Llojet e takimeve: protokolli, struktura dhe përmbajtja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Është e paimagjinueshme të imagjinohet puna e ndonjë organizate pa komunikim biznesi. Komunikimi i ndërtuar siç duhet midis punonjësve ju lejon të zgjidhni pa probleme dhe shpejt detyrat.

Ka shumë lloje takimesh në organizata dhe secila prej tyre ka karakteristikat dhe detyrat e veta. Njohja e nuancave të tilla do të ndihmojë në lehtësimin e diskutimit të çështjeve të biznesit. Ky artikull do t'ju tregojë për llojet e takimeve, do t'ju ndihmojë të kuptoni pse mbahen dhe si regjistrohen në punën në zyrë.

Qëllimet e takimeve të biznesit

Qëllimi kryesor i mbajtjes së çdo lloj takimi dhe takimi është zhvillimi i zgjidhjeve specifike konstruktive për problemet urgjente dhe shqyrtimi i çështjeve urgjente të biznesit. Gjithashtu, gjatë takimit kolektiv, stafi ka mundësinë të ndajë mendime, ide ose të bëjë një propozim për zgjidhjen më të mirë të problemeve me drejtuesit më të lartë.

Çdo lloj takimi biznesi ju lejon të shihni një pamje gjithëpërfshirëse të situatës në organizatë, për të përcaktuar pikat e forta dhe të dobëta të saj. Duhet theksuar se gjatë pjesëmarrjes në këtë formatkomunikimi i biznesit është një përshtatje e shpejtë e punonjësve të rinj të kompanisë ose ndërmarrjes.

Detyrat

Mund të dallohen detyrat e mëposhtme të të gjitha llojeve të takimeve:

• zgjidhja e problemeve dhe çështjeve aktuale;
• integrimi i aktiviteteve të departamenteve në përputhje me qëllimin strategjik të kompanisë;
• vlerësim i kompanisë dhe ndarjeve strukturore të saj individuale;
• mirëmbajtja dhe zhvillimi i politikës së kompanisë.

Për të kuptuar se në çfarë formati të mbahet një ngjarje e tillë biznesi, duhet të vendosni se cila nga detyrat e mësipërme do t'i korrespondojë dhe pas kësaj mund të kuptoni se cilit klasifikim do t'i përkasë.

Llojet dhe klasifikimi

Një takim, si një lloj komunikimi biznesi, mund të ketë një formë të ndryshme mbajtjeje, e cila përcakton temën e tij dhe listën e zyrtarëve të pranishëm.

Duhet theksuar klasifikimi kryesor i takimeve:

1. Rajoni i pronësisë. Këtu mund të dallojmë lloje të tilla takimesh si administrative (të cilat parashikojnë diskutimin e çështjeve problematike), shkencore (seminare dhe konferenca, qëllimi i të cilave është të diskutojnë çështje aktuale shkencore), politike (duke parashikuar një takim të anëtarëve të çdo politike partitë dhe lëvizjet) dhe llojet e përziera.
2. Shkalla. Këtu dallohen ato ndërkombëtare, ku përfshihen specialistë nga vende të tjera apo partnerë të huaj, kombëtarë, rajonalë, por edhe të qytetit.
3. Rregullsi. Në çdo format takimi, mund të ketëtë përhershme ose periodike.
4. Sipas vendndodhjes - lokale ose udhëtuese.

Dhe gjithashtu të gjitha llojet e takimeve mund të ndahen si më poshtë:

1. Udhëzues, duke parashikuar një format direktiv sjelljeje, ku një drejtues epror përcjell informacionin drejtpërdrejt te vartësit e tij, i cili më pas divergjenca dhe transmetohet përgjatë vertikalës së pushtetit. Më shpesh gjatë një komunikimi të tillë afarist dëgjohen urdhra të CEO, të cilat mund të ndikojnë dukshëm në rrjedhën e ndërmarrjes dhe mund të jenë edhe norma të sjelljes apo risi të rëndësishme.
2. Operacionale (dhomat e kontrollit). Qëllimi i këtij lloji të takimit është të marrë informacion për gjendjen e punëve në një organizatë ose ndërmarrje. Rrjedha e informacionit në këtë rast drejtohet nga vartësit tek drejtuesit e departamenteve ose drejtori i përgjithshëm. Në thelb, në takimet operative shqyrtohen çështjet për zbatimin e udhërrëfyesve, aktivitetet e planifikuara, planet strategjike dhe operative. Një ndryshim i rëndësishëm midis takimit operacional (dërgimi) dhe të gjithë të tjerëve është se ato mbahen rregullisht dhe kanë një listë fikse të pjesëmarrësve. Vlen gjithashtu të theksohet se gjatë takimit mund të mos ketë rend dite.
3. Problematik. Një takim i tillë thirret në rast nevoje urgjente për të marrë një vendim për të përfunduar detyrat në një kohë të shkurtër ose për të zgjidhur një problem global për ndërmarrjen.

