Kontrolli i operacioneve cash të bankës. Pasqyrë e sistemeve të kontrollit të transaksioneve me para në dorë

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Arkëtari është një sektor i madh tatimor dhe kontabiliteti, i qeverisur nga shumë rregullore dhe grupe të gjera rregullash. Të gjitha organizatat dhe sipërmarrësit individualë që bëjnë marrëveshje me palët duke përdorur para të gatshme duhet t'i respektojnë ato. Meqenëse lloje të ndryshme mashtrimesh hasen shpesh në këtë fushë të kontabilitetit, çdo vit kontrolli i transaksioneve me para në dorë po bëhet gjithnjë e më i komplikuar, shtrënguar dhe modernizuar. Ky artikull diskuton rolin e arkës në ndërmarrje, rregullat e sjelljes, si dhe metodat dhe sistemet për kontrollin e operacioneve.

Roli i arkës në organizata dhe banka

Arkëtari i ndërmarrjes është i nevojshëm për organizatat që pranojnë dhe lëshojnë para në para. Qëllimi i këtyre operacioneve mund të jetë çdo: dhënia e pagave për punonjësit, shpenzimet e udhëtimit, shpenzimet e zyrës, marrja e pagesave nga klientët, shlyerjet me furnitorët. Të gjitha këto veprime duhet të kryhen përmes arkëtarit. Kontrolli i transaksioneve cash i është besuar Shërbimit Tatimor.

Kur në rutinën e zakonshmeNë dialog përdoret fjala "cash desk", para syve ju shfaqet vetë arka. Në fakt, në organizata nuk janë vetëm pajisjet e kontrollit dhe llogaritjes. Arka e një personi fizik ose juridik është një sistem i tërë që përfshin vendin e punës të arkëtarit të pajisur mirë, softuerin, vetë pajisjen, disponueshmërinë e raportimit, respektimin e kufirit dhe rregullat e grumbullimit. Specialisti që punon në këtë fushë gjithashtu duhet të lëshohet siç duhet.

Rregullat për pajisjet e dhomës

Kontrolli i transaksioneve cash fillon me kërkesat për ambientet në të cilat ndodhet vetë arka. Pa pajisjet dhe pajisjet e duhura, siç kërkohet nga rregullat dhe rregulloret e Bankës Qendrore, arka nuk duhet të funksionojë. Sigurisht, jo të gjitha organizatat janë në përputhje me rregulloret. Një qasje e tillë, së pari, mund të çojë në gjoba dhe së dyti, është e rrezikshme për paratë dhe punonjësin që është financiarisht përgjegjës për to. Organizatat bankare duhet të përmbushin të gjitha kërkesat pa dështuar, përndryshe mund t'u hiqet licenca. Më poshtë janë kërkesat e përgjithshme për pajisjen e kasës:

• Prania e vetëm një dere që mbyllet nga brenda. Kyçi i derës duhet të jetë i sigurt, në disa raste përdoren bulona dhe bulona hekuri, si dhe dry në mënyrë që të jetë e pamundur të thyhet dera nga jashtë.
• Në dhomë ka një dritare për kontakt me klientët, marrjen dhe lëshimin e fondeve. Dritarja gjithashtu duhet të mbyllet fort dhe të jetë e pajisur me një varësedry. Nga rruga, dimensionet e derës dhe dritares janë të rregulluara qartë. Devijimi nga dimensionet e vendosura lejohet nëse ndërmarrja ka një njësi sigurie.
• Dhoma duhet të jetë e pajisur me dollapë metalikë. Ato duhet të ngjiten në strukturat mbajtëse të ndërtesës në mënyrë që të mos nxirren së bashku me detajet e brendshme në të cilat janë vidhosur. Në fund të ditës së punës, kabinetet mbyllen dhe mbyllen.
• Ajrimi dhe dritaret duhet të mbyllen mirë dhe të pajisen me shufra metalike.
• Duhet të ketë dy aparate zjarri në dhomë.
• Arka duhet të jetë e pajisur me alarme që dërgojnë sinjale nga qarqe të ndryshme sigurie në komisariatin lokal të policisë ose organizatën e sigurisë.

