RACI si një mjet për menaxhimin e detyrimeve. RACI: transkript

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Një nga shkaqet më të zakonshme të projekteve të pasuksesshme është shpërndarja e gabuar e funksioneve ndërmjet anëtarëve të ekipit. Me siguri e keni hasur tashmë këtë: në vështirësinë më të vogël, pjesëmarrësit fillojnë të kërkojnë fajtorët dhe të hedhin përgjegjësi mbi njëri-tjetrin në vend që të zgjidhin problemin. Dhe vetëm për të shmangur situata të tilla, u shpik matrica RACI - një mjet i thjeshtë dhe efektiv për planifikimin e burimeve njerëzore.

"Nën mikroskop": 4 role kyçe në çdo projekt

Shpërndarja e detyrave është një nga përgjegjësitë kryesore të një menaxheri. Por në praktikë, gjithçka zakonisht duket ndryshe: menaxheri thjesht emëron anëtarët e ekipit me shpresën që vetë specialistët të vendosin se kush duhet të bëjë çfarë. Por çfarë ndodh nëse afatet humbasin ose lëshohet një produkt me cilësi të ulët? "Unë nuk e bëj këtë", "Nuk më thanë"… Dhe asnjë veprim i dobishëm.

Një Matricë e Përgjegjësisë RACI e projektuar mirë zgjidh shumë probleme. Sipas kësaj metodologjie, pavarësisht nga kompleksiteti dhe qëllimi i punës, një anëtar ekipi i çdo projekti kryen një nga katër rolet.

R - Përgjegjës

Përkthyer nga Përgjegjësido të thotë "performues". Ky është një punonjës i cili është drejtpërdrejt përgjegjës për zbatimin e një fushe specifike të punës. Në të njëjtën kohë, në shumicën e rasteve, ai nuk zgjedh zgjidhje dhe raporton te menaxheri i projektit.

Punëtorë dhe specialistë kompetentë janë caktuar në këtë rol - njerëz që dinë të bëjnë. Në RACI, interpretuesit kryejnë funksionet e mëposhtme:

• përcaktoni se çfarë duhet bërë në mënyrë specifike për të zbatuar projektin dhe sa kohë do të marrë (brenda kushteve të vendosura "nga lart");
• bëj një listë të burimeve të nevojshme;
• merr pjesë në koordinimin dhe miratimin e dokumentacionit teknik;
• analizo progresin e projektit dhe rezultatet e ndërmjetme;
• i jepni menaxherit raporte progresi.

Mund të ketë disa njerëz të tillë në ekip. Përveç kësaj, ky rol mund të kombinohet me të tjerët. Kombinimi më i zakonshëm është Accountable + Resbonsible (përkthyer si "përgjegjës + ekzekutues").

A - E përgjegjshme

"I përgjegjshëm" ose "përgjegjës" është menaxheri kryesor i projektit. Është ai që është përgjegjës për të siguruar që detyrat të kryhen në kohë, me nivelin e kërkuar të cilësisë dhe brenda buxhetit të caktuar. Gjithashtu, A:

• zgjedh ekzekutuesit dhe ekipin e menaxhimit të projektit;
• cakton detyra për të gjithë pjesëmarrësit;
• kontrollon ecurinë e punës;
• shpërndan burimet midis interpretuesve;
• mban regjistrime të përdorimit të burimeve dhedo t'i justifikojë kuratorit gjithashtu nevojën për të ndarë fonde shtesë;
• konsideron idetë dhe sugjerimet nga anëtarët e tjerë të ekipit dhe mund t'i miratojë ose refuzojë ato.

Në mënyrë tipike, menaxheri i projektit vepron si "lidhja" midis klientit ose menaxhmentit të lartë dhe ekipit.

C - Konsultuar

Roli i tretë në matricën RACI është "konsulenti" (ndonjëherë i referuar edhe si "lehtësuesi"). Së bashku me menaxherin, ai merr pjesë në menaxhimin e projektit, por kryesisht merret me çështje strategjike:

• miraton çdo ndryshim në fushën dhe kohën e punës;
• ndan burimet e nevojshme për zbatimin e projektit;
• nëse është e nevojshme, pajtohuni me klientin për nevojën për të rritur buxhetin;
• merr raportet e progresit nga menaxheri;
• merr vendime në çdo situatë të paparashikuar, në rast të ndryshimeve kritike që mund të ndikojnë në kohën dhe koston e projektit.

Roli i konsulentëve zakonisht u caktohet menaxherëve të lartë. Janë ata që përcaktojnë qëllimet globale dhe më pas caktojnë një menaxher projekti i cili tashmë shpërndan detyra midis anëtarëve të ekipit.

