Kryerja e një konference do t'i lejojë një biznesmeni t'i përgjigjet shpejt situatave në ndryshim

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 10:40

Krahasuar me një konferencë shtypi, një informim është një mjet më efikas për të informuar publikun, dhe për rrjedhojë klientët potencialë, për biznesin tuaj, mundësitë e tij, perspektivat dhe përfitimet e bashkëpunimit. Informimi i aftë krijon një përshtypje të parë pozitive, paraqet në mënyrë të favorshme risitë, nxjerr në pah tendencat dhe ju lejon t'i përgjigjeni shpejt ngjarjeve që kanë ndodhur vetëm disa orë më parë.

Thelbi i kësaj ngjarjeje përshkruhet në mënyrë elokuente nga fjala angleze brief (e shkurtër, koncize) që qëndron në rrënjën e saj. Në praktikën e marrëdhënieve me publikun, kjo do të thotë se kohëzgjatja maksimale e një informimi nuk mund të kalojë 30 minuta. Ka edhe të suksesshme që përshtaten në një çerek ore, por në këtë rast duhet të kryhen nga një profesionist i vërtetë PR me përvojë të konsiderueshme në këtë fushë.

Koha jashtëzakonisht e shkurtër ju lejon të bëni pa një dhomë të përshtatur posaçërisht, e cila ju lejon të organizoni një ngjarje fjalë për fjalë "merrota", "në fluturim", duke ofruar vetëm vend në këmbë për folësit dhe gazetarët. Prandaj, një informim është i mundur pothuajse në çdo holl të një ndërtese administrative, hoteli apo aeroporti. Në të njëjtën kohë, ujë mineral, kafe, sanduiçe, etj.. nuk janë shërbyer.

Për ta kthyer një informim në një lloj PR-aksioni që tërheq vëmendjen e shoqërisë, para së gjithash duhet t'i përmbaheni rreptësisht skemës së sjelljes përgjithësisht të pranuar. Për shkak të afatit kohor jashtëzakonisht të ngushtë, programi i informimit anashkalon prezantimin e detyrueshëm të konferencës për shtyp dhe hidhet drejt e në thelb të çështjes siç paraqitet nga folësit në një deklaratë të shkurtër informative.

Teksti i deklaratës përgatitet paraprakisht, duhet të përpunohet dhe lëmohet paraprakisht. Qëllimi i tij është të deklarojë një informacion ose një pozicion aq qartë sa të mos mund të prezantohet apo shtrembërohet në mënyrë të pasaktë në media. Deklarata duhet të jetë gjithashtu koncize dhe e kuptueshme për gazetarët, në mënyrë që ata të mos ndjekin pyetjet sqaruese që komplikojnë konferencën.

Koha e tij ndahet në dy pjesë të pabarabarta. Përafërsisht një e treta e kohës i kushtohet një deklarate ose mesazhi informacioni. Dy të tretat e mbetura janë një goditje e shpejtë: gazetarët bëjnë pyetje të shkurtra dhe marrin të njëjtat përgjigje të shkurtra, por të pasura me informacion. Në të njëjtën kohë, është shumë e dëshirueshme që folësit të marrin pjesë nga njerëz që kanë një reagim të shpejtë dhe të qartë ndaj çdo pyetjeje dhe aftësinë për t'iu përgjigjur në mënyrë adekuate atyre.

Në mënyrë që informimi të jetë i suksesshëm, prezantuesi i tijduhet të menaxhojë situatën gjatë gjithë kohës dhe, si një surfist, "të mbajë valën". Detyra e tij është të sigurojë prezantimin maksimal të informacionit nga folësi dhe në të njëjtën kohë të respektojë rreptësisht kornizën kohore për të mos e kthyer ngjarjen në një konferencë shtypi.

Kryerja e një konference është e paimagjinueshme pa punë përgatitore me kompetencë dhe në kohë nga menaxherët me marrëdhënie me publikun. Ai përfshin njoftimin e medias për vendin dhe kohën e ngjarjes, përcaktimin e linjës kryesore të saj, sqarimin e çështjeve kryesore, planifikimin e renditjes së fjalimeve. Para fillimit të konferencës, është e nevojshme të kontrollohet edhe një herë se sa i përgatitur është vendi për të dhe nëse pajisjet audio dhe video janë në gjendje pune. Është e këshillueshme, nëse është e mundur, të hiqni burimet e zhurmës shpërqendruese dhe efektet e ndriçimit nga vendi i ngjarjes.

Duhet të përgatitet paraprakisht një paketë materialesh, në të cilën tema e konferencës paraqitet në formën e një abstrakti ose abstrakti pa mendime dhe citate personale.