Çfarë është një sistem ERP? Planifikimi i burimeve financiare të ndërmarrjes

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Gjithnjë e më shumë ndërmarrje të madhësive të ndryshme në mbarë botën po kërkojnë të fusin në punën e tyre mjetin më të fuqishëm të menaxhimit të njohur si një sistem ERP. Përdorimi i tij është krijuar për të vendosur kontroll dhe planifikim efektiv të të gjitha proceseve të biznesit të rëndësishëm strategjik për organizatën, për të optimizuar funksionimin e objekteve kryesore të prodhimit dhe ndihmës.

Koncepti i sistemeve ERP dhe ERP

Strategjia e biznesit ERP (EnterPrise Resource Planning) është një integrim i të gjitha departamenteve dhe proceseve të organizatës: objektet e prodhimit, departamentet financiare, të personelit dhe të profilit të klientit dhe shumë të tjera. Një kombinim i tillë synon kryesisht në optimizimin e shpërndarjes së burimeve të ndryshme brenda ndërmarrjes.

Nëse më parë ishte një koncept thjesht marketingu, sot një sistem ERP më së shpeshti kuptohet si një klasë e mjeteve të specializuara softuerike. Në një kuptim të gjerë, është një metodologji për planifikimin dhe menaxhimin e të gjitha burimeve të ndërmarrjes. Historikisht, strategjia ERP u formua në bazë të paraardhësve të saj:

• MRP - planifikimi i kërkesave materiale.
• MRP II - planifikimburimet e prodhimit.

Në të kundërt, një sistem ERP mund të përdoret për ndërmarrje shumë të mëdha, shpesh të shpërndara gjeografikisht. Në këtë rast, ne po flasim për planifikimin e burimeve të korporatës, pasi i kushton vëmendje jo vetëm prodhimit, por edhe planifikimit financiar gjithëpërfshirës. Një tipar thelbësor i sistemit ERP është gjithashtu mundësia e përdorimit të tij në absolutisht çdo ndërmarrje, pavarësisht nga specifikat e punës, përfshirë ato që nuk janë të angazhuara në aktivitete prodhuese. Duke e konsideruar atë si një produkt softuer, duhet theksuar se ai është i pajisur me një grup mjetesh teknike më të fuqishme që lehtësojnë ose zëvendësojnë procesin e vendimmarrjes.

Qëllimi i sistemit ERP në ndërmarrje

Për të vendosur për një ndryshim rrënjësor në aktivitetet e kompanisë së tyre, lidhur me prezantimin e një sistemi të menaxhimit të informacionit dhe zbatimin e një strategjie të re biznesi, menaxhmenti duhet të jetë i vetëdijshëm për nevojën e këtij hapi, i cili duhet të shprehet në pikat kryesore të mëposhtme:

• mosgatishmëri për të pranuar gjendjen aktuale të punëve;
• ekzistenca e nevojës për të përdorur teknologji moderne për të forcuar pozicionin e një subjekti biznesi në treg në një mjedis konkurrues;
• duke pritur përfitime të rëndësishme nga zbatimi.

Së pari, përdorimi i një sistemi ERP është krijuar për të kontribuar në zbatimin e suksesshëm të një strategjie të ngjashme biznesi, ekzekutimi i së cilës duhet të sigurojë efektivitetplanifikimi dhe menaxhimi i burimeve të ndërmarrjes. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të optimizohet puna e departamenteve të saj, përkatësisht të arrihet konsistenca maksimale midis tyre dhe të zvogëlohen kostot administrative. Kjo mund të arrihet përmes përfitimeve që ofron sistemi i informacionit. Kjo është:

• Rritja e transparencës së proceseve të biznesit.
• Zgjidhja e problemeve me organizimin dhe gjetjen e informacionit të duhur.
• Përmirësoni besueshmërinë dhe rëndësinë e të dhënave.
• Rritja e shpejtësisë së rrjedhës së punës ndërmjet departamenteve.
• Organizimi i një hapësire të vetme informacioni midis zyrës qendrore dhe degëve të largëta.
• Reduktimi i kohës që duhet për të plotësuar dokumentacionin dhe për të hequr qafe gabimet e mundshme.
• Rritja e shpejtësisë së vendimmarrjes në të gjitha nivelet.

