Nëpunësi: detyrat dhe karakteristikat e profesionit

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:41

Dokumentacioni është një aktivitet karakteristik i shumicës së ndërmarrjeve, organizatave dhe kompanive private, i cili përfshin mbledhjen, ekzekutimin dhe ruajtjen e të gjithë dokumentacionit. Efikasiteti i marrjes dhe përpunimit të informacionit varet nga korrektësia dhe shkrim-leximi i përgatitjes së punimeve, dhe kjo çon në miratimin në kohë të vendimeve efektive. Prandaj, në stafin e çdo subjekti biznesi ka një nëpunës, detyrat e të cilit shtrihen në menaxhimin e dokumenteve. Cilat janë detyrat e një nëpunësi?

Karakteristikat e profesionit

Një nëpunës, detyrat e të cilit mund të ndryshojnë nga dokumentet deri te marrja e vendimeve operacionale është gjithmonë i kërkuar në tregun e punës. Ai mund të punojë në çdo kompani ku ka një rrjedhë dokumentesh. Sot, sipas legjislacionit, çdo ndërmarrje, pavarësisht fushëveprimit dhe formës së pronësisë, kërkohet të ketë dokumente mbështetëse të ekzekutuara siç duhet për veprimtaritë dhe financat, dhe mirëmbajtja e tyre është në përgjegjësinë e nëpunësit. Ata vijnë në këtë profesion nga pozicione të ngjashme: dispeçer-operator, sekretar-referent,menaxher zyre ose punonjës i tavolinës së ndihmës. Një punonjës i mirë zyre është një specialist i domosdoshëm dhe një asistent i besueshëm i menaxherit. Nëpunësi, detyrat e të cilit kanë tejkaluar prej kohësh dokumentet banale, mund të bëhet një asistent personal i kreut. Një specialist në këtë profesion është kryesisht një punonjës i cili është përgjegjës për organizimin dhe ruajtjen e të dhënave të kompanisë. Më shpesh, ai punon në zyrë dhe udhëhiqet nga legjislacioni tatimor, civil, gjyqësor. Në firmat e vogla, nëpunësi, detyrat e të cilit shtrihen vetëm në plotësimin e dokumenteve, i kryen detyrat i vetëm. Ka mundësi që ai dhe sekretari të jenë i njëjti person. Në kompanitë dhe korporatat e mëdha në shtet ka disa punonjës të këtij drejtimi që përpunojnë letra për një sërë çështjesh specifike.

Detyrat funksionale të një nëpunësi

Detyra e tij kryesore është të ruajë rrjedhën e dokumenteve të kompanisë, ai:

• merr, korrespondon, rendit, dërgon të gjitha letrat dhe letrat e biznesit;
• kryen korrespondencë biznesi;
• mban gjurmët e tyre në revista speciale dhe kontrollon moszbulimin e informacioneve veçanërisht të rëndësishme, si dhe kontrollon ekzekutimin në kohë dhe korrekt të dokumenteve;
• përgatit të gjitha materialet e nevojshme për takimet e ekzekutivit dhe të biznesit;
• organizon punën e arkivit.

Bërja e kërkesave

Nëpunësi duhet të ketë një diplomë të arsimit të lartë (ekonomi, juridik), ka raste kur mjafton arsimi i mesëm. Kandidati duhet të njohë rrjedhshëm gjuhën, të njohë rregullat kryesore për kryerjen e dokumenteve të biznesit. Ky profesion kërkon nga një specialist jo vetëm profesionalizëm dhe aftësi intelektuale, por edhe karakteristika të tilla personale si saktësia, organizimi, përpikëria, vullneti i mirë. Një person që dëshiron të punojë si nëpunës duhet të karakterizohet nga aftësia për përqendrim afatgjatë, memorie e shkëlqyer, stabilitet psikologjik, aftësi komunikuese dhe perceptim konstruktiv ndaj kritikës. Më shpesh, përveç cilësive personale dhe diplomës së arsimit, kandidatit i vendosen edhe kërkesa të tjera, për shembull, njohja e gjuhëve të huaja. Sot, shumë kompani bashkëpunojnë me ndërmarrje të huaja dhe për të shmangur keqkuptimet, nëpunësi duhet të flasë një gjuhë të huaj, më shpesh ajo është anglisht.