Struktura e menaxhimit të matricës: skema, parimet bazë, efikasiteti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Struktura organizative është një model i marrëdhënieve ndërmjet pozicioneve dhe njerëzve në një organizatë të caktuar.

Struktura organizative është një grup varësish të ndryshme (p.sh. funksionale, hierarkike) midis elementeve individuale (si pozicionet organizative, qelizat, njësitë) të organizatave që ju lejojnë ta menaxhoni atë. Thelbi i OS është lidhja e saktë e qëllimeve dhe objektivave me njerëzit dhe mënyrat për të ndikuar në to në proceset e punës, pra krijimi i pjesëve të caktuara në organizatë dhe më pas integrimi i tyre për t'i menaxhuar në mënyrë më efektive.

Struktura e matricës është një nga strukturat më të kërkuara për organizatat komplekse që karakterizohen nga fokusi në aktivitetet e projektit.

Struktura e matricës karakterizohet nga një largim nga supozimi tradicional se struktura formale organizative në tërësi duhet të jetë një sistem i përhershëm dhe i pandryshueshëm. Në këtë strukturë, ishte e mundur të kombinoheshin tiparet pozitive të strukturave të linjës së stafit me vetitë e strukturës.

Koncept

Forma matricore e organizimit të menaxhimit i referohet njërës prej formave të strukturave organizative të ndërmarrjes, të cilat janë mjaft të përhapura në kushtet moderne. Ai bazohet në mbivendosjen e dy kritereve të bashkimit. Departamentet funksionale formojnë bazën e krijimit të një matrice. Pas përcaktimit të tyre, grupe grupesh zgjidhen dhe vizatohen. Në varësi të profilit të ndërmarrjes, kriteri kryesor për dallimin e grupeve të përmendura më parë është departamenti i prodhimit ose i përkohshëm që merret me një detyrë specifike.

Kjo lloj strukture shoqërohet me konceptin matematikor të një matrice, domethënë një grup drejtkëndor numrash realë, i karakterizuar nga një kombinim i kolonave dhe rreshtave.

Në një strukturë matrice, kolonat janë ekuivalente me funksionet e përsëritura konstante. Çdo element i matricës ka 2 qendra vendimi - një menaxher funksioni dhe një menaxher detyrash. Përparësitë e tij janë fleksibiliteti dhe hapja ndaj ndryshimeve në mjedis, rritja e përgjegjësisë së menaxherit të projektit për projektin, përmirësimi i rrjedhës së informacionit dhe mundësia për punonjësit për të rritur kreativitetin e tyre.

Kjo lloj strukture organizative u prezantua në vitet gjashtëdhjetë në industrinë e hapësirës ajrore. NASA ka luajtur një rol udhëheqës në zbatimin e këtij kuadri. Struktura e grupit më së shpeshti ndërtohet rreth problemeve ose projekteve në të cilat organizata merr pjesë. Ato zakonisht njihen në rreshtat e matricës. Kolonat e matricës janë analoge të funksioneve konstante, të përsëritura.

Aplikacione

Struktura e matricëspërdoret kur është e nevojshme të kryhen disa aktivitete të veçanta që kërkojnë caktimin e ekipeve të projektit në sistemin e menaxhimit të ndërmarrjes. Anëtarët e këtyre grupeve janë punonjës të njësive të përhershme organizative të strukturës.

Detyrimi i punonjësve mund të ndodhë në rastet e mëposhtme:

• shkëputje e plotë nga qelia (departamenti) origjinal për kohëzgjatjen e detyrës (projektit) të ndërmarrjes dhe nënshtrimi i plotë ndaj menaxherit të grupit të caktuar të projektit (po flasim për të ashtuquajturat ekipe të projektit);
• vartësi e dyfishtë e punonjësve: si për kreun e ndarjes së qelizës kryesore ashtu edhe për kreun e ekipit (kjo zgjidhje korrespondon me strukturat tipike të matricës).