Sistemi ERP siguron një rritje të konkurrencës së objektit, jo vetëm nëpërmjet futjes së proceseve më efikase të biznesit në punën e tij. Përdorimi i tij duhet të çojë gjithashtu në një ulje të kostove të përgjithshme të ndërmarrjes. Mjetet e avancuara të planifikimit, modelimit dhe analizës ndihmojnë në optimizimin e burimeve të aktiviteteve të prodhimit, sektorit financiar, si dhe punës së magazinës, transportit dhe departamenteve të tjera.

Veçoritë kryesore të punës

Në kompani të ndryshme, edhe ato që merren me të njëjtin biznes, të gjitha proceset e biznesit mund të vazhdojnë në mënyra krejtësisht të ndryshme. Skema e standardizuar e punës që ofron një sistem informacioni i menaxhimit të ndërmarrjes mund të ndryshojë ndjeshëm nga ajo e përdorur këtu më parë. Me këtëArsyeja për ta konsideruar atë vetëm si një produkt softuerësh është thelbësisht e gabuar, pasi zbatimi i tij kërkon ndryshime të brendshme në shkallë të gjerë nga kompania në formën e riorganizimit të proceseve ekzistuese të biznesit.

Veçoritë konceptuale të këtyre sistemeve lidhen drejtpërdrejt me thelbin e tyre. Kujtojmë se metodologjia ERP përfshin konsolidimin e të gjitha departamenteve jetike të ndërmarrjes për të organizuar menaxhimin efektiv të burimeve të saj. Një bashkim i tillë zbatohet brenda sistemit të informacionit përmes pranisë së një baze të dhënash të vetme publike. Informacioni hyn në depo vetëm një herë, dhe më pas mund të përpunohet dhe përdoret në mënyrë të përsëritur nga konsumatorë të ndryshëm të brendshëm dhe të jashtëm. Krahasuar me jetën reale, në këtë rast vërehet një ulje e kohës dhe përpjekjeve të punonjësve të kompanisë për vendimmarrje. Duhet të theksohet gjithashtu se sistemi ERP nuk është një sistem i automatizuar i kontrollit të procesit, por një sistem informacioni i integruar i bazuar në modelin e tyre abstrakt, informacioni në të cilin futen njerëzit e gjallë.

Struktura e bazës së të dhënave, si dhe funksionimi i paketës së softuerit në tërësi, duhet të organizohen në mënyrë të tillë që të pasqyrojnë aktivitetet e të gjitha departamenteve pa përjashtim. Kjo qasje bën të mundur monitorimin e grupit total të burimeve dhe proceseve të biznesit të ndërmarrjes pothuajse në kohë reale, dhe për rrjedhojë të kryejë menaxhimin operacional dhe strategjik të tyre.

Një nga detyrat kryesore të sistemeve ERP është qëoptimizimi i procesit të planifikimit dhe kontrolli mbi zbatimin e planit. Algoritmet inteligjente të integruara thjeshtojnë shumë zgjidhjen e tij për përdoruesit e tyre. Për shembull, planifikimi dhe menaxhimi i një ndërmarrje prodhuese ka shumë karakteristika specifike që lidhen me heterogjenitetin e përbërësve të saj. Pra, në një fabrikë mund të ketë punishte që funksionojnë në mënyrë të vazhdueshme dhe diskrete. Nga ky këndvështrim, sistemi i zbatuar i klasës ERP duhet të jetë universal dhe të përmbajë gamën më të gjerë të moduleve të specializuara.

Meqenëse ndërmarrjet moderne të sotme janë shpesh të shpërndara gjeografikisht, është shumë e rëndësishme që degëve të largëta nga zyra kryesore t'u sigurohet akses i plotë në një depo të përbashkët informacioni. Kjo zbatohet nga teknologjitë më të avancuara të rrjetit të përfshira në zhvillimin e sistemeve ERP, të cilat parashikojnë gjithashtu diferencimin e të drejtave të aksesit të përdoruesit në informacionin e ruajtur në to.

Funksionaliteti i sistemeve të klasës ERP

Duke folur për funksionet, nuk duhet të harrojmë se çdo produkt i klasës ERP është një sistem i menaxhimit të ndërmarrjes në tërësi. Gama e aftësive të tij do të varet kryesisht nga shkalla dhe veçoritë e funksionimit të objektit për nevojat e të cilit përdoret. Merrni parasysh grupin klasik të veçorive:

Produksion

• Mbajtja e specifikimeve të projektimit dhe procesit për mallrat e prodhuara ose shërbimet e kryera për të përcaktuar sasinë e materialeve të kërkuara dhe kostot e punës.
• Vizatimi i planeve të prodhimit.
• Planifikimi dhe menaxhimi i kapaciteteve teknike të një ndërmarrje në përafrime të ndryshme: nga njësitë individuale deri te punishtet dhe shoqatat e prodhimit.

