

QMS me sistemin e tij të veprimeve korrigjuese nuk ka zhgënjyer kurrë askënd. E thjeshtë dhe e zgjuar janë dy fjalët më të përshtatshme për ta përshkruar atë.