Çdo punonjës, i cili është një nga lidhjet në strukturën e grupit, është anëtar i ekipit të projektit, si dhe i departamentit funksional. Rezultati i këtij dypartizim është fakti që ka disa liderë. Struktura organizative e matricës është një ndërmarrje mjaft komplekse. Jo çdo kompani mund ta zbatojë atë në mënyrë efektive. Aplikimi i kësaj strukture mund të çojë në shumë gjëra pozitive dhe negative në organizatë.

Përfitimet

Ndër karakteristikat pozitive të përdorimit të strukturës së matricës janë:

• krijimi i kushteve për punë ndërdisiplinore;
• promovimi i aftësive të bashkëpunimit;
• fleksibilitet;
• promovoni identifikim të lartë të punonjësve me qëllime;
• krijoni mekanizma të pavarur të menaxhimit dhe koordinimit;
• promovimi i shfaqjes së fenomenit të sinergjisë;
• çlirimi i potencialit krijues të punonjësve;
• mundësia e fokusimit gjithëpërfshirës në një problem të detajuar;
• hapur dhe fleksibilitet më i madh në përshtatjen ndaj ndryshimeve në mjedis;
• rritja e përgjegjësisë së menaxherit-koordinatorit për ndërmarrjen për shkak të zgjerimit të kompetencave të tij për të gjithë ciklin e zbatimit të projektit;
• përmirësimi i rrjedhës së informacionit.

Difekte

Ndër karakteristikat negative të përdorimit të strukturës së matricës janë:

• kosto e lartë menaxhimi;
• mundësia e anarkisë;
• rritja e kohës së përfundimit të detyrës;
• shkelje e parimit të unitetit të komandës dhe mundësisë së mosmarrëveshjeve të kompetencave ndërmjet drejtuesve të funksioneve dhe koordinatorëve të projektit;
• mungesë e raportit dhe besimit nga ana e drejtuesve të funksionit dhe projektit;
• parashtron kërkesa mjaft të larta për menaxherët dhe vartësit, gjë që shkakton vështirësi në plotësimin e grupeve të punës;
• pasiguri dhe kërcënim që shoqëron udhëheqësin e ekipit dhe pjesëmarrësit në mekanizmin e menaxhimit të projektit;
• mbingarkimi i menaxherëve të projektit me çështje të vazhdueshme të koordinimit.

Veçoritë e strukturës

Struktura e matricës rekomandohet si moderne për shkak të lehtësisë me të cilën një organizatë që vepron në një matricësistem i aftë për t'iu përgjigjur kushteve të ndryshimit të mjedisit. Ky lloj strukture është ndërtuar mbi parimin e grupimit dydimensional: kolonat janë ekuivalente të funksioneve të përsëritura konstante dhe linjat përfaqësojnë detyra, produkte, projekte të pazakonta, në ndryshim periodik.

Nëse një organizatë kryen disa detyra (projekte) të veçanta në të njëjtën kohë, ekipet që i kryejnë ato veprojnë sikur "kapërcejnë" strukturën tradicionale të "linjës së stafit", duke krijuar një matricë detyrash dhe funksionesh.

Çdo element i matricës - një pozicion ose një njësi organizative - është dy qendra vendimmarrëse: një menaxher funksioni dhe një menaxher detyrash (projekti). Të dy sistemet kryqëzohen si rezultat i depërtimit të ndarjes së vjetër në funksione me ndarjen e re në projekte. Kjo çon në transferimin e informacionit dhe koordinimin e punës në një rregullim horizontal, dhe shkarkimi zakonisht mbingarkon kanalet vertikale (ndarja hierarkike sipas funksionit).

Në strukturën e matricës, e cila përdor dy rregulla grupimi të mbivendosura, ekzistojnë veçori të tilla strukturore të menaxhimit të ndërmarrjes si:

• shkallë e lartë e specializimit të llojit profesional;
• decentralizim i thellë;
• shkallë e vogël formalizimi.