Përveç të gjitha sa më sipër, mund të veçohet veçmas një nga llojet më të njohura të prodhimittakime – planifikim. Si rregull, një ngjarje e tillë mbahet çdo ditë ose një herë në javë, në të cilën janë të pranishëm drejtuesi i departamentit dhe interpretuesit e drejtpërdrejtë, të cilët marrin detyrat për ditën dhe diskutojnë ecurinë e zbatimit të tyre.

Tema e takimit të personelit të ndërmarrjes në takim mund të jetë çdo lloj çështje që lind në rrjedhën e ndërmarrjes, dhe rrjedha e diskutimit mund t'i kushtohet ndryshimeve në mjedisin e jashtëm në të cilën një organizatë e caktuar operon.

Organizimi i një takimi

Çdo lloj takimi, pavarësisht nga formati i tij, kërkon përgatitje të kujdesshme për të, pasi efektiviteti i tij varet nga ky moment. Fillimisht, duhet të përcaktoni pikat e mëposhtme:

• objektiv;
• çështje të diskutuara;
• caktimi i detyrave për stafin (bazuar në funksionalitetin dhe vartësinë);
• hapa për plotësimin e detyrave.

Sot, shumica e takimeve zhvillohen në një mënyrë shumë mesatare, për shkak të së cilës kuptimi i tyre humbet dhe detyrat e caktuara mund të kryhen keq. Prandaj, është jashtëzakonisht e rëndësishme të mendoni gjatë gjithë rrjedhës së takimeve të tilla biznesi dhe të ndërtoni një diskutim pune në mënyrë të tillë që të mos marrë vetëm kohë, por të ketë një reagim nga ekipi.

Takime

Duhet të theksohet se firmat dhe organizatat e mëdha që kërkojnë të fitojnë një pjesë të caktuar të tregut dhe të zhvillojnë kompaninë e tyre me synimin për të bërë fitime të mëdha, bëjnë një bast të madhpër të diskutuar çështje të rëndësishme pikërisht përmes takimeve. Nga praktika e menaxherëve të suksesshëm, ju mund të formoni grupin e mëposhtëm të rregullave se si të përgatiteni për një takim:

Së pari, përcaktohet lista e pjesëmarrësve. Duhet të jetë e qartë se kë të ftojë në takim dhe çfarë roli do të luajë në të. Ndodh shpesh që të ftuarit të mos e kuptojnë çështjen dhe të ftohen “për çdo rast”, por në atë moment mund të kryejnë detyrat e tyre dhe të mos humbasin kohë.

Është e rëndësishme të përgatisni një axhendë. Nëse takimi është caktuar, atëherë paraprakisht zhvillohet një axhendë, e cila tregon çështjet që do të diskutohen, si dhe përcakton folësit kryesorë. Është e rëndësishme të mbani mend se ky dokument duhet t'u dërgohet përgjegjësve për përgatitjen e informacionit dhe atyre që do të jenë të pranishëm në mënyrë që të gjithë pjesëmarrësit të mund të përgatisin raporte, propozime dhe pyetje shtesë. Nëse është e nevojshme, axhenda mund të rregullohet.

Çështjet kryesore dhe strategjike duhet të vendosen në ballë të takimit. Folësit e çështjeve të tilla duhet të jenë domosdoshmërisht persona (drejtues departamentesh, seksionesh, seminare) të cilët janë personalisht përgjegjës për zbatimin e çdo aktiviteti strategjik të kompanisë.