Procedura për të punuar me arkëtar

Kontrolli i transaksioneve me para në dorë nënkupton një renditje të caktuar pune. Me të mbërritur në vendin e tij të punës, detyra kryesore e arkëtarit është të kontrollojë integritetin e vulave në kuti dhe kasafortë, si dhe të kontrollojë nëse ka shenja thyerjeje dhe hyrje të paautorizuar në ambiente. Nëse nuk gjenden shenja paralajmëruese, mund të shkoni në punë. Nëse ka shenja të pranisë së dikujt tjetër, është e nevojshme të telefononi menjëherë agjencitë e zbatimit të ligjit dhe, para mbërritjes së punonjësve, të sigurohet paprekshmëria e dokumenteve, pajisjeve dhe mobiljeve të vendosura në arkë. Se çfarë ka munguar në vendngjarje mund të kontrollohet vetëm në prani të punonjësve të policisë. Me to, përmbajtja e kasafortës rillogaritet. Pas inspektimitambjenteve, një akt përpilohet në katër kopje: një për punonjësit e policisë, i dyti për shoqërinë e sigurimit dhe i treti për vetë shoqërinë. Një kopje e katërt nevojitet nëse ka një organizatë mëmë.

Qasja në dhomën në të cilën ndodhet arkë duhet të jetë e disponueshme vetëm për arkëtarin, të lëshuar sipas të gjitha kërkesave të Bankës Qendrore dhe TKRF-së, dhe autoriteteve. Një grup çelësash të destinuara për eprorët duhet të vulosen dhe të ruhen në një vend të sigurt. Në dhomën e arkëtarit nuk duhet të ketë sende personale të arkëtarit. Aty ndodhet vetëm ajo që i përket organizatës ekonomike.

Ka gjithashtu kërkesa për shumën e parave të gatshme që mund të ruhen në arkën e organizatës. Është e nevojshme të llogaritet paraprakisht dhe të dokumentohet në aktet përkatëse kufiri i fondeve, mbi të cilin nuk duhet të ketë para në arkë në fund të ditës së punës. Për të ruajtur kufirin, kryhet një operacion i veçantë - grumbullimi, që do të thotë se transporti i specializuar me mbrojtje të besueshme transporton fondet në bankë. Degët e vogla të bankës mbledhin fondet e tyre në kasafortat kryesore, dhe organizatat - në bankën me të cilën kanë një marrëveshje shërbimi dhe mbështetjeje. Kufiri i parave të gatshme mund të shkelet vetëm brenda tre ditëve, kur punonjësit e organizatës u jepen pagave.

Procedura për lëshimin e parave nga arka

Kontrolli i transaksioneve cash të bankës dhe organizatave bazohet në një rregullore të qartë të rregullimit të të gjitha veprimeve meNë para të gatshme. Të gjitha transaksionet janë të dokumentuara siç duhet dhe pasqyrohen në lloje të ndryshme të kontabilitetit të biznesit.

Sistemi për kontrollin e transaksioneve në para përfshin pasqyrimin e të gjitha manipulimeve me paratë e gatshme duke përdorur pranimet dhe shpenzimet e parave të gatshme, raportet paraprake, kontrollet dhe aktet mbi fondet e përdorura të lëshuara në bazë të raportit. Të gjitha transaksionet regjistrohen në librin e parave të gatshme. Në fund të ditës së punës përpilohet një raport me faturat fiskale finale të bashkangjitura të printuara nga arka.

Të gjitha operacionet për emetimin e fondeve duhet të konfirmohen me urdhra në para me nënshkrimin e personit të cilit i janë lëshuar. Në programin e kontabilitetit, qëllimi i emetimit përcaktohet në komente. Paradhëniet dhe pagesat sipas raportit duhet më pas të konfirmohen me kontrolle, akte të punës së kryer ose shërbime të marra. Lëshimi i pagave konfirmohet gjithashtu nga një urdhër për shpenzime në para, si dhe një fletëpagesë.

Kontrolli i transaksioneve me para dhe shlyerje ndalon kategorikisht lëshimin e fondeve të destinuara për një person kundrejt nënshkrimit të një tjetri.

Rregullat e arkëtarit

Kontabiliteti dhe kontrolli i transaksioneve me para në dorë i caktohet kryesisht një specialisti të quajtur "arkëtar". Në organizatat me një staf të vogël, zyrtarët e mëposhtëm mund të përmbushin rolin e tij:

• Kryekontabilist.
• Kontabilist i një seksioni të caktuar.
• Çdo punonjës me njohuri të veçanta dheaftësitë.