Struktura e matricës në praktikë

Shqetësimi amerikan i automobilave me famë botërore Ford përdori një përqasje grupi për të krijuar një nga modelet e tij më të njohura, përkatësisht Ford Focus. Grupi i krijuar për këtë qëllim u quajt "ekipifokusohet", duke përfshirë inxhinierë, projektues, specialistë marketingu dhe prodhimi. Organizimi i punës së drejtuesit u krye nga ekspertë të fushave të tjera të kompanisë. Falë zbatimit të kësaj strukture dhe grumbullimit të specialistëve, projekti për të krijuar një model i ri ishte i suksesshëm të paktën një vit më parë, sesa mund të ishte arritur duke përdorur qasjen e mëparshme të kompanisë.

Kompanitë e mëposhtme përdorin gjithashtu strukturën e matricës: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid dhe Manhattan Bank. Megjithatë, struktura e matricës, pavarësisht nga të gjitha përpjekjet e përfshira në zbatim dhe tentativa për zbatim, nuk gjeti aplikim në kompani si Philips apo Citibank. Situata e mësipërme supozon se struktura e matricës nuk është një strukturë universale e përshtatshme për zbatim në çdo ndërmarrje.

Shembull i strukturës së matricës

Figura më poshtë tregon një shembull të një strukture kontrolli matricë dhe një diagram të marrëdhënieve brenda saj.

Siç mund të shihet nga figura, struktura përmban si parimin e ndarjes funksionale ashtu edhe të projektimit të lidhjeve të vartësisë.

Kryetari i kompanisë brenda kësaj strukture ka disa zëvendës. drejtor për fushat: marketing, R&D, prodhim, ekonomi dhe financë, departament teknik. Kjo listë mund të ndryshojë nga kompania në kompani. Secili prej këtyre zv drejtorët mbajnë përgjegjësitë e tyre funksionale sipas profilit.

Në nënrenditjen e secilës prej tyre mund të shihni funksionalepunonjësit. Nëse marrim departamentin e personelit, atëherë menaxheri i personelit do të jetë në varësi të zëvendësit të personelit. Nëse marrim një asistent marketingu, atëherë një specialist marketingu do të jetë në vartësi, etj.

Menaxheri i Burimeve Njerëzore kryen detyrat e tij funksionale në fushën e punës së personelit, por në të njëjtën kohë ka edhe një menaxher tjetër projekti (jo vetëm funksional). Ky punonjës i bindet dhe përmbush urdhrat e menaxherit të projektit të tij me të cilin ishte i lidhur. Kjo nxjerr në pah thelbin e zinxhirit të dyfishtë komandues.

Në mënyrë të ngjashme, ju mund të merrni shembullin e një specialisti të furnizimit. Nga njëra anë, në kuadrin e strukturës organizative, raporton te shefi i departamentit të prokurimit, nga ana tjetër, duke marrë pjesë në projekt, raporton te menaxheri i projektit në kryerjen e funksionit të furnizimit.

Kur duhet të aplikoni strukturën e matricës?

Struktura e kontrollit të matricës dhe skema e aplikimit të saj është e mundur në situatat e mëposhtme:

• Kur mjedisi i jashtëm i ndërmarrjes ushtron presion të fortë mbi të, për shembull, në rastin e konkurrencës së lartë në treg. Nëpërmjet miratimit të masave gjithëpërfshirëse të të gjitha qelizave të strukturës së grupit, ju mund të tërhiqni shpejt dhe në mënyrë efektive vëmendjen e konsumatorëve.
• Në një situatë ku një ndërmarrje përpunon sasi të panumërta të dhënash dhe informacioni. Përdorimi i kësaj strukture lehtëson shumë shpërndarjen e përgjegjësive dhe koordinimin e detyrave.
• Në rast se burimet në të cilat ndodhet organizata janë të kufizuara, struktura e matricës rezulton të jetë kursimtarevendim. Nëpërmjet përdorimit të burimeve të kufizuara, siç janë specialistët e prodhimit, mund të përdoret jo vetëm departamenti që prodhon produktin A, por edhe departamenti që prodhon produktin B.