Pikë të rëndësishme

Është e rëndësishme të mbani mend se çdo takim ka dy faza kryesore - përgatitjen për të dhe mbajtjen aktuale. Faza e parë përfshin përcaktimin e rëndësisë së kryerjes së një biznesitregohen përmbledhja, detyrat, qëllimet kryesore dhe dytësore, formohet një listë e pjesëmarrësve dhe folësve, raportet, prezantimet dhe përgatitet një raport sipas temës ose një agjende të përcaktuar më parë. Faza e dytë përfshin zbatimin e kursit të planifikuar më parë të takimit, dëgjimin e raporteve dhe diskutimin e çështjeve aktuale dhe strategjike.

Nëse gjatë një komunikimi të tillë biznesi është e nevojshme të vendosni se çfarë dhe kujt t'i bëni nga punonjësit, atëherë mund të veçojmë fazën e tretë - vendimmarrjen. Si rregull, vendimet merren nga kryetari, i cili drejton mbledhjen, në bazë të gjykimit të tij ose me diskutim ose votim kolektiv.

Shembull plan takimi

Me një plan të qartë përpara tij, çdo menaxher mund të zhvillojë një takim në mënyrë efikase dhe efektive, gjë që do t'ju lejojë të merrni reagime nga stafi dhe të vendosni detyrat e duhura për ta. Ky plan mund të përfshijë sa vijon:

• fjalim përshëndetjeje;
• dëgjimi i raporteve dhe përmbledhja për një periudhë të caktuar kohore (tremujor, javë, gjysmë viti, muaj);
• mbulimi i çështjeve aktuale të rëndësishme për firmën;
• sugjerime dëgjimi për zgjidhjen e problemeve (stuhi mendimesh);
• vlerësimi i opsioneve të propozuara dhe diskutimi i zbatimit të tyre;
• akumulim i opsioneve;
• votim për miratimin e një ose një tjetër opsioni;
• përcaktimi i kufijve gjatë zgjidhjes së problemeve (përcaktimi se kush është përgjegjës, koha, metodat dhe metodat).

Regjistrim

E madhedisa lloje takimesh duhet të fiksohen në letër (dokument), i cili quhet protokoll. Mbajtja e këtij lloj dokumentacioni ju lejon të legjitimoni vendimet e marra. Dhe gjithashtu, falë protokollit, gjithmonë mund të gjurmoni ecurinë e zbatimit të aktiviteteve dhe në rast të dështimit për të përfunduar detyrat, përcaktoni se kush është përgjegjës për këtë.

Punksioni, si rregull, kryhet nga sekretari i drejtuesit që është kryesues i mbledhjes. Megjithatë, ky funksion shpesh mund të kryhet edhe nga punëtorë të tjerë.

Funksionet dhe detyrat e sekretarit

Përpara fillimit të takimeve të biznesit, sekretari duhet të njihet me listën e të ftuarve dhe listën e çështjeve të diskutuara. Megjithatë, vlen të theksohet se nëse takimi mbahet rregullisht, atëherë është ky zyrtar që mbledh të gjithë dokumentacionin (listat, planet, axhendën, etj.) dhe ndihmon udhëheqësin të përgatitet për takimin.

Në fillim dhe nëse është e nevojshme, sekretari mund të kërkojë nga personat që paraqiten të plotësojnë një fletë regjistrimi, ku do të tregohen emrat e tyre të plotë. dhe pozicioni. Kjo do të jetë e nevojshme gjatë hartimit të protokollit. Më pas, sekretari shpall rendin e ditës, që shënon fillimin e mbledhjes. Më tej, kur të pranishmit fillojnë të diskutojnë çështje, sekretari regjistron ecurinë e kësaj ngjarjeje. Në fund të mbledhjes, ky zyrtar përgatit versionin e përfunduar të procesverbalit, pas së cilës e nënshkruan me kryetarin dhe ua dërgon gjithçka personave të përfshirë.

Është jashtëzakonisht e rëndësishme që Sekretari, gjatë përpilimit, të paguajë detyrimetvëmendje në pamjen e procesverbalit të mbledhjes. Ai duhet të përfshijë një titull, vendin, listën e pjesëmarrësve, çështjet e diskutuara dhe vendimet e marra.

Përfundim

Nga informacioni i mësipërm, bëhet e qartë se mbajtja e takimeve në ndërmarrje është jashtëzakonisht e rëndësishme. Megjithatë, ia vlen të kujtohet gjithmonë se përgatitja me cilësi të lartë për ngjarje të tilla mbart më shumë se 50% të çelësit të suksesit në mbulimin e informacionit, përcaktimin e qëllimeve dhe zbatimin e tyre me cilësi të lartë.