Një kusht i detyrueshëm për të gjithë zyrtarët që kryejnë funksionet e arkëtarit (madje edhe me kohë të pjesshme) është një marrëveshje për përgjegjësinë e plotë. Nëse vendoset që një menaxher ose një kontabilist të bëhet arkëtar, atëherë duhet të jetë gjithmonë i njëjti person. Nëse ai shkon në pushim mjekësor ose me pushime, ai zëvendësohet nga një punonjës tjetër i specifikuar në urdhrin e drejtuesit, dhe gjithashtu nënshkroi një marrëveshje të re përgjegjësie. Për më tepër, është e nevojshme të hartohet një akt pranimi dhe transferimi i pasurive materiale. Në procesin e përgatitjes së tij, llogariten paratë e gatshme, kontrollohet gjendja e pajisjeve, disponueshmëria e të gjitha dokumenteve në prani të komisionit. Komisioni është një grup njerëzish prej të paktën tre personash. Më shpesh, ai përfshin llogaritarin kryesor dhe menaxhmentin. Akti është hartuar në tre kopje.

Kur regjistroni një arkëtar, një mostër e nënshkrimit të tij dërgohet në bankën e shërbimit të organizatës ose në zyrën qendrore të bankës. Është ajo që duhet të jetë në të gjitha dokumentet që lidhen me punën e arkës.

Një aplikant që aplikon për pozicionin e arkëtarit duhet të kontrollohet me kujdes për precedentë të pakëndshëm në punë përpara se të punësohet. Dokumentet dhe fotografia e tij transferohen në shërbimin e sigurisë ose kërkohet informacion nga organet ligjzbatuese. Tani Interneti është një asistent i mirë për punëdhënësin në këtë çështje. Ka shumë baza të dhënash ku organizatat ndajnë informacione për punonjësit që janë pushuar nga puna dhe kanë kryer sjellje të pahijshme në vendin e punës.

Nuk rekomandohet të punosh me arkëlejojnë personat me varësi ndaj alkoolit dhe drogës, dënime të mëparshme, prishës të rendit publik, si dhe me sëmundje të ndryshme mendore.

Kontrolli i regjistrimit të transaksioneve cash

Ekzekutimi korrekt dhe disponueshmëria e të gjitha dokumenteve është një kërkesë e domosdoshme e Bankës Qendrore, bankës servisuese, shërbimit tatimor dhe organeve të tjera të kontrollit. Kontrolli financiar i transaksioneve cash mund të kryhet në mënyrë të paplanifikuar, me paralajmërim, me sekuestrim të dokumentacionit dhe pajisjeve cash. Shumë organizata, veçanërisht strukturat financiare, praktikojnë një auditim të brendshëm të planifikuar të arkës. Në këtë rast, mblidhet një komision i përbërë nga punonjësit e tij kompetentë për këtë çështje, ose punësohet një kompani e posaçme auditimi, e cila kryen të gjitha kontrollet në nivel profesional dhe lëshon një raport për keqfunksionimet, mospërputhjet në transaksionet në cash dhe dokumentacionin.

Inspektimet në terren dhe llojet e tjera të inspektimeve mund të ndikojnë në kontratat e punës, përgjegjësinë, të dhënat personale të punonjësve, gjendjen e dokumenteve të parave të gatshme, korrektësinë dhe rregullsinë e mirëmbajtjes së tyre, kujtesën fiskale të arkës, pajisjet dhe pajisjet e arkë, pasqyrimi i transaksioneve, vlefshmëria e tyre në kontabilitet, kontabilitet ekonomik dhe tatimor.

Pajisjet e arkës

Lista e pajisjeve për kontrollin e transaksioneve me para në dorë përfshin një arkë të specializuar. Ju nuk mund ta blini këtë në dyqanet e zakonshme të pajisjeve. Ndryshe nganga një printer, faks, makinë llogaritëse dhe pajisje të tjera zyre, KKM mund të shitet vetëm nga organizatat që kanë marrë një licencë të veçantë për këtë. Si rregull, të njëjtat organizata u shërbejnë pajisjeve të kontrollit dhe llogaritjes. Çdo arkë duhet të jetë e regjistruar në zyrën e taksave. Një pajisje e veçantë memorie regjistron vazhdimisht të gjitha operacionet e kryera nga arkëtari me makinën. Më tej, këto indikacione i transferohen shërbimit tatimor për barazim me raportet e dorëzuara të ndërmarrjes. Të gjitha prishjet, riparimet, fshirjet e kasës duhet të njoftohen edhe në zyrën e taksave.

Të gjithë personat juridikë (ndërmarrjet) që pranojnë para nga klientët janë të detyruar të punojnë me arkë. Vetëm sipërmarrësit individualë mund të përjashtohen nga përdorimi i kasave. Ata kanë të drejtë të lëshojnë çeqe manualisht, duke vërtetuar vërtetësinë e tyre me vulën e tyre. Por ky lehtësim nuk vlen për të gjithë sipërmarrësit. Disa aktivitete kërkojnë vetëm përdorimin e një arke.