Megjithë vështirësitë e përfshira në krijimin e një strukture grupi aktiv, ai funksionon në ndërmarrje dhe shpesh kontribuon në suksesin dhe përshpejtimin e kohës së projekteve.

Parimet bazë të formimit

Në strukturën e kontrollit të matricës dhe në skemën e formimit të saj, dallohen dy pjesë të veçanta: fikse dhe e ndryshueshme. Pjesa fikse përbëhet nga njësi organizative specifike për strukturën e personelit (administrata e përgjithshme), ndërsa pjesa e ndryshueshme përbëhet nga grupe punonjësish të caktuar për një detyrim (projekt) specifik. Pas përfundimit të këtij projekti, këto ekipe ndahen dhe mund të rikrijohen në varësi të nevojave të institucionit.

Kështu, pjesa e ndryshueshme e strukturës përfshin pozicione organizative ose grupe pozicionesh të krijuara nga punonjës të bashkangjitur, si pjesë e funksioneve që përbëjnë procesin e prodhimit (për shembull, kërkimi dhe zhvillimi, planifikimi, blerja, prodhimi, shitje), për zbatimin e projekteve individuale. Në varësi të llojit të ndërmarrjes, emërohen menaxherët e projektit dhe punonjësit e tjerë të divizioneve të industrisë. Pjesa fikse e kësaj strukture përbëhet nga njësitë organizative tipike mbështetëse (p.sh. personeli, financa, kontabiliteti, etj.) të nevojshme për tëmenaxhim efektiv i institucioneve.

Struktura e menaxhimit të matricës dhe skema e strukturës së saj janë një matricë në të cilën kolonat janë një hierarki funksionale, dhe rreshtat e lidhjeve janë një hierarki teknike. Kështu, qelizat (departamentet) ekzekutive i raportojnë menaxherit funksional në sistemin vertikal, ndërsa në sistemin horizontal varen nga koordinatorët e projektit.

Emri i strukturës së matricës rrjedh nga matematika: në shkencë, termi "matricë" i referohet një grupi drejtkëndor të numrave realë që karakterizon reagimet e rreshtave dhe kolonave. Së bashku, kjo krijon një matricë që përcakton marrëdhënien midis elementeve të rreshtit dhe kolonave.

Në një grafik organizativ të matricës, rreshtat zakonisht përfaqësojnë ndërmarrje të pazakonta, të përsëritura, ndërsa kolonat janë ekuivalenti i funksioneve të përhershme dhe të përsëritura të kryera nga grupe personeli. Nëse disa ose një duzinë projekte të mëdha po kryhen njëkohësisht, atëherë ekipet që kryejnë këto punë veprojnë sikur "në tërthorazi" të strukturës tradicionale të linjës së personelit, duke krijuar një matricë të detyrave objekt-funksionale. Një tipar karakteristik i strukturës së matricës është largimi nga parimi i kontrollit të vetëm.

Përfundim

Struktura e matricës mund të konsiderohet si një zgjidhje universale, veçanërisht në ato institucione ku kryhen detyra komplekse individuale që kërkojnë koordinim dhe bashkëpunim të specialistëve nga industri të ndryshme. Prandaj, matricastruktura është veçanërisht e dobishme në institutet shkencore dhe kërkimore, zyrat e projektimit, qendrat kërkimore, etj. Aktualisht, një strukturë e tillë përdoret gjithashtu në shumë institucione të mëdha (holdings, korporata), si dhe në kompani konsulente organizative dhe agjenci reklamash. Struktura e matricës është fleksibël dhe lejon ndërveprimin midis njerëzve në të gjitha nivelet e menaxhimit të organizatës.