Financë

• Kontabiliteti operacional, financiar, menaxherial, kontabiliteti tatimor dhe kontrolli.
• Menaxhimi i aktiveve të ndërmarrjes, duke përfshirë aktivet fikse, letrat me vlerë, llogaritë bankare, etj.
• Planifikimi gjithëpërfshirës i burimeve financiare të ndërmarrjes dhe kontrolli i rezultateve të saj.

Logjistika

• Formimi i treguesve të planifikuar të vëllimeve të kërkuara të materialeve, lëndëve të para, pjesëve, komponentëve në përputhje me planet e prodhimit.
• Menaxhimi i furnizimit dhe shitjeve: kontabiliteti për palët, mbajtja e një regjistri kontratash, menaxhimi i zinxhirit të furnizimit, zbatimi i planifikimit dhe kontabilitetit të magazinës.

Personel

• Menaxhimi i procesit të rekrutimit.
• Të dhënat e personelit operacional dhe personelit, personeli, lista e pagave.
• Planifikimi i fuqisë punëtore.

Marketing dhe reklama

• Mbaj planet e shitjeve.
• Menaxhimi i çmimeve në lloje të ndryshme tregjesh për të formuar një strategji të përgjithshme adekuate të ndërmarrjes, një politikë transparente për llogaritjen e kostos së mallrave: llogaritja e zbritjeve dhe kushteve speciale të shitjes.
• Planifikoni dhe kontrolloni aktivitetet e vazhdueshme promovuese dhe marketing.

Projekte. Raportimi

• Ofrimi i një game të gjerë formash të standardizuara të raportimit të kontabilitetit, financiar dhe menaxhimit, si dhe një mekanizëm fleksibëlkrijoni porosi.
• Hartimi i një strategjie të përgjithshme: planifikimi hap pas hapi i të nevojshmeve për zbatimin e suksesshëm të kohës, burimeve materiale, financiare dhe njerëzore.
• Monitorimi i treguesve kryesorë të performancës së projektit.

Cilat biznese mund të përdorin sistemet ERP

Në shikim të parë, mund të duket se sistemet e kësaj klase janë krijuar ekskluzivisht për industri në shkallë të gjerë, pasi ato karakterizohen më shumë nga kompleksiteti i lartë i strukturës së flukseve të burimeve dhe proceseve të llojeve të ndryshme. Megjithatë, ka situata ku përdorimi i klasave MRP ose MRP II mund të mos jetë i mjaftueshëm për një ndërmarrje të vogël. Sot në treg mund të blini produkte softuerike me aftësi të ndryshme. Në varësi të shkallës së ndërmarrjes ku mund të përdoren në mënyrë efektive, ekzistojnë zgjidhje të rënda, të mesme dhe të lehta.

Sa për organizatat jo-prodhuese, sistemet e klasës ERP janë të zbatueshme edhe për to. Për ndërmarrje të tilla, funksionaliteti jo shumë i gjerë do të jetë i mjaftueshëm. Për momentin, ekzistojnë lloje të vogla të integruara ose lokale sistemesh që mund të plotësojnë nevojat e kompanive tregtare ose organizatave që punojnë në sektorin e shërbimeve. Duhet gjithashtu të theksohet se shumë zhvillues u ofrojnë klientëve të tyre dhe produkteve të industrisë.

Rreth metodave të klasifikimit

Karakteristika më e dukshme me të cilën mund të klasifikohen të gjitha sistemet e menaxhimit të ndërmarrjeve ERP ështëshkallën e organizatës, ku ato mund të jenë të zbatueshme. Nga ky këndvështrim, në varësi të numrit të vendeve të punës, është zakon të ndahen zgjidhje për:

• Korporata të mëdha (mbi 10 mijë njerëz).
• Korporata të mesme (nga 1000 deri në 10000 persona).
• Ndërmarrje të mesme (nga 100 në 1 mijë persona).
• Bizneset e vogla (më pak se 100 persona).

Një shenjë e rëndësishme e sistemimit të produkteve të tilla informacioni është funksionaliteti. Në varësi të vëllimit të zbatuar të detyrave të kryera, ekziston ndarja e mëposhtme e pranuar përgjithësisht në:

• E integruar e madhe.
• Mesatarja e integruar.
• Menaxhimi financiar.
• Local.