Kontrollimi i transaksioneve me para në dorë

Përveç kontrollit nga shërbimet e jashtme, kërkohet një kontroll i brendshëm. Rregullat për mirëmbajtjen e arkës parashikojnë orarin e mëposhtëm të inspektimeve të planifikuara: përpara paraqitjes së raportit vjetor, përpara paraqitjes së raporteve tremujore, në rastet kur ndryshon personi përgjegjës financiar që ka punuar me këtë arkë. Kontrolli i arkës dhe transaksioneve në cash kryhet gjithashtu, nëse punonjësi dyshohej për pandershmëri, zbuloheshin fakte vjedhjeje ose mashtrimi, shuma e parave nuk korrespondon me atë të pasqyruar në dokumente.

Menaxhmenti i disa organizatave ka një politikë të inspektimeve të shpeshta të paplanifikuara, në mënyrë që punonjësit të mos tundohen të përfitojnë nga pozicioni i tyre zyrtar dhe kontakti i ngushtë me paratë e gatshme. Për çdo çek caktohet një komision i posaçëm, çdo herë i përbërë nga persona të ndryshëm që nuk kanë lidhje me formimin e përmbajtjes së kasës. Përbërja e komisionit shënohet në aktin e verifikimit. Shpesh vetë procesi shoqërohet me një regjistrim video.

Veçoritë e transaksioneve të parave bankare

Sistemi i kontrollit të transaksioneve cash të bankës nënkupton një konfigurim më kompleks. Në degët e institucioneve financiare ka disa nivele verifikimi që kryhen nga specialistë të ndryshëm. Meqenëse shumë më shumë para kalojnë nëpër bankë sesa në organizatat e zakonshme, kompleksiteti dhe kërkesat në rritje për sistemin e kontrollit janë plotësisht të justifikuara. Pavarësisht se çdo vit ata përpiqen të automatizojnë të gjitha operacionet në banka, nevojiten të paktën dy punonjës që janë përgjegjës për kryerjen e saktë të operacioneve: një arkëtar-operator dhe një menaxher arkëtar. I pari kryen transaksione gjatë ditës së punës, i dyti lëshon një shumë paradhënie, mbledh dhe numëron tepricat, plotëson dokumentacionin e cash-it, grumbullon fonde që tejkalojnë kufirin e cash-it dhe ushtron kontrollin ditor në nivelin primar.

Kontrolli i parave dhe sistemet e tjera të kontrollit të arkës

Gjithnjë e më shumë, kontrolli mbi kryerjen e transaksioneve me para në dorë kryhet duke përdorur teknologjitë më të fundit. Qëllimi i tyre është të regjistrojnë veprimetarkëtar, klient, si dhe të dhëna nga memoria fiskale e kasave. Këto të dhëna ju lejojnë të provoni sjellje të pahijshme, mashtrim, vjedhje dhe mashtrime të tjera. Në gjykatë, ky video incizim do të jetë provë e padiskutueshme, pasi nuk është më e mundur të ndryshohet dëshmia e kombinuar e dy burimeve.

Cash Control është një sistem kontrolli i arkës, i përbërë nga një arkë, kamera video me ngjyra me rezolucion të lartë, një server video, një program që sinkronizon materialin e kapur nga kamera me leximet e tekstit të arkës, si dhe një vend pune në distancë për një specialist sigurie. Sot ka shumë sisteme të tilla në treg. Të gjitha bazohen në të njëjtën mënyrë pune, me dallime në funksionalitet, kosto, dizajn dhe metoda të lidhjes dhe analizës. Midis tyre janë sistemet e mëposhtme të kontrollit:

• DIT-POS - kostoja varet nga cilësimet e serverit, lidh deri në 16 arka, ruan informacione video dhe teksti në një kompleks.
• POS-inspektori - Zhvillimi rus, kushton rreth 6000 rubla, ka funksionin e kërkimit të një operacioni sipas parametrave të marrjes.
• POS-intelekt - gjithashtu një zhvillim rus, ai dallohet nga aftësia për t'u integruar me sisteme të ndryshme tregtare, teksti në video nuk është thjesht i mbivendosur, por i integruar në mënyrë programore, kërkimi i fragmenteve të videos kryhet automatikisht.
• CHEKTV është një tjetër zhvillim rus me aftësinë për t'u integruar me arkat dhe sistemet e tregtimit, me një sistem universal regjistrimi video, integrimin e softuerit të tekstit dhe videos, me mundësinë e harduerit.analitika e të dhënave dhe kërkimi automatik për fragmente.