I - I informuar

Përveç roleve të listuara, "i informuar" ("vëzhguesi") tregohet në matricën RACI. Ai kryen funksionet e një administratori dhe është i përfshirë kryesisht në organizimin e menaxhimit të dokumenteve. Vëzhguesi i raporton menaxherit të projektit, megjithatë, ndryshe nga kjopjesëmarrësit e tjerë, nuk është përgjegjës për rezultatet e tij. Në vend të kësaj ai:

• mbledh dhe organizon të gjithë informacionin mbi projektin, burimet dhe planet;
• merr minutat e takimeve;
• pranon dokumentacionin nga pjesëmarrësit e projektit për t'i transferuar më pas në strukturat përkatëse;
• monitoron afatet e dorëzimit dhe korrektësinë e plotësimit të raporteve.

Vini re se komunikimi me një vëzhgues është kryesisht njëkahësh. Funksioni i tij kryesor është të lehtësojë menaxherin nga nevoja për të humbur kohë në procedurat burokratike dhe për ta "zhveshur" atë.

Mësoni të ndërtoni një matricë RACI duke përdorur një shembull

Le të flasim për anën praktike të çështjes. Si të hartohet një diagram për shpërndarjen e pushteteve dhe përgjegjësive?

1. Përpilimi në listën e detyrave

Së pari, duhet të shkruani gjithçka që duhet bërë. Niveli i detajeve varet nga projekti specifik. Ndonjëherë, për lehtësinë e kontrollit dhe menaxhimit, zhvillohen disa matrica. Së pari, renditni blloqet kryesore të punës dhe më pas ndani secilin në funksione dhe detyra të veçanta. Lista e punimeve tregohet në tabelë vertikalisht.

Hapat
Kushtet e referencës
Prototip
Dizajn
Kodi i programit
Raport testi
prezantim në uebfaqe

2. Zgjedhja e anëtarëve të ekipit

Këtu duhet t'i përgjigjeni pyetjes: "Kush do të përfshihet në këtë projekt?". Horizontalisht, është e nevojshme të renditen të gjithë punonjësit dhe/ose departamentet që janë të përfshirë në zbatim në të gjitha fazat - nga planifikimi deri te prezantimi i rezultateve dhe paraqitja e një raporti.

Hapat	Analist	Dizajner	Sys. arkitekt	Zhvilluesi	Testues	Sys. admin	Menaxheri i projektit
Kushtet e referencës
Prototip
Dizajn
Kodi i programit
Raport testi
prezantim në uebfaqe

3. Plotësimi i tabelës

Pasatëherë mund të filloni të shpërndani funksione. Për ta bërë këtë, ju duhet të keni një kuptim të qartë të çdo faze të punës dhe se si funksionon puna në ekip.

Le të marrim shembullin tonë si bazë dhe të ndalemi në fazën "Dizajn". Në këtë rast, R - interpretues - vetëm një. Në procesin e punës, ai fokusohet në një prototip të përgatitur paraprakisht të faqes. Prandaj, arkitekti i sistemit që e ka zhvilluar atë, në këtë fazë, vepron si konsulent C. Gjithashtu, analisti dhe zhvilluesi mund të shprehin dëshirat e tyre. Dizajni i përfunduar miratohet me menaxherin e projektit (A). Por testuesit dhe administratori i sistemit në këtë fazë nuk marrin asnjë vendim, por vetëm marrin informacion se si po shkon puna, dhe për këtë arsye atyre u caktohet roli i të informuarit - I.

Hapat	Analist	Dizajner	Sys. arkitekt	Zhvilluesi	Testues	Sys. admin	Menaxheri i projektit
Kushtet e referencës	R	I	C	C	I	C	A
Prototip	C	I	R	C	I	I	A
Dizajn	C	R	C	C	I	I	A
Kodi i programit	C	I	C	AR	I	I	I
Raport testi	C	C	C	C	AR	I	I
prezantim në uebfaqe	C	I	C	C	I	AR	I

Variantet e modelit

Në shumicën e rasteve, mund t'ia dilni me një matricë standarde. Sidoqoftë, kur punoni në projekte më komplekse, ndonjëherë ka nevojë për role shtesë. Prandaj, vitet e fundit janë shfaqur 2 versione të zgjeruara të diagramit të përgjegjësisë.

RACI-VS

Këtu dy role të tjera u shtohen roleve standarde:

• Verifikon (V) - një punonjës ose një ekip i veçantë që kontrollon nëse rezultati i zbatimit të një detyre të caktuar plotëson kriteret e miratuara.
• Sign off (S) koordinon dorëzimin e projektit me klientin, kryen një prezantim dhe ofron raporte. Zakonisht ky funksion kryhet nga Përgjegjësi, por RACI-VS punëson një specialist të veçantë për këtë.