Versioni lokal është zakonisht një produkt informacioni i unifikuar në kuti me një fokus të ngushtë, me një kosto totale relativisht të vogël. Më shpesh, ai mbulon një ose më shumë blloqe në fushën e financave të organizatës ose aktivitetet e saj të kontabilitetit. Sisteme të tilla janë të përshtatshme për kompanitë e vogla prodhuese ose tregtare.

Sistemi financiar dhe menaxhues i menaxhimit të ndërmarrjes mund të përdoret kryesisht në organizata joprodhuese, kryesisht tregtare ose që punojnë në ofrimin e shërbimeve. Përveç financave dhe kontabilitetit, këtu përfshihen edhe modulet e menaxhimit të logjistikës.

Sistemet e integruara të informacionit, në varësi të shkallës së objektit të synuar, mund të jenë të mesme ose të mëdha. Ato mbulojnë të gjitha proceset e biznesit të strukturave të korporatës, përkatësisht, ndërveprimin me furnitorët dhe konsumatorët,prodhimi i produktit përfundimtar, flukset materiale dhe financiare, marrëdhëniet me personelin, furnizimi, ruajtja dhe marketingu, zbatimi i projektit dhe shumë të tjera.

Tregu modern i sistemeve ERP

Të gjitha produktet softuerike të paraqitura sot në tregun vendas mund të ndahen në dy kategori kryesore: ruse dhe të importuara. Dallimet mes tyre nuk janë vetëm në vendin e krijimit, por edhe në funksionalitet.

Zhvillimet e fuqishme perëndimore shërbejnë si standarde për ato që zakonisht quhen sisteme të klasës ERP. Shembujt më të qartë të tyre janë produktet e SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Të gjitha ato mund të përdoren në objektiva të çdo niveli, duke përfshirë ato shumë të mëdha. Megjithatë, përdorimi i tyre nga kompanitë ruse shpesh mund të jetë i vështirë për shkak të shfaqjes së mundshme të problemeve të mëposhtme:

• Pagatishmëria e ndërmarrjeve për një riorganizim serioz të proceseve ekzistuese të biznesit. Shkalla e ndryshimeve të tilla është e vështirë të ekzagjerohet. Proceset e biznesit të sistemeve të menaxhimit të ndërmarrjeve të huaja janë thelbësisht të ndryshme nga ato që përdoren zakonisht në vendin tonë.
• Numër i pamjaftueshëm specialistësh të aftë për të zbatuar një projekt të zbatimit të sistemit ERP të importit në Rusi me nivelin e duhur të cilësisë.
• Kostoja e lartë e përdorimit të zgjidhjeve të tilla.

Megjithë vonesën e përgjithshme pas analogëve perëndimorë, zhvillimet moderne ruse po rrisin gradualisht funksionalitetin e tyre. Ato janë përshtatur plotësisht me punën e ndërmarrjeve vendase. dhe mund të zbatohet me suksesnëse në një rast të veçantë nuk kërkohet një mbulim i gjerë i proceseve të biznesit, por mjafton vetëm krijimi i kontabilitetit në disa fusha të veprimtarisë duke përdorur një sistem ERP. Shembuj të zhvillimeve të përparuara të brendshme janë produktet e 1C dhe Galaktika.

Duke parë në të ardhmen - ERP II

U shfaq disa kohë më parë, koncepti i ERP II ishte rezultat i përmirësimit të metodologjisë ERP. Planifikimi dhe menaxhimi i burimeve të ndërmarrjes mbeten ndër detyrat kryesore këtu. Megjithatë, zhvillimi i shpejtë i internetit, i cili nisi shfaqjen e një metodologjie të re, la gjurmë, duke e bërë biznesin tradicional pjesërisht elektronik. ERP II është një kombinim i një sistemi klasik të menaxhimit të ndërmarrjeve me zgjidhje specifike të tregtisë në internet.

Tani është bërë jashtëzakonisht e rëndësishme të ndërveproni me palët tuaja përmes rrjetit. Ekzistojnë dy fusha të rëndësishme për këtë: menaxhimi i zinxhirit të furnizimit dhe menaxhimi i marrëdhënieve me klientët. Informacioni brenda kompanisë pushon së qeni vetëm i tillë, hyn në mjedisin e jashtëm dhe bëhet bazë për bashkëpunim me subjektet e tjera të biznesit. Koncepti i ri në këtë rast formulohet si menaxhimi i burimeve dhe marrëdhënieve të jashtme të ndërmarrjes. Përveç riorientimit ideologjik, sistemet ERP II morën veçoritë e tyre teknologjike.