Me kontroll të shtuar dhe kontakt më të ngushtë me klientin, ky model është ideal për projekte teknikisht komplekse ose në shkallë të gjerë që përfshijnë dhjetëra (ose edhe qindra) njerëz.

RASCI

Në këtë variant, një rol i ri shfaqet në matricë - Mbështetës (S). Funksionet e tij kryesore janë t'i sigurojë projektit burime shtesë, domethënë mbështetje për menaxherin dhe interpretuesit.

Balanci perfekt i roleve

Matrica RACI është përpiluar jo vetëm për të ditur se kë të "shtypë" në rast të ndonjë problemi. Edhe në fazën e planifikimit, duke përdorur këtë tabelë, mund të shihnidobësitë në organizimin e rrjedhës së punës.

Analiza vertikale ju lejon të shihni përgjegjësitë dhe kompetencat e secilit prej pjesëmarrësve të projektit, për të vlerësuar objektivisht nivelin e ngarkesës së punës:

• shumë R - me shumë mundësi, një person do të duhet të ndahet midis disa detyrave, gjë që do të ndikojë negativisht në shpejtësinë dhe rezultatet e punës;
• shumë A - punonjësi "i futet në qafë" të gjithëve; rekomandohet që përgjegjësia të shpërndahet në mënyrë më të barabartë;
• nuk ka qeliza R dhe A - arsye për të menduar për përshtatshmërinë e këtij pozicioni si të tillë (në fakt, ju paguani një specialist që nuk bën asgjë);
• pa qeliza boshe - përsëri, problemi i mbingarkesës, jo të gjithë janë në gjendje të kryejnë kaq shumë detyra në të njëjtën kohë.

Analiza horizontale, nga ana tjetër, demonstron cilësinë e organizimit të punës në çdo fazë. Edhe këtu lindin shpesh probleme:

• shumë R - ndoshta ka një dyfishim funksionesh dhe një nga anëtarët e ekipit po bën punë të panevojshme;
• shumë A - ka një "mjegullim" të përgjegjësisë dhe konfuzion në ofrimin e projekteve;
• shumë C - diskutimet ngadalësojnë ndjeshëm rrjedhën e punës (duhet të prisni derisa të gjithë të bëjnë modifikimet dhe komentet e tyre, të gjejnë kompromise, etj.);
• jo unë - mund të jetë një sinjal se shumë interpretues po punojnë në një detyrë, gjë që gjithashtu ngadalëson projektin.

Me RACI, një menaxher mund të identifikojë shpejt punëtorët e mbipunuar ose të papunësuar, punët e padobishme dhe fushat e punës për të cilat askush nuk është përgjegjës. Një matricë e dizajnuar mirë mund të përmirësojë ndjeshëm cilësinë e organizimit dhe kontrollit mbi zbatimin e projekteve, si dhe të zvogëlojë numrin e konflikteve midis interpretuesve ("Unë nuk e bëj fare këtë …", "Ai duhet ta kishte bërë kjo …", etj.)

Këshilla të dobishme

Ka disa gjëra të rëndësishme që duhen mbajtur parasysh që matrica RACI të kryejë funksionet e saj dhe të sigurojë vazhdimësi efikase të biznesit në kompani.

1. Kur plotësoni tabelën, merrni parasysh kualifikimet e punonjësve. Pra, një kontabilist nuk duhet të emërohet si konsulent (C) në fazën e paraqitjes së faqes, të paktën sepse ai nuk e kupton këtë fushë.
2. Duhet të ketë vetëm një llogaridhënës (A) për lot. Nëse ka më shumë se një, ju lutemi specifikoni kushtet. Për shembull, A1 është përgjegjës për testimin e versionit desktop të faqes dhe A2 është përgjegjës për testimin e versionit celular.
3. Çdo detyrë duhet të ketë llogaridhënie dhe përgjegjësi (në përkthim - "Përgjegjës" dhe "Zbatues").
4. Përpiquni të formuloni secilën detyrë sa më specifike që të jetë e mundur. Përdorni foljet - "publikoni", "përgatitni", "shkruaj", "kontrolloni", "përditësoni", etj. Këshillohet që menjëherë të tregoni rezultatet e nevojshme - jo vetëm "Kontrolloni shpejtësinë e ngarkimit të faqes", por "Sigurohuni që shpejtësia e ngarkimit është jo më shumë se 0,8 sek".
5. Veprimet nuk duhet të zbatohen për një punonjës specifik, por për pozicionin në tërësi.
6. Është më mirë të përpiloni matricën RACI në një ekip, bazuar në analizënsituata reale të punës. Është e rëndësishme që secili pjesëmarrës të jetë i vetëdijshëm për rolin e tij dhe detyrat me të cilat përballet.