Zgjidhja e çështjes së zgjedhjes së një sistemi

Zgjedhja e softuerit të këtij niveli është një proces jashtëzakonisht i përgjegjshëm. Një vendim i gabuar për këtë çështje, veçanërisht për projektet në shkallë të gjerë, mundsjell kosto mbresëlënëse kohe dhe para në mungesë të rezultatit të pritur.

Zbatimi efektiv i një sistemi në shkallë të gjerë, i cili, për shembull, duhet të sigurojë menaxhimin efektiv të një ndërmarrje prodhuese, do të kërkojë domosdoshmërisht riinxhinierimin e procesit të biznesit prej tij. Është e rëndësishme të parandalohet një situatë në të cilën, në fund të procedurës së zbatimit, programi do të mblidhte të dhëna të papërdorura ose nuk do të zgjidhte detyrat e nevojshme. Për këtë arsye, është më mirë të ftojmë një ekip ekspertësh që e kanë dëshmuar veten në këtë çështje për të bashkëpunuar për zbatimin e projektit.

Ekziston një listë e caktuar kriteresh mbi bazën e të cilave ekipi i projektit, në marrëveshje me administratën e kompanisë së synuar, mund të marrë një vendim optimal dhe me kosto efektive për zgjedhjen e një produkti softuer:

• Pajtueshmëria e aftësive teknike dhe funksionale të sistemit me qëllimet kryesore të ndërmarrjes.
• Kostoja totale e pronësisë duhet të përshtatet brenda buxhetit të caktuar për këtë qëllim. Përveç kostos së blerjes së sistemit, kjo përfshin operimin dhe llojet e tjera të kostove indirekte.
• Sistemi informativ i zbatuar i klasës ERP duhet të përputhet me të gjitha kërkesat teknike të pranuara përgjithësisht, që do të thotë se duhet të jetë i shkallëzuar, i besueshëm, rezistent ndaj dështimeve të mundshme, të ketë mbrojtje kundër viruseve dhe kundër hakerëve.
• Furnizuesi duhet të sigurojë mirëmbajtjen dhe mbështetjen e mëvonshme të softuerit të instaluar.

Procesi i zbatimit të sistemeve të klasës ERP

Futja e sistemeve ERP në ndërmarrje shoqëron zbatimin e strategjive me të njëjtin emër mbi to. Kjo procedurë, në varësi të shkallës së objektit të synuar, zakonisht zgjat nga disa javë deri në disa vjet. Një organizatë mund të përfshihet në zbatim vetë ose të përdorë ndihmën e kompanive të specializuara në këtë. Mund të dallojmë fazat kryesore të këtij procesi:

1. Organizata parësore. Këtu është e nevojshme të përcaktohen qëllimet strategjike, objektivat dhe të përcaktohet efekti i pritshëm i zbatimit për një organizatë të caktuar. Bazuar në këto të dhëna, do të jetë e mundur të hartohet një plan teknik për projektin.
2. Zhvillimi i projektit. Në këtë fazë analizohen aktivitetet aktuale të organizatës: strategjia e promovimit të saj, proceset e biznesit. Bazuar në rezultatet e tij, ndërtohet një model sistemi dhe plani i punës janë bërë përmirësime të përshtatshme.
3. Ekzekutimi i projektit. Meqenëse rregullat për zhvillimin e proceseve të biznesit diktohen nga sistemi i implementuar ERP, këtu ato transformohen sipas kërkesave të unifikuara. Nëse është e nevojshme, kryhet zhvillimi i formave të raportimit dhe algoritmeve për transferimin e të dhënave nga programet e kontabilitetit të përdorura më parë. Nëse në fazat e mëparshme zbulohet pamjaftueshmëria e funksioneve të sistemit për objektin, ajo finalizohet. Ai përfundon me trajnimin e përdoruesve dhe testimin paraprak.
4. Kompionimi. Në procesin e përdorimit, gabimet dhe keqfunksionimet e mundshme identifikohen dhe eliminohen.

SistemiMenaxhimi i klasës ERP sot nuk është thjesht një kopje e softuerit të shtrenjtë të instaluar në të gjithë kompjuterët në një organizatë, por edhe forca kryesore lëvizëse pas një strategjie premtuese biznesi. Zgjedhja e tij duhet të bazohet në nevojat dhe aftësitë ekzistuese të objektit të synuar. Suksesi i mëtejshëm i të gjithë biznesit në tërësi varet nga korrektësia e vendimit të marrë dhe zbatimi i hapave për zbatimin e mëvonshëm.